評論(0

人力資源信息系統

標籤: 暫無標籤

人力資源信息系統是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程,是計算機用於企業人事管理的產物,它是通過計算機建立的、記錄企業每個員工技能和表現的功能模擬信息庫。

1基本簡介

人力資源信息系統(圖1)

  人力資源信息系統(圖1)

人力資源信息系統概述(HRIS in general)是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程。「系統」特指為實現特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。HRIS是人力資源決策支援系統,可以隨時提供人力資源決策所需的各項分析、統計資料。人力資源信息系統是計算機用於企業人事管理的產物,它是通過計算機建立的、記錄企業每個員工技能和表現的功能模擬信息庫。
人力資源信息系統的內容:人力資源信息系統的內容包括企業戰略、經營目標及常規經營計劃信息,企業外部的人力資源供求信息及對這些信息的影響因素,企業現有人力資源的信息。
高度集成化的HRIS總是需要實現一些基本的HR任務:福利管理、培訓管理和招聘、人員基本信息、輪班計劃、崗位管理、能力評估和一些常規的報表。而更加智能的HRIS應該支持員工自助服務,互動的語音服務(IVR),自動郵件系統和簡單的報表設計。烽火獵頭專家認為人力資源信息系統是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程。「系統」特指為實現特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。HRIS是人力資源決策支援系統,可以隨時提供人力資源決策所需的各項分析、統計資料。人力資源信息系統是計算機用於企業人事管理的產物,它是通過計算機建立的、記錄企業每個員工技能和表現的功能模擬信息庫。

2規劃決策

人力資源信息系統(圖2)

  人力資源信息系統(圖2)

知名獵頭烽火獵聘認為在現代企業管理中,為了應付頻繁的企業重組及人事變動,企業的管理者可以運用人力資源信息系統,方便地編製本企業的組織結構和人員結構規劃方案,通過各種方案在系統中的比較的模擬評估,產生各種方案的結果數據,並通過直觀的圖形用戶界面,為管理者最終決策提供輔助支持,使企業在激烈的市場競爭中立於不敗之地。除此之外,人力資源規劃還可制定職務模型,包括職位要求、升遷路徑和培訓計劃,根據擔任該職位員工的資格和條件,系統會提出針對本員工的一系列培訓建議,一旦機構改組或職位變動,系統會提出一系列的職位變動和升遷建議。以上規劃一旦被確認,現有結構會方便地被替換。

3時間管理

根據本國或當地的日曆,靈活安排企業的運作時間以及勞動力的作息時間表;對員工加班、作業輪班、員工假期、以及員工作業頂替等作出一套周密的安排;與員工薪資、獎金有關的時間數據會在薪資系統和成本核算中作進一步處理。時間管理作為整體系統中的一個組成部分,而這個系統可以對人力資源管理系統的規劃、控制和管理過程提供支持,為行政主管節省了大量時間。

4資源體系

人力資源信息系統(圖3)

  人力資源信息系統(圖3)

通訊領域的革命,為商業信息系統的變化起到了催化劑的作用。成熟的Internet/Intranet技術使網路時代的人力資源管理工作提出了全新的挑戰。長期以來,人力資源管理一直跟不上技術的發展。如今網路卻使這個最貼近員工的部門給人帶來力量。許多公司把一些人力資源資料如職位空缺、福利信息等輸入企業內部網。人力資源部門並沒有停留在用網路向員工單向發布信息上,而是著手創設完善的互動式軟體,可以讓員工填表,從資料庫中獲取個人信息、甚至在網路上掂量各種福利項目的長短。人力資源管理在網路時代將賦予全新的思維。必將形成全新的運作模式。
傳統的管理模式正受到電子商務的飛速發展的強大衝擊,公司將出現一些全新的部門及職位,數據開採中心,顧客服務中心,網路直銷中心,物流服務中心,員工關係中心將成為公司的核心部門,由於信息溝通及處理便捷,使得公司管理層次將大大減少,扁平式,矩陣式的組織架構將成為多數公司的組織架構的模式,項目管理小組也更為風行,在線合作將成為工作中最常見也有效的一種工作方式;虛擬經理將成為公司勞動力構成的一部分。

