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《報告》[語文]

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報告  
報告是向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見或者建議,答覆上級機關的詢問時使用的公文。
  

1 《報告》[語文] -報告的使用範圍


  報告使用範圍很廣。按照上級部署或工作計劃,每完成一項任務,一般都要向上級寫報告,反映工作中的基本情況、工作中取得的經驗教訓、存在的問題以及今後工作設想等,以取得上級領導部門的指導。
  報告,在已發布的黨、人大、政府、軍隊的公文處理規範中,都規定了這個文種。其適用範圍,大體上是一致的,但也有些區別。請看這四個大機關對報告下的定義:
  《中國共產黨機關公文處理條例》(以下簡稱黨的《條例》)中規定:報告,「用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議,答覆上級機關的詢問」。
  《人大機關公文處理辦法(試行)》(以下簡稱人大《辦法》)中規定:報告,「適用於報告工作、反映情況、提出建議或答覆詢問等」。
  《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)中規定:報告,「適用於向上級機關彙報工作,反映情況,答覆上級機關的詢問」。
  《中國人民解放軍公文處理條例》(以下簡稱軍隊《條例》)中規定:「向上級機關彙報工作、反映情況和意見建議,詢問用「報告」。
  從以上定義可以發現,四大機關的報告,均是上行文。其中,黨、人大、軍隊三家的報告,都規定了四項用途,包括彙報工作、反映情況、提出建議、答覆上級機關詢問等。惟獨政府的報告,只有三項用途,即彙報工作、反映情況、答覆上級機關詢問,而沒有「提出建議」這個功能。實際上,在2000年發布的行政《辦法》之前,也曾有「提出建議」的功能,只是在新的行政《辦法》中取消了。承擔這一功能新增加了文種:意見。因此,「意見」這個文種多了一個上行文的用途。(節選自《應用寫作》2005年第11期《淺談報告的適用範圍和寫作要求》)
  

2 《報告》[語文] -報告的特點


  1.內容的彙報性。一切報告都是下級向上級機關或業務主管部門彙報工作,讓上級機關掌握基本情況並及時對自己的工作進行指導,所以,彙報性是「報告」的一個大特點。
  2.語言的陳述性。因為報告具有彙報性,是向上級講述做了什麼工作,或工作是怎樣做的,有什麼情況、經驗、體會,存在什麼問題,今後有什麼打算,對領導有什麼意見、建議,所以行文上一般都使用敘述方法,即陳述其事,而不是像請示那樣採用祈使、請求等法。
  3.行文的單向性.報告時下級機關向上級機關行文,是為上級機關進行宏觀領導提供依據,一般不需要受文機關的批複,屬於單項行文.
  4.成文的事後性.多數報告都是在事情做完或發生后,向上級機關作出彙報,是事後或事中行文.
  5.雙向的溝通性.報告雖不需批複,卻是下級機關以此取得上級機關的支持指導的橋樑;同時上級機關也能通過報告獲得信息,了解下情,報告成為上級機關決策指導和協調工作的依據.
  

3 《報告》[語文] -類別及功用

  1.例行報告(日報、周報、旬報、月報、季報、年報等)。例行報告不能變成「例行公事」,而要隨著工作的進展,反映新情況,新問題,寫出新意。
  2.綜合報告;全面彙報本機關工作情況,可以和總結工作、計劃安排結合起來。要有分析,有綜合,有新意,有重點。
  3.專題報告:指向上級反映本機關的某項工作、某個問題,某一方面的情況,要求上級對此有所了解的報告。所寫的報告要迅速,及時,一事一報。呈報、呈轉要分清寫明。(如:薪酬調查報告)
  報告文學方面的解釋
  1.宣告;告訴。《漢書·王莽傳上》:「雖文王卻虞芮何以加?宜報告天下。」《宋書·張永傳》:「永即夜徹圍退軍,不報告諸軍,眾軍驚擾。」清劉獻廷《廣陽雜記》卷三:「又或夜靜月明,梢人見有物若巨木,偃卧沙際,方報告驚諦,則倏然入水,風浪遽作。」洪深《電影戲劇的編劇方法》第七章五:「補敘既往,是把故事發生以前的事實,或兩幕中間發生的事實,報告給觀眾。」
  2.對上級有所陳請或彙報時所作的口頭或書面的陳述。魏巍《擠垮它》:「我讓他們今天晚上把檢討報告送來。」
  3.在會議上向群眾所作的正式陳述。知俠《鐵道游擊隊》第十三章:「李正把這次出去作報告的意義,要講的內容,以及應注意的事項大體講述了一下,最後希望大家一定要把報告作好。」
  報告的格式和寫法:
  標題,包括事由和公文名稱。上款,收文機關或主管領導人。
  正文,結構與一般公文相同。從內容方面看,報情況的,應有情況、說明、結論三部分,其中情況不能省略;報意見的,應有依據、說明、設想三部分,其中以建設想不能省去。從形式上看,複雜一點的要分開頭、主體、結尾。開頭使用多的是導語式、提問式給個總概念或引起注意。主體可分部分家二級標題或分條加序碼。
  結尾,可展望、預測,亦可省略,但結語不能省。
  打報告要注意做到:
  情況確鑿,觀點鮮明,想法明確,口吻得體,不要夾帶請示事項。
  注意結語:
  呈轉報告的要寫上「以上報告如無不妥,請批轉各地參照執行。」最後寫明發文機關,日期。
  目前寫報告容易出錯的地方有兩處
  1.結尾處有「特此報告」一類結語,由於詞語既無實際意義,也無結構作用,應當去除。如果寫成「以上報告當否,請指示」,就更錯誤,因為如上述,報告是無須上級回復處理的文種,所以,即使協商這句話也是白搭,上級不會答覆你。
  2.同理,報告後面加附註標明「聯繫人」和「聯繫電話」也屬廢話。再次,寫報告要避免太長,一般應控制在3000字以內。
參考資料:
[1].《應用寫作》雜誌:http//www.appliedwriting.com

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