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備用金(國際上也稱暫定金額)是企業、機關、事業單位或其他經濟組織等撥付給非獨立核算的內部單位或工作人員備作差旅費、零星採購、零星開支等用的款項。

1介紹

備用金(petty cash) 應指定專人負責管理,按照規定用途使用,不得轉借給他人或挪作他用。預支備作差旅費、零星採購等用的備用金,一般按估計需用數額領取,支用后一次報銷,多退少補。前賬未清,不得繼續預支。對於零星開支用的備用金,可實行定額備用金制度,即由指定的備用金負責人按照規定的數額領取,支用后按規定手續報銷,補足原定額。實行定額備用金制度的單位,備用金領用部門支用備用金后,應根據各種費用憑證編製費用明細表,定期向財會部門報銷,領回所支用的備用金。對於預支的備用金,撥付時可記入「備用金」(或「其他應收款」)科目的借方;報銷和收回餘款時記入該科目的貸方。在實行定額備用金制度的單位,除撥付、增加或減少備用金定額時通過「備用金」科目核算外,日常支用報銷補足定額時,都無須通過該科目而將支用數直接記入有關成本類科目、費用類科目。

2核定

預算單位為辦理日常零星開支,需要保持一定數量的庫存備用金,一般不超過3~5天零星支付所需現金。各預算單位應根據本單位的業務量、規模大小及零星開支情況提出備用金額度申請,支付中心依據預算單位的申請及具體業務情況審定備用金額度,並簽訂備用金管理責任書。

3使用範圍

備用金主要用於小額零星報銷費用支出,其使用範圍為:除工資統發項目外的國家規定對個人的其他支出;出差人員必須隨身攜帶的差旅費;其他確需支付現金的支出等。

4管理

借支
1、企業各部門填制「備用金借款單」,一方面財務部門核定其零星開支便於管理;另一方面,憑此單據支給現金。
2、各部門零星備用金,一般不得超過規定數額,若遇特殊需要應由企業部門經理核准。
3、各部門零星備用金借支應將取得的正式發票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中,沖轉借支款或補充備用金。
定額
(一)定額管理
定額管理是指按用款部門的實際需要,核定備用金定額,並按定額撥付現金的管理辦法。用款部門按規定的開支範圍支用備用金后,憑有關支出憑證向財會部門報銷,財會部門如數付給現金,使備用金仍與定額保持一致。一般對用於費用開支的小額備用金,實行定額管理的辦法;對用於銷售找零用的備用金,按營業櫃組核定定額,並撥給現金。各櫃組可從銷貨款中經常保留核定的找零款,不存在支出和報銷的問題。

非定額

(二)非定額管理
非定額管理是指用款部門根據實際需要向財會部門領款的管理辦法。在憑有關支出憑證向財會部門報銷時,作為減少備用金處理,直到用完為止。如需補充備用金,再另行辦理撥款和領款手續。對用於收購農副產品的備用金,在集中收購旺季時一般採用非定額管理的辦法,在淡季零星收購時則採用定額管理的辦法,實行交貨補款。
總而言之,無論實行哪種管理辦法,都要建立健全備用金的領用、保管和報銷等手續制度,並指定專人負責經管備用金。經管人員發生變動時,必須辦理交接手續,以明確經濟責任。
備用金的核算,可在「其他應收款」賬戶內核算,也可單獨設置「備用金」賬戶。它屬於資產類賬戶,借方登記增加數,貸方登記減少數,餘額表示庫存的備用金數額,並按照領用單位或個人設明細分類賬戶核算。

5舉例說明

例:某商業企業的儲運部門發生與備用金有關的經濟業務如下:
(1)按定額管理核算:
借:其他應收款——備用金——儲運部門 500
貸:庫存現金500
(2)按非定額管理核算:
借:其他應收款——備用金——儲運部門 500
貸:庫存現金 500
2.儲運部門報銷運費250元。
(1)按定額管理核算:
借:管理費用——運費 250
貸:庫存現金250
(2)按非定額管理核算:
借:管理費用——運費 250
貸:其他應收款——備用金——儲運部門 250
3.儲運部門將備用金的餘額交回財會部門。
(1)按定額管理核算:
借:庫存現金500
貸:其他應收款——備用金——儲運部門 500
(2)按非定額管理核算:
借:庫存現金250
貸:其他應收款——備用金——儲運部門 250

6管理制度

1.設置批准制度
對哪些部門、哪些業務實施備用金管理,應建立一個規範的申請、批准制度。
2.定額管理制度
對批准使用備用金的部門,必須根據需要事先核定一個科學合理的備用金定額。
3.日常管理責任制度
使用部門必須對備用金指定專人管理,並明確管理人員必須執行的現金管理制度、按規定的使用範圍和開支許可權使用、接受財會部門的管理及定期報帳等各項責任制度。
4.清查盤點制度
財會部門必須對備用金建立定期與不定期相結合的清查盤點,防止挪用或濫用,保證備用金的安全完整。
5.審查入帳制度
對備用金使用部門報銷的所有票據,財會部門都要象對其他原始憑證一樣,進行嚴格的審核後方能付款記賬。

7其他信息

未到期責任備用金是指在會計年度決算時,將保險責任尚未滿期的,應屬於下一年度的部分保險費提存出來所形成的準備金。未到期責任準備金應在會計年度決算時一次計算提取,提取的計算方法有年平均估演算法、季平均估演算法和月平均估演算法。《保險法》規定,除人壽保險業務外,未到期責任準備金應當從當年自留保險費中提取;提取和結轉的數額,應當相當於當年自留保費的50%,人壽保險業務的未到期責任準備金應當按照有效的人壽保險單的全部凈值提取。
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