5招聘管理

目前,網上招聘已顯示出巨大的威力,大多數的公司都能體會到網上招聘的效率,招聘高級人才就要使用獵頭招聘了,烽火獵頭內部數據顯示獵頭招聘正在逐步被企業認可和使用。企業可以通過Internet向外界發布招聘信息,應聘者可以根據興趣選擇空缺職位,輸入必要的應聘者信息。應聘者申請一經成立,申請人就獲得一個個人編號和密碼。申請者可以追蹤求職申請狀況,查詢應聘的處理過程。公司可以建立自己的人才資源庫,在公司內部網路化的招聘管理系統將大大提高你的效率。網路可以幫你尋找符合你條件的求職者,世界上每個角落的人才也有機會了解你的招聘信息,你可以測評選擇你公司的應徵者,可以很快得到一份詳盡的人才分析報告。在招聘的後台處理系統里,你可以更快得到更多的招聘工作分析報表。

6在線評估

由於網路將原來遙遠的距離拉近,主管可以很快看到每個來自各地的下屬定期遞交的工作進行指導及監督。評估及述職也在網路中實現,員工的工作地點已經不是很重要了。只要具備工作條件,他只需按計劃去完成工作就可以了,員工的滿意度將大大提高。在線評估系統實時錄入公司所有員工評估資料,其強大的後台處理功能將出具各種分析報告,為公司的管理改進提供及時的依據。

7在線培訓

以網路為基線的虛擬學習中心將在一些大公司或專業的機構湧現,在線培訓使得學習成為一個實時、全時的過程。公司的培訓成本將大大降低,人力資源部更重要的工作將是強調員工要協作學習,自我管理,自我激勵,並設計好及時有效的培訓評估體系以保證培訓的效果。公司將在線教育培訓計劃分佈在網路上,員工均可更自由地選擇自己想修的課程。未來網路大學也將提供各種適合社會需要的課程,包括專業為企業而設計的技術及管理課程。

8溝通

員工關係
網路使得信息溝通更為直接、廣泛、有效/在公司內部網上,可以建有員工的個人主頁,可以有BBS論壇,聊天室,建議區,公告欄,經及公司各管理層的郵箱,員工間的溝通、住處及資源的共享使得工作率大大提高。
在內部管理方面,Intranet更加方便了員工交流,他們能夠查找其它員工的電話號碼、傳真號碼、房間號碼、同事照片和email地址。員工可以通過Intranet隨時查詢有關他本人的工時出勤記錄、工資情況、差旅申請及費用。通過這種自助式服務,僱員甚至可以修改本人的數據,這就意味著人事部門從繁重的、耗時的工作中解放出來,可以把精力集中到更高層的政策性工作中去。
使用HRIS自助服務除了更加簡便快捷之外,當然還有成本的問題。但這種節約成本的潛力還不止在運用軟體的過程中。雖然還沒有確切的數字錶明企業內部網為人力資源部門節約了多少費用,但從其它自我服務技術提供的數據中便可見一斑了。比如,藥品生產商莫克公司分析了人力資源部門使用信息工作站和互動式語音反饋系統(能提供某些企業內部網功能的各種技術)前後的費用。結果發現,人力資源部門員工親自處理一項業務要花.96,讓他跟蹤並改正錯誤要花8;相比之下,自我服務技術每項業務只需.32。如果錯誤由出錯的員工自己改,改錯的費用也可全節省下來。
將人力資源部門的員工從上傳下達角色中解脫出來,讓他們能放眼更為宏大的事情,如戰略規劃、企業組織發展等是HRIS自助服務更勝一籌的益處。

