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企業內容管理。隨著IT應用的深入普及,各行各業都積累了大量的信息資源。科學管理和合理開發這些內部和外部信息資源已經成為企業正確決策、增強競爭力的關鍵。最近一項A.T.Kearney研究指出,"缺乏有效發布能力的數字內容每年會花費公司7500 億美元,因為知識型僱員將時間浪費在尋找和獲取完成他們的工作所需要的信息上。"在一些諸如政府、電信、金融、媒體等以內容為其主要核心業務的行業中,內容和應用程序代碼已成為關鍵性資產。

企業內容管理

出自 MBA智庫百科 (http://wiki.mbalib.com)

1 內容管理 -企業內容管理產生的背景

隨著IT應用的深入普及,各行各業都積累了大量的信息資源。科學管理和合理開發這些內部和外部信息資源已經成為企業正確決策、增強競爭力的關鍵。最近一項A.T.Kearney研究指出,"缺乏有效發布能力的數字內容每年會花費公司7500 億美元,因為知識型僱員將時間浪費在尋找和獲取完成他們的工作所需要的信息上。"在一些諸如政府、電信、金融、媒體等以內容為其主要核心業務的行業中,內容和應用程序代碼已成為關鍵性資產。因此,要增強自身的全球競爭力,他們就必須將內容轉化為推動商業成功的資產。 與此同時,所有行業也都面臨著管理各種格式的信息的挑戰。客戶對數據管理的需求已經超出了傳統數據管理的概念。研究部門調查發現,在企業存儲的大量數據中,傳統關係資料庫管理系統(RDBMS)處理的結構化數據僅占數據信息總量的15%,而全球85%的信息是非結構化的,包括紙上的文件、報告、視頻和音頻文件、照片、傳真件、信件等。如何管理這些非結構化信息,成為傳統結構化數據管理的一大難題。

2 內容管理 -什麼是企業內容管理

企業內容管理的定義

企業內容管理正是隨著數據管理的發展而為客戶提供的一種應用軟體,它管理、集成和訪問從音頻、視頻到掃描圖像的各種格式的商業信息。內容管理處理的對象範圍比傳統關係資料庫管理系統(RDBMS)處理的結構化數據更廣,除了一般文字、文檔、多媒體、流媒體外,還包括Web網頁、廣告、程序(如JavaScript)、軟體等一切數字資產(Digital Asset),即所有結構化的數據和非結構化的文檔。內容管理解決方案重點解決各種非結構化或半結構化的數字資源的採集、管理、利用、傳遞和增值,並集成到結構化數據的信息系統中,如ERP、CRM等,從而為這些應用系統提供更加廣泛的數據來源。

「內容」和「內容管理」

「內容」一詞,源於出版媒體業,書報雜誌、唱片影帶里的創作,叫做內容,所以早期的內容管理CM(Content Management),偏向出版產品的管理,以儲存、流程、元數據(Metadata)為要件來製作系統。儲存多以關連式資料庫的方式,也有的以一般數據文件方式儲存,或者是根據需要兩種並存。內容從製作編輯到成品儲存,都需經過或多或少的加工過程,有的是單線的簡單流程,有的是分叉多線的并行操作,各種流程不同、相差甚遠。至於元數據,是對內容的描述,如作者、日期、關鍵詞、媒體種類、版權等,都以XML標記的方式記錄,來達到跨媒體出版與個人化出版的目標。 內容管理在幾年前,還是一個通稱,因為還沒有任何單一的系統,能適用於所有出版媒體內容的管理。各種內容雖然在數字化之後都是電子數據,應可用數字管理方式來處理,但在應用的層面上,卻複雜得多。內容從製作、分送、到儲存,生命周期的每一階段,在處理上都有不同的需求。所以,這時的內容管理系統,是以個別出版媒體為主的。

「內容」的範圍不斷擴大

隨著網路的普遍使用,企業內部信息的流通加速、文案與資料數量增加,象電子郵件、從Lotus Notes來的資料、網上討論、實時簡訊、Office文案,甚至是印刷資料的內容,即使不是出版媒體機構,也有加強管理這些資料的必要性。於是,「內容」就由原來的出版媒體內容,擴大成企業內部全部資料信息的內容了,同時也產生了「企業內容管理」ECM的新名詞。 ECM常被視為知識管理KM(Knowledge Management)的基礎建設,知識管理是企業由下而上、累積智能的系統方法,已有16年的歷史,雖然在技術與方法上不斷演進,但在實際應用中因投資回報不易評估,更需企業文化的配合,讓大家養成知識與人共享的意願,所以發展並不迅速。

