1企業秘書簡介

企業秘書主要指在公司企業中工作的秘書職業。

2企業秘書的職責

涉外秘書的工作內容

歐美秘書工作內容大體可分為三類。
第一,日常事務性工作。主要指秘書在沒有上司指示、授意和監督下履行的常規性工作。這些工作既瑣碎繁雜又艱巨重要,必須做到細緻周密:嚴守程序規則,不能出任何紕漏。主要任務有:收發開啟郵件;文件立卷歸檔;領取管理辦公用品;接受口述;速記記錄;安排上司的約會和預約;管理時間;安排管理上司的辦公室;準備定期的工作彙報;搜集有關的信息資料;接待來訪,接打電話等。
第二,指派性工作。主要指上司臨時交辦的事項。這些工作大多時間緊、要求高,無慣例可循,綜合性強,要求秘書弄清上司的意圖,搞清工作的程序要求、時限,並能很好地分清主次,統籌兼顧,合理安排,準確、高效地完成。具體任務主要有:草擬信函、文件,拍發電報;陪同客人;準備差旅用品;代表公司購買饋贈禮品;組織各種會議和社會活動;傳達溝通信息;幫助上司存款、驗證、納稅,準備技術資料;組織專家論證諮詢等。秘書要有實事求是、靈活應變的能力,善於「在於中學,在學中干」,不斷積累經驗。
第三,獨創性工作。是指秘書運用創造性主動性和積極靈活的工作態度和方法來幫助上司,根據公司的各項計劃和管理工作的某些可預見性的特點,積極挖潛,搶先做好某些工作。主要的工作內容包括:調查研究,注意搜集可靠的信息,對各種統計報表和數字注意歸納,以供上司參考和決策之用。在平時積極做好各方關係的協調工作,緩和和消除各種摩擦和矛盾。通過自己創造性的工作為上司節省更多的時間,使其將更多的精力投入公司的決策和重要事務的管理,提高領導的工作效率。
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