9管理

由於企業的HR管理往往隨著市場和公司自身的不斷變化而不斷變化, HR的管理越來越需要一種行之有效,性價比最高的管理分析模式或工具來滿足這種業已變化的需求。
工作流的自動化管理(Automation work flow)正是滿足這種企業管理的需求,同時也徹底改變了人們收集和發布信息的方式,而它也正是優秀的HRIS所應該提供的重要工具之一。
自動化管理的概念
自動化管理主要是為企業每項工作進行流程分析,綜合起來即為企業的業務流程,相應的信息流,資金流,以及物流的分析。一般的操作方法為從上至下,先確定好企業的整體目標,然後將目標分解,並分解為完成目標所需做的工作,再配合於相應的部門及人員。每個崗位人員的主要工作內容,工作流程,以及該崗位人員的素質要求。
自動化管理的原則
達成目標為第一原則
員工滿意
簡化,及時,數據完整,準確
對人力資源產生增值的價值,包括簡化培訓的投入,減少招聘的支出,減少評估的盲目性
數據信息共享
自動化管理與辦公自動化
自動化管理是一個BPR(業務流程重組)的過程
自動化管理是一個簡化工作的過程
自動化管理是無紙化辦公的前提
自動化管理與培訓需求調查以及績效評估
自動化管理可以發現企業的缺陷與人員的強弱
自動化管理可以衡量每一業務單位的主要績效
自動化管理的好處
員工增加士氣,生產率,和工作滿意
人力資源部:減少行政上的負擔,注重對全局的有重大意義的工作
隨時進行新的工作流
業務部門減少了時間,成本,效率提高
能夠發現組織及人員的不足之處,及時糾正
人力資源信息系統的量化指標(System integration)
HRIS量化的指標除了提高員工滿意率和員工人均產值等基本的方面以外,在企業的價值鏈中,人力資源管理起著重要的支持作用,人力資源管理是否為公司的核心業務流程(研發、銷售、製造、服務等)提供了資源支持,其價值如何,也是一個重要的評價標準。
HRIS提供可靠的數據給其它的相對獨立的系統,同時可以獲取相關係統的功能或數據供HRIS使用。這些必要而且有益的工具和方式大大延長了HRIS的壽命,從而改進了工作流程,給用戶提供了更多的功能。
所謂電子化代理軟體是另外一種HRIS於其它系統相結合的典型例子,這些電子化代理軟體可以回答電話、處理事務、自動發送郵件從而收集和發布數據。電子化代理軟體幾乎可以作每件事情:從通過自動郵件作相關提醒到通過IVR收集招聘的信息。
對公司所有人力資源數據的開採將成為HRIS的一項主要工作。實時的公司人才知識結構分析,招聘管理分析,評估分析,培訓分析。薪資福利系統分析,組織管理水平分析都需要專業的人員去對你的資料庫進行開採,更好地挖掘、開發、管理人力資源。你的人力資源不僅僅局限於你公司的員工,而是網路時代的所有人力資源。
相信HRIS並同公司的財務、物流等系統一定會組成高效的、具有高度集成性的企業資源管理系統。
不要實施HRIS,除非您理解您的業務
為了決定你需要什麼樣的HRIS,你必須首先回答一些基本的問題。如果你不能充分理解你的業務,你就無法真正知道HRIS在哪裡可以幫助你。在這樣的過程中,你可能需要一個專家或者顧問來幫你理順你的業務,但首先你必須對自己要誠實。
大多數的HR人員認為他們已經對他們的業務非常了解,其實事實並非如此,尤其是在中小型的企業中。評估目前的業務,理順業務處理的方式甚至作一些業務處理上的調整將是一個成功的HRIS的關鍵。

10功能

人力資源信息系統(圖4)

  人力資源信息系統(圖4)

