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信息系統監理

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信息系統監理,是在信息化建設中為了減弱信息不對稱而引入的第三方獨立組織或者機構。

  信息系統監理:簡單的一句話解釋「在信息化建設中為了減弱信息不對稱而引入的第三方獨立組織或者機構」。

  由於信息系統工程項目在全部實施過程中不斷出現的自我調整和重新優化,項目各方的責任、權利和利益因此隨之需要調整和重新劃分。這也就為監理方確定了在信息系統工程項目中的更具特色的角色定位,同時也註定了信息系統工程監理必須承擔起超出一般監理職責範圍的工作。

  為了有效地開展監理工作,在切入信息系統工程監理時,作為監理方,必須清醒地知道監理方的定位,定位的內涵涉及監理方的角色定位和功能定位。認清監理方的角色定位,在於明確監理方在項目監理機制中的地位;認清監理方的功能定位,在於讓監理方知道根據信息系統工程監理規範,更明確自己應做哪些工作。

  一、監理方的角色定位

  1.監理機制中的各方關係

  信息系統工程監理通常直接面對甲方和承建方,在雙方之間形成一種系統的工作關係。監理方與上游供應商的關係雖然在法律上是間接的,但有時也需要直接面對,成為工作關係的一部分。如圖一所示。乙方、丙方最終是為甲方服務的。

  對於政府信息化工程來說,因涉及面廣,單一政府部門能力有限,尤其是技術性管理能力不足。甲方往往是業務主管部門或信息化主管部門,甚至有時信息化主管部門直接扮演工程指揮者或協調者的角色。乙方即即工程的建設方,則可能組織結構複雜些,尤其是一些大型的政府信息化工程,往往會涉及分包商。這時,丙方即監理方將在業務主管部門或信息化主管部門的指揮和協調下進行監理工作。

  2.監理方的角色

  2.1 工作職責

  監理方的職責是監督承建方在預算範圍內按時保質滿足業主要求,其職責的側重點在監督、報告和建議。而承建方的工作職責是針對業主的業務需求,提出並實現解決方案,其職責側重點在設計、開發和實現。

  2.2 工作成果體現

  監理方工作的推進主要可以通過規範的文檔機制體現出來。各級文檔包括:

  1) 監理工作計劃

  2) 項目周期性報告(周報、月報)

  3) 項目的專題報告(建議、評估意見)

  4)監理通知

  5)監理指令

  6)工程支付簽認單

  7) 項目備忘錄

  8) 項目結束總結報告

  9) 其它(會議紀要、工作規範、說明文件)。等等。

  3.監理的對象內容

  就機構對象而言,監理對象自然主要是承建方以及信息系統建設所涉及的各參與方。當監理方受政府信息化主管部門委託時,項目的用戶方也屬於監理對象。

  就內容而言,監理既應涵蓋技術開發層面,又要針對項目管理,兩方面相輔相成,缺一不可。通常監理方傾向於關注承建中的技術開發情況,忽略對項目管理方面的監督和管理。經驗表明,如果項目管理不配套,監理方對承建方技術開發領域的建議和要求就不能保證得以實現,從而不能實現對項目的控制。監理方可以對某一方案提出事前否決,然而否決之後怎麼辦呢?由此可見,監理方對技術開發和項目管理的關注應該是並重的。當然,監理方並不能代替甲乙方進行項目管理。

  3.1 與甲方的關係處理

  由於是甲方(往往就是業主)請監理公司來做監理,因此它是監理公司的上帝。監理公司應時刻牢記自己是在給甲方提供監理服務,所有工作的出發點都應是甲方的利益以及項目的成功。

  與甲方的關係必須緊密而友善,這是監理工作能夠正常開展的前提。但同時,必須注意到一個事實:甲方的某個或某些業務人員的觀點並不一定代表甲方的利益,這也正是「明智的甲方高層領導會要求監理方對甲方行為也進行監理」的道理所在。所以,監理方與甲方的關係尤其是私人關係又必須有所超脫,在遇到具體問題監理方必須要保證公正、公平,要有自己的看法與原則。

