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內部公共關係

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內部公共關係是組織內部縱向公共關係和內部橫向公共關係的總稱。針對組織結構而言,縱向公共關係是組織機構上下級之間的關係;橫向公共關係是組織機構同級職能部門、科室、班組之間和員工之間的關係。現代組織是一個相互聯繫、相互依存的開放系統,內部關係是否融洽、團結、目標一致,決定著組織能否充滿生機,能否具有競爭優勢和發展潛力。建立良好的內部公共關係,是組織開展各類對外公共關係活動的基礎和前提。

1什麼是內部公共關係

內部公共關係是組織內部縱向公共關係和內部橫向公共關係的總稱。針對組織結構而言,縱向公共關係是組織機構上下級之間的關係;橫向公共關係是組織機構同級職能部門、科室、班組之間和員工之間的關係。現代組織是一個相互聯繫、相互依存的開放系統,內部關係是否融洽、團結、目標一致,決定著組織能否充滿生機,能否具有競爭優勢和發展潛力。建立良好的內部公共關係,是組織開展各類對外公共關係活動的基礎和前提。
組織內部的公共關係協調,是組織公共關係的重要基礎性工作。

2內部公共關係的主要內容[2]

(一)關注和協調員工的物質利益
1、 公共關係工作要為員工勞動所得的合理化提供決策信息。
2、 公共關係工作要為員工福利待遇的改善提供建議。
3、 公共關係工作要為改善勞動條件、勞動環境、勞動安全做努力。
(二)重視和滿足員工的精神需要
4、 通過公共關係活動,提高員工在組織中的地位,增強他們的責任感。
5、 通過公共關係活動,發現和開發人才,提高員工的自信心。
6、 通過公共關係活動,促進組織內部團結,增強員工的自豪感。
(三)協助和貫徹員工的思想教育
在新的歷史條件下,應將思想教育工作和公共關係活動緊密結合起來,求得組織內部的團結氣氛。
當代組織思想政治教育的基本方法可以概括為:灌輸、轉變、調節、激勵八個字。

3內部公共關係活動方式[2]

國內外一般的組織內部的公共關係活動方式或手段有下列幾種:
(一)組織自辦報紙、刊物
(二)組織的牆報、黑板報
(三)組織內部廣播系統
(四)組織自設閉路電視
(五)員工手冊
(六)各類座談會
(七)合理化建議制度
(八)意見箱、意見薄
(九)集體活動
(十)展覽與陳列

4內部公共關係目標[1]

關係是利益的聯盟體,位於同一經濟組織,內部公共關係的利益嫁接在共同的目標基礎之上。相對於企業這一關係主體而言,內部公共關係的目標是:團結內部公眾、維護組織利益、激勵員工進取、不斷創造效益,凝聚內部公眾為實現組織目標共同奮鬥。

5內部公共關係構成[1]

根據組織內部構成單位的劃分,一個經濟組織的內部公共關係主要由股東、員工、團體、領導者四個基本公眾組成。
1、股東
股東是按一定比例出資,享有股東會表決權和利潤分配權,並在工商部門備案登記的投資者,是企業的所有者。
2、員工
員工是指勝任各個崗位的工作人員。開展內部公共關係工作的主要任務是正確引導員工行為,充分調動員工積極性、創造性,使所有員工都能圍繞組織目標同舟共濟、不懈努力。在組織中,員工的言行舉止受動機所支配,而動機又以需求為基礎。現階段,中國組織內部員工的需求大致分為安全需求、物質需求、精神需求、價值需求等。處於不同崗位、不同生活環境的員工其需求內容、層次是不一樣的。所以,內部公共關係工作的核心是深入研究員工的需求結構,通過不斷滿足員工需求來激發員工的熱情,塑造親切、人性化的組織形象。
根據工作性質,員工可以劃分成管理人員、技術人員、操作人員三種關係。管理人員是指各業務單位和職能部門的主管。在組織中,管理人員的水平、言行舉止及管理威望對其管轄部門員工的效率、工作熱情等因素產生直接的影響。管理人員往往期望值較高,掌握著組織大量的信息和資源,在組織、集體之間交流、溝通最為頻繁,而且比其它員工更為關心組織的前途、利益和形象,在內部公共關係活動中佔有舉足輕重的地位;技術人員是從事專業技能崗位工作的人員,分佈在供、產、銷各個環節,是組織生存和發展的核心力量。他們獨立性很強,尊重專業技能,具有較高的創造慾望,是公共關係不可忽視的一種內部關係;操作人員是位居生產或服務第一線的作業員,占員工公眾的大多數,直接對組織的聲譽、形象、效益產生影響。他們知識水平參差不齊,性格各異,較為看重個人利益,在內部公共關係中需要花大量的時間和精力與之調和。
3、團體
組織內部的團體,是介於集體與員工個人之間,具有某些共性而集合在一起的群體,包括按職能劃分設立的部門、車間、班組等正式團體,也包括因興趣愛好、地域文化等特徵自發聯盟的非正式團體。了解各個團體的志趣、特點,明確崗位責權,加強溝通交流,協調內部關係,通過發揮團體作用,增強組織凝聚力,激發團體開拓性和創造力。同時,正確引導非團體的群體關係,豐富健康的團體活動,也是內部公共關係的一項重要任務。
4、領導者
領導者是以處理決策性事務為主要職責的組織代表。他們在組織中處於特殊地位,對內部公共關係的工作效率和效果起著最為直接的影響。要求領導者具有強烈的公共關係意識,善於採取有利於公共關係推進的領導方法(比如:注重收集員工意見,建立積極進取的激勵機制,推行民主管理等),通過在組織內營造一種團結、拼搏、和諧的人文氛圍,使內部公共關係得到凝聚和升華。

