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企業內部溝通

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一個組織的溝通效果決定了組織管理效率,在企業的經營管理過程中,如果能做好組織溝通,對促進企業績效目標的實現起到事半功倍的效果。 暢通而有效的組織溝通,有利於信息在組織內部的充分流動和共享,有利於提高組織工作效率,有利於增強民主管理,促進組織決策的科學性與合理性。

1 企業內部溝通 -企業內部溝通

  下面以組織溝通為主線,論述如下:

2 企業內部溝通 -一、組織溝通的目的

  1.促進企業目標實現
  2.促進組織企業文化的建設
  有效的企業文化溝通,利於全員了解組織目標、價值觀、管理制度等,統一全員思想和行動,做到矢量一致。
  3.促進員工關係

3 企業內部溝通 -二.組織溝通風格

  組織溝通風格受組織文化的影響,一般有三種表現形式:1. 自上而下強勢溝通

  如果組織的最高領導者是個強勢的、獨斷專行的人,則組織的溝通風格表現為領導者集權於一身,獨裁的個性,很少與組織成員進行交流,基本上是自上而下命令式的溝通,不太顧及組織成員的情感和精神需求。2. 雙向的民主溝通

  如果組織的最高領導者是個民主的人,則組織的溝通風格表現為上情下達,下情上達的民主式雙向有序的溝通。民主型的領導通過部分授權給組織成員,鼓勵組織成員參與管理與決策,注重調動組織成員工作積極性。3. 自由無序的溝通

  如果組織的最高領導者是個缺少管理經驗但注重溝通的人,則組織的溝通風格表現為鼓勵組織成員自由言論,但組織溝通缺少有序的管理,導致溝通效果不佳,組織效率低,影響組織目標的實現。
  知名獵頭公司烽火獵聘資深顧問認為有效的溝通只是一個開始。

4 企業內部溝通 -三.組織溝通形式

1.正式溝通

  (1)會議
  包括董事會、中高層管理者例會、管理質詢會、部門或項目例會、全員年會、跨部門或部門內業務專項討論會、定期的員工溝通會、演講會或辯論會等。
  (2)報告
  包括年、季、月、周的工作計劃與總結、各項工作報表(年、季、月、周、天的業績結果工作報表)、各項工作記錄(用於工作分析或知識積累)等。
  (3)調查
  包括客戶滿意度調查、市場調查、員工滿意度調查等,用於了解需求,分析不足。
  (4)培訓
  包括新員工培訓、領導者及管理者培訓、專業培訓、通用技能培訓等,多以體驗式、課堂式、交流研討會、讀書會等形式,須注重培訓效果的鞏固與應用。
  (5)面談
  包括管理者與員工進行的一對一、一對多、或多對多的面談溝通,有效徵求員工意見,反饋績效信息,激勵員工行為等。
  (6)書面交流
  通過管理流程制度文件發布、公司及部門文檔管理、郵件系統、內部網路、刊物、展板、BBS、紙質文件批複、小紙條、內部共享伺服器等多種形式,促進信息的內部共享、企業文化宣傳、提高制度知悉度、促進知識積累、促進企業管理效率提升。2.非正式溝通

  (1)旅遊
  通過組織團隊旅遊的方式,促進員工親情及和諧關係,提高團隊合作的效率。
  (2)節日或司慶活動
  通過春節聯歡、聖誕、感恩等節日活動,宣傳企業文化、增進團隊凝聚力;在司慶日可舉辦司慶典禮活動、員工家庭日活動等,提高員工對企業的自豪感和歸屬感。

5 企業內部溝通 -四.改善組織溝通方法

1.改變溝通風格

  最高領導者如果是自上而下的強勢溝通風格或是自由無序的溝通風格,需要改變自己的溝通風格,使更多成員參與組織溝通,並通過有效的溝通管理,促進好的溝通效果的實現。2.提高全員溝通技巧

  由人力資源部組織全員溝通技巧的培訓,促進員工的溝通能力:
  (1) 改變溝通心態
  建立平等、尊重、設身處地、欣賞、坦誠的溝通心態。
  (2) 清晰和有策略地表達
  不同的事情,採取不同的表達方式。
  口語溝通做到簡潔、清晰、對事不對人、注重對方感受;同時多利用身體語言及語音語調等,使對方利於理解,併產生親和感。
  書面溝通做到有層次、有條理、學會運用先「圖」后「表」再「文字」的表達方式。
  (3) 仔細傾聽
  專註、耐心、深入理解式地傾聽發言者所表達的全部信息,做到多聽少說。
  (4) 積極反饋
  對信息發送者所表達的信息給予積極的反饋(書面或口語回復、身體語言反饋、概括重複、表達情感等)。3. 建立組織溝通制度