  3.2 與乙方即承建方的關係處理

  信息系統工程監理的本質都是一種管理工作。管理對象的配合是所有管理工作成功的必備要素。如果沒有承建方的配合,監理工作將很難開展起來。

  但是這樣就涉及到了一個尺度的把握,關係既要密切又要有所超脫。很顯然,要做到既讓甲方感覺到監理的價值又讓承建方感覺監理不僅不是添亂而且能幫助解決實際問題,即兩邊都能認同監理的價值又能保證項目順利的進行是一件很困難的事情。但它也可能比較簡單地得以實現,那就是充分領會並遵守監理領域裡的「守法、誠信、公正、科學」的八字原則。

  3.3 技術問題的監理介入方法

  由於在一個具體項目中,監理方不可能配備與承建方同樣多的人手,所以工作中就必須有所側重,有所為有所不為,可以概括成一句話:抓大放小。尤其在技術問題上,監理方通常不適合在具體細節上與承建方糾纏。

  比如一個應用系統的開發,監理方應該做的是:

  檢查承建方的開發管理規範與質量控制體系是否符合要求

  確保承建方依照這些規範和體系進行開發

  對成果進行驗收測試,而不是去與承建方的系統分析員討論資料庫表的欄位設置或者與程序員探討一段代碼應如何編寫。

  3.4 分包商的關係協調策略

  在一個大型信息系統工程項目的建設中,承建方可能有多個,比如硬體提供商、軟體開發商、系統集成商等,或者存有一定的層次結構如總包商、分包商等。

  對於前者,監理方工作的難度要增大不少,關係與利益的協調工作就更加凸顯其重要。

  對於後者,監理方應切記不要輕易越權管理,對分包商的監督與管理應當由總包商來負責,監理方對項目的監督管理工作的介面是總包商,一般不涉及分包商,除非有明確約定。

  因而,通過上述討論,對監理方的角色定位應是:獨立於甲方和乙方(即承建方)的第三方,但是站在甲方的立場上。監理方受甲方的領導,它不直接對工程行使決定權。

  二、監理的功能定位

  作為甲方,在確定監理機構的同時,對監理機構的定位也必須明確。這對監理機構正確處理與甲方和乙方即承建方的關係至為關鍵。通過上述討論,已初步明確了監理方的角色定位。那麼,監理方在日常工作中又應如何定位呢?

  其實,監理過程本質上是一種信息交互的過程,其目的是將問題發現在早期階段。一個信息系統的建設往往是一種涉及多種學科、多種技術的複雜的系統,因而,監理過程也是一種團隊工作,為了使信息系統工程能真正地達到信息建設目標,必須通過團隊努力使這些學科與技術協調一致地工作。

  在信息系統建設過程中,作為監理方,主要應通過發揮監督、控制、協調和建議等方面的作用,確保項目實現質量、進度和成本三個方面的控制目標,作為甲方授權的代表,監理方是甲方的助手,輔助甲方來對項目進行控制和管理。所以,監理的功能定位應是:發現並預警問題,推動問題的解決。

  因而,監理方應在信息系統建設的每個階段,應根據其科學的工作方法和監理經驗安排各種監理活動,監督系統建設的各個階段實施過程的狀況。監理方的日常工作是監理方在項目執行過程中最主要的監理活動。通過這些日常的監理活動及時發現系統建設中存在的問題,並加以分析研究。通過監理交流機制及時向甲方彙報,同時提出監理方對上述問題的評估意見和解決方法的建議,使甲方能及時了解實際建設狀況,對建設中出現的問題能有客觀的認識,並能採取相應的應對措施。監理方還應在甲方授權的情況下直接向用戶方和(或)承建方提出合理化建議。
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