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進出口企業在做好出口交易前的準備工作以後,即開始對外交易洽商(Business Negotiation)。所謂交易洽商,是指買賣雙方以一定的方式並通過一定的程序就交易的貨物及各項交易條件進行協商,最後達成協議的整個過程。

1交易洽商的形式

交易洽商在形式上可分為:口頭洽商形式和書面洽商形式。
書面洽商
書面洽商是指通過信件、電報、電傳等通訊方式來洽談交易。書面洽談簡便易行,費用低廉,是日常業務中的通常做法。
通過口頭洽談和書面洽商,雙方對交易條件達成協議后,即可製作正式書面合同。這兩種洽商方式在法律上均具有同等的效力。

2交易洽商的內容

交易洽商的內容,就是雙方就買賣的商品,對各項交易條件進行協商,雙方必須在各項交易條件取得一致意見后,才能訂立合同。合同中涉及到的主要條款包括品名、品質、數量、包裝、價格、裝運、保險、支付以及商檢、索賠,仲裁和不可抗力等。
但在實際進行業務交易中,並非每次洽商都需要把這些條款一一列出、逐條商討,因為在普遍商品的交易中,一般都使用固定格式的合同,而上述條款中的商品檢驗、索賠、仲裁、不可抗力等通常作為一般交易條件印在合同中,只要對方沒有異議,就不需要逐條重新協商。在許多老客戶之間,事先已經就「一般交易條件」達成了協議,或者雙方在長期的交易過程中已經形成了一些習慣的做法,或者雙方已經訂有長期的貿易協議。在這些情況下,也不需要在每筆交易中都對各項條款重新逐條協商。

3交易洽商的合同

在交易洽商過程中,一方發盤經另一方接受,交易即告達成,雙方之間就建立了合同關係。依國際慣例,買賣雙方還需簽訂一定格式的書面合同。
書面合同的形式
在國際貿易中,進出口貿易書面合同的名稱和形式,均無特定的限制。合同(Conatract)確認書(Confirmation),協議書 (agreement)和備忘錄(memorandum)以及訂單(order)均有使用。但是中國外貿業務中主要使用的是合同和確認書。
(1)合同
合同的內容比較全面詳細,除了包括交易的主要條件如品名、規格、數量、包裝、價格,交貨、支付外、還包括保險、商品檢驗、索賠、仲裁、不可抗力等條款。賣方草擬提出合同的稱為「銷售合同」(Sales Contract),買方草擬出的合同稱為「購貨合同」(Purchase contract)。使用的文字應是第三人稱的語氣。
(2)確認書
確認書是合同簡化形式。賣方出具的確認書稱為「售貨確認書」(Sales confirnation)買方出具的確認書稱為「購貨確認書」(purchase Confirmation)使用的文字是第一人稱的語氣。確認書的法律效力與合同完全相同。
(3)協議書
協議(Agreement),在法律上是「合同」的同義語。當雙方當事人把經協商達成一致的交易條件歸納為書面形式時,我們就稱之為「協議」。其內容中對買賣雙方當事人的權利和義務作了明確、具體和肯定的規定,所以這樣的協議就具有法律效力。
(4)定單和委託訂購單
定單是指由進出口商與實際購買者擬定的貨物定購單。委託訂購單是指由代理商或中間商擬定代理買賣貨物的訂購單。
口頭磋商達成的交易,在取得口頭協議后,都應經雙方合法代表正式簽署書面合同。
合同一般包括三個部分:第一部分是合同的首部,叫約首。它包括合同的名稱、合同的編號、締約日期、締約地點,締約雙方名稱和地址等。第二部分是合同的主體,叫本文。它載有主要的交易條款。第三部分是合同的尾部,叫約尾。包括合同的份數以及締約雙方的簽字等。合同的內容應該符合政策,條款明確、嚴密,前後一致並與交易雙方達成的條款內容完全一致。有效的合同對雙方當事人都有約束力。

4交易洽商的一般程序

發盤(offer)
發盤是指交易的一方,向另一方提出購買或出售某種商品的各項交易條件,並表示願意按這些條件與對方達成交易、訂立合同的行為。
發盤的方式有書面和口頭兩種。書面發盤可以用信件、電報、電傳等。發盤人可以是賣方或買方。
發盤在合同法律中稱之為要約。發盤可以是應對方邀請對發盤作出的答覆,也可以在沒有邀請的情況下直接發出,在有效期內,發盤人不得任意撤銷或修改其內容。發盤一經對方在有效期內表示無條件的接受,發盤人即受其約束,並承擔按發盤條件與對方訂立合同的法律責任。
發盤一般常使用下列術語:
發盤 offer
發實盤 offer firm, firm offer
訂購 book
定購 order
遞盤 bid
遞實盤 bid firm, firm bid
例如:
「offer willow basket five hundred dozens Stedling Pound fourteen per dozen CIF London five dozens per carton, shipment Nov / Dec, sight Irrevocable L/C,reply here 10th June.」
(今報柳籃500打,每打14英鎊CIF倫敦每5打一紙箱;11/12月裝運,即期不可撤銷信用證,限6月10日復到。)
接受(Acceptance)
接受是買方或賣方無條件同意對方在發盤中提出的交易條件,並願按這些條件與對方達成交易、訂立合同的一種肯定的表示。接受在法律稱作承諾,它既屬於商業行為,也屬於法律行為。
一方的發盤或還盤經另一方當事人接受,交易即告達成,合同即告訂立。雙方當事人就應分別履行其所承擔的合同義務。
接受在法律上稱作承諾,一般用「接受」 「 同意」和「確認」等術語。
接受的一方當事人可以簡單地向發盤人表示接受;而不重複列出雙方已磋商好的有關交易條件。但有時為避免出現差錯和誤解,在表示接受時,可以將雙方已達成一致的各項交易條件列明。
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