  有效的組織溝通制度,能夠規範組織溝通規則,增強全方位(縱橫及內外交錯)的組織溝通頻次與途徑,同時,通過對溝通中不良行為的約束,促進員工行為的一致性,提高組織溝通效率與效果。4. 鼓勵優秀的溝通者

  對組織中溝通工作做得好的部門及員工,如主動提建議者、溝通影響力佳者(通過有效的溝通,使產品銷量或知名度提升,或通過溝通有效處理客戶投拆或危機公關等),給予物質和精神上的獎勵,宣傳他們的優秀事迹。同時,讓他們分享溝通的經驗和成果,以促進全員溝通的積極性和溝通技巧。
  優良的組織溝通,是全員的共同責任,但關鍵責任在公司的中高層管理者,因為他們在組織溝通中起到重要的影響力作用。因此加強中高層管理者溝通意識和溝通技能的提高,是促進企業溝通效果的關鍵。

6 企業內部溝通 -GoCOm企業內部溝通

  GoCom融合信息平台是北京通軟聯合信息技術有限公司推出的一款能夠集成企業應用系統消息和電信通訊應用的企業級即時通信平台,它致力於幫助企業解決信息孤島、提高運營效率、降低溝通成本、實現人員與業務系統的實時協同,是一種高度可管理、低成本、易部署的IT平台。GoCom有三個方面的特點:
  1、GoCom集成了豐富的即時溝通方式,包括文本會話、語音/視頻交流、文件傳輸、應用程序共享、電子白板等遠程協作方式;並且還能夠按照企業或政府的組織結構方式呈現提供多種方式的查找。所以GoCom能夠幫助企業或政府實現人與人之間的實時協同工作。
  2、GoCom融合信息平台提供了豐富的二次開發介面,能夠對企業或政府現有業務系統的消息進行集成,實現消息的分類、定製提醒、消息統計等管理;讓事找人,解決企業內部的信息孤島,幫助企業或政府實現人與業務系統之間的實時協同工作。
  3、GoCom能夠為用戶集成IP電話、手機簡訊、傳真等電信服務。讓企業內部的溝通不僅僅局限於計算機的網路上,實現了數據網與通信網的融合,為企業或政府實現了人、業務系統與通信的協同。
  GoCom提供企業內部辦公溝通、應用系統消息管理、通信方式的融合等服務。它不是一個企業內部的聊天工具,而是一個緊密與企業或政府的業務系統、應用系統進行集成,為員工提供更簡便的溝通方式,增強團隊的信息共享和溝通能力,為企業提供多種通信方式的選擇的融合信息平台。它能幫助企業或政府提高工作效率,減少內部溝通成本、降低通訊費用和出差頻次等從而為企業和政府節省開支,同時也能創造一種新型的企業溝通文化。
  功能列表:即時通訊部分

  1、按照企業/政府組織結構的方式呈現,人員和組織結構的排序,支持一人多崗。
  2、即時消息發送與接收,常用短語,消息回執,可多人會話,群發廣播通知,統一的消息管理器管理
  3、文件收發功能,離線文件的傳輸,斷點續傳,可通過直接拖放文件到會話窗口進行發送
  4、支持語音、視頻交流,電子白板,截圖功能
  5、可靈活的定義群組及發起討論
  6、查看聯繫人在線狀態信息,可根據不同的查詢條件查找企業人員,人員信息。
  支持Web客戶端辦公輔助

  1、業務系統(例如:OA、ERP等)消息分類與提醒,提供業務系統消息管理中心。
  2、個人門戶,日程管理,定時提醒
  3、IP電話的集成,IP電話的撥打,通話的記錄,支持USB手柄,支持直接與組織結構樹上人的撥打IP電話。
  4、簡訊支持簡訊貓、信息機、簡訊網關的接入,支持簡訊群發、簡訊歷史記錄,支持直接對組織結構樹上的人發送簡訊。
  5、傳真支持傳真伺服器和網路傳真網關的接入,支持傳真群發、傳真歷史記錄,支持直接對組織結構樹上的人發送傳真。系統管理部分

  1、用戶管理、組織結構管理
  2、支持LDAP標準協議,可實現用戶目錄的同步管理
  3、基於角色許可權的管理方式,對不同用戶的操作許可權進行控制,例如文件發送大小,IP電話、簡訊、網路功能的限制。
  4、歷史記錄的查詢,包括:聊天記錄、通訊記錄、操作記錄等
  5、自動升級集成與擴展

  1、人員組織結構的同步與更新
  2、在Web上感知GoCom人員是否在線,並能通過Web調用直接登錄客戶端
  3、與業務系統的登陸集成
  4、為其他業務系統提供獲取用戶在線狀態和獲取用戶許可權的介面
  5、即時消息介面,OA調用發消息介面,簡訊發送介面
  6、視頻會議系統的集成
  7、產品頁簽的集成與擴展
  8、系統支持插件方式的集成
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