人力資源信息系統的功能
為制定發展戰略提供人力資源數據。
為人事決策提供信息支持。
為企業管理效果的評估提供反饋信息。
為其他有關人力資源活動提供快捷、準確的信息。

11基礎信息

自然狀況:性別、年齡、民族、籍貫、健康狀況等;
知識狀況:文化程度、專業、學位、職稱與證書等;
能力狀況:表達、操作、管理、人際關係能力、特長等;
閱歷及經驗:做過的工作、擔任的職務及任職時間、調動原因、總體評價等;
心理狀況:興趣、偏好、積極性、心理承受能力等;
工作狀況:目前所屬部門、崗位、職級、績效及適應性;
收入情況:工資、獎金、津貼及職務外收入;
家庭背景及生活狀況:愛人情況及偏好、家庭職業取鄉及未來職業生涯設計等;
所在部門使用意圖:提、留、調、降;

12考慮因素

系統的設計與發展
系統的設計與發展包括:分析現有記錄、報告和表格,以確定對人力資源信息系統中數據的要求;確定最終的資料庫內容和編碼結構;說明用於產生和更新數據的文件保存和計算過程;規定人事報告的要求和格式;決定人力資源信息系統技術檔案的結構、形式和內容;確定上計算機的員工工資福利表的格式及內容等要求;確定工資和其他系統與人力資源信息系統的介面要求。
為人和資源規劃建立人事檔案
人事檔案既可以用來估計目前勞動力的知識、技術、能力、經驗和職業抱負,又可用來對未來的人力資源需要進行預測。這兩種信息必須互相補充,否則對人力資源規劃是無用的。例如:如果不以組織內現有人員狀況為基礎作出的預測,顯然對組織是無用的。並且我們也只有對未來人員的數量、技術及經驗等有所了解,方能制定行動規劃去解決預計的問題。
可以為領導者決策提供各種報告
如用於日常管理的工作性報告:包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構和一些指定單位提供規定性的報告和用於組織內部研究的分析性報告,以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分佈,按消費水平劃分的僱員福利情況,也可表明錄用新職工的測驗分數與工作績效考核分數之間統計關係的有效性研究等等。總之,人力資源信息系統,是人力資源管理中的一項基礎性工作,它可為決策者提供許多必不可少的決策信息,使管理和決策更加科學化和更符合實際。