6內部公共關係分類[1]

內部公共關係複雜多樣,縱橫交錯。有自然狀態和社會狀態的關係,有個體之間、群體之間的各類關係,也有個體、群體與組織之間的諸多關係。綜合概括,主要包括人際關係、權力關係、信息關係、競爭關係、利益關係五大類別。
1、人際關係
人際關係是生活、工作交往過程中,因情感、志趣或公務協作而建立起來的個體之間的人文關係。在組織內部表現為:領導者與被領導者的關係;員工同員工的關係;生產部員工同行政部員工的關係等。這是一種特殊的、隱蔽和自發形成的,以情感為紐帶的關係。
根據對內部和諧、團結的影響程度,人際關係可以分為:融合的人際關係、中性的人際關係、排斥的人際關係。融合的人際關係是內部員工志趣相投、文化習性相近、目標利益統一、交往密切融洽的一種關係環境;中性的人際關係是內部員工無爭議糾紛、交往平淡、利益責權分割明確的一種關係環境;排斥的人際關係是內部員工矛盾突出、缺乏配合、利益獨立、信息閉塞、情感遊離的一種關係環境。
內部公共關係的工作就是要根據物以類聚的人文特點,實現員工層次結構、情趣的合理搭配,營造團結、互助、榮辱與共的文化氛圍,正確引導員工對關係的認識,增強關係矛盾的調和能力,促進人際關係的融洽。
2、權力關係
權力由組織賦予,是指能直接影響他人行為的能力。一個組織的權力相對於群體而言,總是至上而下行使的。不同的組織結構會形成不同的權力關係。同時,不同領導風格形成的權力關係也有差異。
根據權力對員工的影響方式,權力關係可分為:專制式、民主式、分權式。專制式是一種集權制的行權方式,權力掌控在高層領導者手中,對員工的行為約束性強,上下級之間缺乏溝通,下級是在完全被動的條件下開展工作,管理體制呆板、低效;民主式是權力仍集中在高層領導手中,但決策層注重同下級溝通,樂意徵集員工意見,善於建立公平、積極、競爭的激勵機制,使優秀員工能獲得獎勵和晉陞的機會;分權式是按行政隸屬關係實現層層負責的行權方式。主要特點是:決策權和經營權完全分離,管理體制靈活,各職能機構都具有較大的自主權,並且獎勵分配形式多樣,能充分調動團隊的能動性、積極性。
內部公共關係的工作對權力關係影響的能力往往較弱,但可以積極向領導層建議一些有利於組織團結,提高組織效率的權力形式,以促進權力關係的和諧。
3、信息關係
在知識經濟時代,信息能開闊組織視野,吸收先進文化,融洽人文氛圍。通過信息傳遞,能為員工搭建交流的平台,促進相互了解,豐富員工情感,增強組織凝聚力。還能傳達企業文件精神,宣傳企業文化,並為企業經營決策提供依據。公關部門要善於採集、傳播信息,加強內部公眾情感溝通,緊密組織和員工關係,營造相互了解、彼此信任的關係環境。
4、競爭關係
企業在市場中面臨同行業的競爭,在一個組織中,組織內部公眾同樣存在競爭。組織內部可以因為利益、攀比、晉陞等競爭環境,形成個體之間、職能機構之間及群體之間的競爭關係。健康、積極向上的內部競爭關係能夠激發員工熱情,提高員工創造力,增強員工鬥志。但消極、嫉妒、排斥、緊張的內部競爭關係就會影響員工團結,降低協作效率,制約企業發展。企業要通過建立友愛、公平的競爭機制,引導健康的競爭心態,促進內部公眾關係和諧、進取。
5、利益關係
組織內部公眾之間是一種平等互助、榮辱與共的協作關係,同時也是無數個利益相互交融的關係。組織的利益關係由縱向、橫向兩大利益關係構成。縱向利益關係通常指國家、集體、個人三者利益主體之間形成的關係格局。橫向利益關係通常指組織內部的部門、群體、個體各層次之間形成的利益關係。
利益的平衡是實現公共關係和諧的基礎,組織要注重維護整體利益,同時要兼顧個體利益。按期、按量納稅,同時遵照「各盡所能、按勞分配「的原則,建立高效、公平、激勵的利益分配機制,讓所有利益主體都能在企業的發展中獲得收益。