除了前面提到與內容相關的各種管理,這一兩年,另外出現了M字頭的管理概念與系統,象客戶關係管理CRM、供應鏈管理SCM、人力資源管理HRM,以及雖沒有M但歸在一類的企業資源計劃ERP和企業網路入口EIP。這麼多的管理,所產生的信息與數據,自然更要納入企業「內容」的體系了。所以,企業的「內容」範圍越來越大。 但這麼多名詞、概念與系統,不但企業用戶弄不清楚哪一個做什麼事、與別的系統有什麼關連,就連製作推銷系統的業者,也未必區分得清楚,而且系統越發展越有重迭走勢。況且每類系統涵蓋的都不小,都打算以高投入構建一個適用全企業的大系統。但經驗告訴我們,這樣的系統太昂貴、發展太耗時,尤其是構建集中式大型資料庫,增加了系統的複雜程度,且風險也在提高。

把「內容」連起來管理

就在這時候,出現了另類的思考。如果製作一個新的系統,把上述提到的那些M放進去,則多半是由上而下的結構,也就是把下層原來運行的系統、原來分散在各處各種格式的數據,移植到上層,建立一個龐大系統,形成一個龐大的集中式數據儲存庫,這樣,工程浩大是在意料之中的。但是,一個創新的構思正好相反,是從下而上,下層的原有運行的系統與數據,不論分散在什麼地方、也不論什麼格式,都可以維持不動、繼續運行。然後用轉換的方式,把數據轉換成中性如XML的格式,作為與別的系統銜接溝通的共同語言,再由一個通道把這些系統串連起來。 概括來說內容管理,是把現有各個底層的數據,建立一個共同的目錄控管機制,各個系統處理數據的軟體,都依此目錄配送,使數據流動橫跨各系統,既不必製造一個集中的龐大資料庫,也不必更改現有系統的運行。這種模式的建立,自然較傳統的作法省時省錢,風險也大為降低。Agari(www.agari.com)的Mediaware系統即是一例。 內容管理的順暢,有賴於內容的結構化,因為只有結構化,才能對內容分類、索引、排序、搜尋。利用XML相關工具,來製作結構化的內容,正是內容管理的基礎建設。這項基礎建設,無疑是內容管理的重要程序,也是一項十分艱苦的工作,更是實時企業所需要付出的代價。

3 內容管理 -企業內容管理的效益

企業內容管理能有效率地生產、管理與發布多元化的內容,輕易滿足政府與企業內部員工與管理階層,以及外部合作廠商、客戶與企業投資者對內容的需求。在 Interwoven的客戶中,相當多的成功案例都是因為內容管理而使原有的資產增值助企業獲益。通過內容管理,政府和企業可以實現把正確、實時的內容傳遞給適當的人,並且進行最有效率的管理,藉以在信息產生后,能反覆利用,以此大幅降低花費在數據管理、查詢與檢索上的時間與成本。好的內容管理能夠有效管理不同形式、平台、伺服器的多元化內容,嚴格管理需要發布的信息,以確保信息的正確性,為企業提供一個高擴展性、低成本的文檔、多媒體、程序代碼和網站等內容平台。同時還能改善現有網站從協調開發到最後維護的流程,解決過度集中處理的瓶頸;為不同內容提供者提供各種內容輸入渠道,如Web, XML, Web Service, FTP等,提高網頁更新速度,提升內容豐富度,增進服務效率。

4 內容管理 -IBM在企業內容管理領域的優勢

在企業內容管理領域,IBM具有15年的成功經驗,一直專註於企業級應用解決方案。去年底的大概統計,IBM與超過400家應用軟體提供商和系統集成商緊密合作,面向金融、電信、製造、政府、傳媒等行業推出了豐富的ECM解決方案。截止到目前,國內外許多公司如CNN、可口可樂、國家圖書館、中行廣東分行等已經部署基於IBM的內容管理系統。」 最近基於IBM DB2 II(DB2 Information Integrator,簡稱DB2 II,即DB2信息集成器)的ECM解決方案一經推出,也立刻得到了各大行業用戶的積極關注。

不同於傳統的資料庫加文件系統的模式,IBM內容管理平台與其他內容管理產品最主要的區別就在於數據管理的聯邦技術。ECM同DB2聯邦技術(federated technology)一起,能幫助企業充分利用網上的信息,並將它在整個企業內部集成。隨著DB2 II的問世,IBM DB2已經發展成為包含DB2通用資料庫、商業智能解決方案、內容管理、DB2信息集成軟體和DB2資料庫工具五大類產品的信息管理平台。也就是說,IBM已經將DB2資料庫傳統意義上的數據管理功能上升到了信息管理功能,為實現信息的隨需應變做好了準備。

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