13關鍵點

自始至終都需要來自管理層的堅定支持
HR信息系統作為信息化總體戰略的一個重要的組成部分,能得到管理者最大限度內的認可與支持,對此項目的順利實施和成功應用來說非常必要。高層管理者的認同和參與,可以為整個企業提供一個典範;特別是在該項目的初期導入階段,中層管理者的參與可以為項目的執行提供基本的支持和協助。人力資源已經逐步演變為企業的第一資源,而HR信息系統本身所具有的鋼性,使得該系統的實施和應用就必將牽涉到各方的利益,這就更需要來自高層領導的堅定支持,積極協調公司內部各利益主體,最終達成目標一致,共同推動HR信息系統項目的成功實施和有效應用。
擇優選擇符合本企業實際的HR廠商
各HR廠商經過了多年的經驗積累,在HR不同的功能模塊上具有各自不同的優勢,因此,功能最全的系統不一定是最合適的系統。首先,拋開自行開發HR信息系統不談,我們需要明確的是直接引進外部廠商的軟體還是在引進的基礎上進行二次開發。目前的HR信息系統軟體都有一定的擴展性,因此對於中小企業來說,可以採取直接引進的方式,而對於大型企業來說,則需要在引進的基礎上進行二次開發;其次,至於選擇國內廠商還是國外廠商的產品,需要看企業的綜合實力;另外,選擇B/S結構還是C/S結構,一般來講,網路的發達和充分應用,可以考慮選擇B/S結構。具體到各廠商不同軟體的選擇工作,我們需要向有關廠商發出邀請,明確基本需求的基礎上請有關廠商做產品的演示,並請公司內部HR部門的全體工作者來進行評判;在此基礎上,對合意的廠商要選擇其重點客戶進行走訪,以進一步了解該廠商軟體的實際應用價值;基本的前期考察工作結束后,要進行項目的招投標工作,最後應由公司的項目小組確定最終的廠商,有必要的話,需要由公司高層領導集體決定。
爭取企業全員的參與和支持
爭取企業全員的參與和支持,並在HR內部進行試運行。利用公司內部刊物、網路、會議等宣傳渠道,將HR信息系統的概念、應用前景等全面傳達給公司各級領導和廣大員工,使之產生應用該系統的充足信心;畢竟,系統實施后的應用才是我們實施該系統的目的所在。同時,要利用HR信息系統本身的靈活性,在HR部門內部,用測試帳套對該系統進行全面測試,以減少全面推廣應用時的錯誤和不足之處,並及時改進。
不斷地修正並完善HR信息系統
在HR信息系統進入正式的運行后,傳統手工處理人力資源事務和信息化處理人力資源事務的方式在一段時間內需要同時並存,以有效轉換工作方式、方法。系統也將經過一個較為長期的維護過程,逐步發揮系統的規範化、流程化和個性化的特色,經過不斷的修正和完善,系統就可步入正軌。先前的系統管理員身份在此時要更加明確,職責更加清晰,並開通系統應用的服務熱線即員工客服中心,並由系統管理員來擔任負責人,詳細解答系統應用中出現的種種問題。值得指出的是,由於HR信息系統是建立在標準業務流程基礎之上的,它要求員工個人的習慣服從於企業統一的管理規範,而管理只有成為大家共同遵循的一種習慣,才能發揮最佳功效。

14選擇步驟

人力資源信息系統網路結構

  人力資源信息系統網路結構

無論是人力資源某項特殊需求的軟體解決方案,還是人力資源管理信息系統HRIMS,或是薪資管理系統,都可以按這個程序進行供應商和解決方案的甄選。選擇人力資源管理信息系統包括18個單獨的步驟。軟體系統解決方案的選擇其實一直是一個比人們預先估計的更為複雜的過程,而且對公司具有長期影響。它需要人們全面系統地分析所有與系統有關因素,包括技術、人,以及公司的發展政策等。一些步驟看起來是可以被合併或同時進行,但是如果按照這個流程來進行解決方案的甄選,會得到最優的結果。
第1步組建小組
如果你被賦予責任,為你們的人力資源部門選擇一個新的軟體系統。從哪裡開始,大多數的公司會組成一個小組來負責軟體系統的選擇工作。人們認為組成一個3到7人的小組,來一起完成這個任務是一個好的選擇。一般來說,軟體系統的選擇過程如果能有幾個人員參與,那麼項目的質量絕對能得到更大的改善或更好的保證。但這個小組應該包括哪些人,其實看看誰是主要使用者就能確定了。
此外,應該從剛一開始就擁有一個擁有豐富IT技術知識的隊員,並且科學管理,以防因為成本失控,導致項目的失敗。一些大公司可能會有一個獨立於項目小組的「系統推進委員會」。推進委員會一般由公司的一些決策者組成,他們負責成本或費用的審核,參與合同的談判,並且給與項目小組公司高層支持。
第2步制定目標
小組的會議應該從識別和制定人力資源管理系統項目的目標開始。如果在一開始沒有設立一套項目目標,將會在評估錯誤的產品上浪費重要的時間,或者甚至更壞,最後選擇了錯誤的軟體系統。這些目標就是:
1、HR管理系統的IT技術戰略是什麼?
2、需要什麼而且你為什麼需要它,你需要系統具有什麼功能?
3、希望通過努力達到什麼樣的結果?
4、希望通過這個系統改變什麼業務流程?新的業務流程應該是什麼樣的?
5、業務流程對系統有什麼樣的要求?新的系統對整個業務流程有什麼樣的支持作用?
識別這些目標,可能需要訪問包括高級管理人員,人力資源部門的其他人員,以及各種可能會使用系統的用戶,來識別公司對人力資源管理系統的真正需要。
第3步全景
人們在確定了目標之後,人們就對人們想要的系統有了一個全景式的認識。如果正在尋找某個人力資源職能的單獨的解決方案,比如職位候選人管理或COBRA管理,那麼一定要保證它們能與公司的人力資源管理信息系統整合在一起。當需要考慮其他的系統時,還只是解決一個孤立的問題嗎?如果正在選擇新的全面解決方案HRIS,它是否能滿足所有的特殊化的需要嗎,比如,培訓記錄管理、績效管理等?考慮單獨的解決方案時,應該考慮它是否符合公司的HR的IT技術戰略。
第4步未來需要
為了保證系統的發展性,人們還必須考慮幾年後,人們需要什麼樣的信息系統?此外,還要考慮幾年後可能會有什麼特殊的需要,以及這種可能會在什麼時候發生?未來還需要這些信息嗎?比如員工的身份證明、出生日期,社會保障號碼、名字、住址等等。如果真是這樣,就必須考慮如何避免重複錄入申請信息。準備開始進行人力資源信息系統的網路化工作了,有什麼主要的業務流程因為系統的實施而發生了改變,或將要發生改變,員工自助服務系統和經理自助服務系統是否列入考慮。
第5步技術環境
在選擇任何一個系統之前,必須識別和確定新系統的技術環境。這個工作將由你的IT專家來負責。一般而言,需要回答的問題如下:尋找的系統是獨立的計算機,還是區域網還是INTERNET;這個系統需要在什麼樣的操作系統上運行,Windows2003,還是Linux等;如果它是一個資料庫應用系統,那麼資料庫系統是SQL,Oracle,還是DB2;如何解決遠距離的數據錄入和傳輸;需要不需要WEB支持,如果系統編製語言工具不同,比如用C#或Delphi會造成什麼不同嗎,IT部門有沒有計劃在未來幾年裡在技術平台方面上實施較大的改變。
第6步預算
雖然在和供應商正式洽談前做預算很困難的,但在與供應商接觸之前還是應該先預估自己公司願意支付的價格。做預算時,非常重要的是把這些成本分做三個部分:軟體、(電腦)硬體和實施。軟體費用主要包括系統軟體的使用權費用,有關資料庫的使用權費用,以及軟體的升級和維護費用。硬體費用主要包括伺服器費用、計算機設備和網路設備費用。實施費用則包括軟體安裝和調試費用,教育培訓費用,數據轉換費用,以及供應商或第三方提供給人們的人們需要的諮詢費用。
第7步編製說明書
完成前面的6個步驟后,應該為這個新的軟體系統,編製一個說明書。這個說明文件應該以人力資源整體IT技術戰略開始,列出項目實施的目標,定義人們需要的基本系統的功能,並說明本系統如何與其他系統相互整合和介面,並列出第五步中所提出來的技術問題。這一步是整個選擇過程的關鍵一環。如果你的說明書非常的清晰、準確和定義明確,那麼你的選擇過程就會非常順利,否則你就不要開始第七步,應該從頭開始再來。
第8步開發或購買
在這一過程中,很多公司還要考慮是組織力量由公司自己開發一個系統,還是在市場上購買一套成熟的系統。這種考慮也許在第二步或第三步的時候就早早考慮了,或者到第十五步或第十六步才開始考慮。人們認為這一步最晚不能晚於第八步,因為這是一個典型的夾雜著情緒的公說公有理婆說婆有理的問題,而且有可能讓你糾纏太多精力,甚至使過程失敗。一些公司自己開發的人力資源管理系統也非常成功,但更多的公司的努力是失敗的。最後,如果你的IT部門拿出了一個自己開發系統的項目計劃書,包括進度和預算,那麼你必須對對他們的計劃再翻一倍之後,才能與市場上的產品來做比較。
第9步發布需求信息
現在已經準備好識別與甄選哪一個供應商或他們的產品能夠滿足需要了,如何把這種信息傳遞到供應商那裡呢?比簡單的是,詢問其他公司的同行們,看看他們是否能夠推薦一些能夠滿一般的功能需求的供應商。還有一個途徑就是通過互聯網發布需求信息。
第10步資料初審
正常情況下,會通過發布需求信息,得到一個候選供應商的名單。接下來,就是同他們接洽,並研究他們給你提供的公司和產品介紹。一般而言,供應商提供的產品手冊深度並不一樣,有的手冊只是對自己產品做一些概念性和理念性的描述,有的則非常詳盡,包含很多信息。因此,必須保證獲得了足夠的供應商和產品的資料,以確保選擇和甄選系統的需要。這也是一個非常重要的步驟,不應該被忽視或忽略,因為這是一個你縮小選擇範圍,逼近目標的重要工作
有的供應商很可能在你打電話詢問的時候就被刪除了,因為他們的產品不能在公司的系統平台上運行,或是因為他們的功能不能滿足你的需要。當仔細的討論和研究了供應商們所提供的產品資料,又能根據他們的技術標準和其他問題,再刪減一部分供應商。這裡有一個忠告,當和他們聯繫的時候,許多供應商都約時間面談,千萬不要答應他們,因為你在這一步的時候,還沒有準備好和他們見面。應該讓他們提供儘可能多的信息。讓他們知道,如果對他們感興趣,進一步同他們聯繫。
第11步發布項目招標書
可以開始準備一份項目招標書,發給目前的已經縮小了的供應商名單中的所有倖存者。項目招標書也許只有一頁,也可能有十頁長。這取決於希望供應商們提供有關他們產品的細節的多少。一些小公司會發布一些簡單的只有一或二頁的需求說明書。需求說明書只有比較少的信息,但更靈活,可以根據指導方針加以調整,以加快這個階段。大一些的公司或公共部門一般都是用正式的項目招標書。在一個人力資源信息系統的要求中,包括的通用要素有以下幾個方面:公司概況介紹;介紹軟體的硬體配置,以及能夠支持的員工總數;系統的功能介紹;所需要的軟體環境與規格;報價(使用權費、培訓費和實施費用、以及以後的年度維護費和熱線支持費用);實施案例;供應商所提供的產品、服務和支持目錄表;合同樣本。
做好項目招標書後,把招標書送給侯選供應商,給他們一個合理的準備期,比如三到六周來準備投標。有些供應商可能會提供一個招標書的樣本,以便界定需要的系統特徵。招標書中應該包括一個標書指導,具體指出供應商們必須說明的一些問題,比如:招標書中的每一個要求,他們的系統都能滿足嗎?系統的升級版本中是否會仍然包括這些特徵?有沒有需求需要系統進行再設計的,如果是這樣的話,成本會是多少,會引起什麼其他問題嗎?
必須非常注意你的特殊需要會增加多少成本費用和多少實施中的障礙和困難,對未來的技術支持又有什麼樣的影響。在進行系統的在設計和改造之前,最好盡最大努力來進行你自己公司的業務流程再造,保證二者之間的匹配。
第12步評估
當所有的標書返回給你的時候,需要有一套評價所有系統的基本標準。一個典型的做法是,編製一個評價表。評價表的的列是自己的對系統要求的每個條目的,行是提供產品的各供應商。然後,就可以為招標書中的每一個條目進行打分(是/否,1,或其他類似的序列數值)。為各個供應商在每一個要求上進行評分,這樣就可以找到那些最能夠滿足你的條件的供應商了。接下來就是向他們聯繫,並索取系統的測試版本,來進行演示評估了。
第13步測試版本的控制
系統的測試版本一般來說是專門設計,用來顯示正式版本系統所具有的功能與特徵,以及操作方式等的,通常都有某方面限制的非正式系統。所以,必須注意系統商提供給你的測試版,並加以控制。這是非常重要的一項工作。
如何控制呢,所有的軟體供應商一般都會有一個標準的測試版系統,這裡不應該接受這個標準測試版。因為,必須緊緊抓住自己的需求。在與供應商會談之前,應該準備並提供給他們一份詳細的對測試版系統的要求文件。這樣,供應商就能提供一個滿足你要求的測試版,而你就能準確無誤地把握你的需求。在測試版演示評估過程中,所有小組成員都應參加。
第14步第二次評估
當完成所有系統測試版的演示評估的工作后,所有的小組成員對每個測試系統都寫出了他們滿意與不滿意的地方。因此,需要一個或更多的供應商向你們提供更多的補充信息,以便下一步工作。當然,還需要考慮價格因素,但需要明白的是這個價格肯定不是最終價格。當供應商的需求了解越多,他們的標價也會越來越準確,可能更高也可能更低。最後,確定兩個但不要超過三個供應商來做最後的甄選。需要在晚些時候,要求這些幸運兒再提供更符合要求的測試版系統,來做最後的評估。
第15步決策因素
項目小組已經評估過所有的軟體系統了,現在是開始決策的時候了。在軟體系統的選型中,價格是其中一個但不唯一的決策因素。其他比較顯而易見的決策因素還有,對現有系統的兼容性,以及系統本省的功能性。對很多公司而言,實施成本和時間進度也是決策因素。這裡,需要注意的是,因為管理團隊代表握有最終的投票權,所以必須確保管理團隊代表能夠參與選擇過程。
第16步考察案例
現在可以去聽取和考察一些實際案例。在聽取和考察案例之前,小組應該編製一份需要在考察中解決的問卷。問卷中的問題包括從系統功能性到後續支持等所有你所關心的問題。考察中一定要注意案例中的系統所運行的環境是什麼,比如Windows2003,Unix,還是Linux。這將決定該HRMS系統是否是公司的系統環境。
如果知道有那些使用這些系統的用戶在同一地區,最好能夠拜訪他們,看看系統實際運行如何,並聽取實際用戶的對系統的意見。案例聽取和考察之所以最好在第二次演示評估之前做,是因為其中也許會發現一些問題,那麼在第二次評估中就能看看是否得到妥善的解決了。
第17步第二次演示測試版
做第一次演示時,就要告知供應商,項目小組可能將會就某些特殊的問題要求進行第二次演示。這些特殊問題是在第一次演示沒有解決或在案例考察中發現的問題。同樣,要確保管理團隊代表參與這個過程。技術代表應該要保證所有的技術問題都能在這次演示中解決。複查系統的核心功能性、報告系統、運行速度、實施進度計劃和成本、客戶服務情況,以及其他項目小組關心的問題。還需要和供應商們討論他們報價的每個項目。一次澄清報價中有關問題,和調整的機會。如果沒有在第二次演示評估中解決所有疑惑,千萬不要厭煩,應該再要求供應商提供第三次,甚至更多的演示評估。
第18步再次評估和選擇
所有演示都完成了,所有問題也都得到了回答,於是到了最後的選擇時刻了。在做投票之前,再回顧一次第二輪演示中所得到的信息。把這些所有信息與最初的目標和需求做一個比較。
可以做一個評估表,來進行輔助決策,橫向的是決策因素,縱向的是每個系統產品。如果前面的步驟都很切實地完成,小組將很容易做出選擇。在有些情況下,會發現最後有兩個系統都能滿足你的需要,那麼就可以同這幾個公司談判,來選擇最有利於公司的方案--價格、培訓、實施等等。項目的每一步都關係到系統選擇的成敗。

相關評論

同義詞:暫無同義詞