7內部公共關係特徵[1]

內部公共關係建立在同一個組織群體內,具有緊密性、穩定性、可控性、逆向性四大特徵。
1、緊密性
組織內部公眾的利益相連、目標一致,並且置身在同一個工作、生活、學習環境,需要頻繁藉助信息的溝通和交流,保持合作互助的緊密關係,共同圍繞目標而不懈努力。在公共關係公眾中,內部公眾之間的關係緊密程度最高。一旦組織內部關係隔閡、疏遠,必然會因矛盾、摩擦致使組織陷入形象受損、效益低下的困境。
2、穩定性
組織內部公眾是組織環境中的成員,在一定時期和條件下,組織內部關係是穩定的。只要組織能為員工提供寬鬆、愉快,且有利益保障的工作環境,組織內部的公眾就能處處為集體利益著想,並為維護良好的組織形象獻力獻策。
3、可控性
組織內部公眾在組織管理體制設置範圍內,需要服從組織的統一調配,其行為也需要受到組織的約束。同時,圍繞共同目標,員工身上本能的自控能力,也能形成內部公共關係的可控能量。
組織要通過健全管理體制,推行計劃、預算管理,加強對員工的宣傳教育和培訓,促進員工意識、行為同組織的目標要求保持一致。
4、逆向性
良好的內部公共關係能增強員工之間的協作互助精神,提高組織的綜合效率。而組織內部排斥、敵意的公共關係,將激化組織內部矛盾,削弱組織的團體競爭力,制約組織的健康發展。

8內部公共關係功能[1]

內部公共關係是傳遞信息、促進溝通、增進員工凝聚力和協作精神的橋樑,在組織中發揮著重要的能動作用,具有導向、規範、激勵、輻射、凝聚五大主要功能。
1、導向功能
內部公共關係是一種集體關係,它依附組織群體文化而存在,反映了廣大員工的共同價值、共同利益和共同目標,組織中任何一個個體和小團體都必須融入在群體文化中,維護組織形象,為既定的目標共同努力。為此,組織要確立統一的價值觀念和行為規範,正確的引導員工的思想、行為,充分發揮公共關係的感召力,使員工的一言一行都儘可能同組織的目標、利益聯繫起來。
很多組織都在強調團隊精神、呼籲配合,但對於一個群體而言,實現配合的最有效方式是加強組織管理。在組織中,資源需要管理者去整合,否則就會群龍無首,再優秀的個體都將變得無所適從。
2、規範功能
組織內部通常由不同文化、風俗背景的群體構成,這些群體的文化、風俗大部分是自發的、分散的、非正式的、不成文的。因為意識、形態、習慣等差異,自發、分散、非正式的文化、風俗會在一定程度上形成群體幫派,影響組織團結,不利於組織資源的整合。為使員工的價值觀念、言語行為同組織目標實現的要求趨於一致,組織在尊重個人情感、文化的基礎上,需要制定一套成文的行為準則,讓員工能在彼此了解、相互融洽的公共關係環境中工作,減少摩擦、提高效率。
3、激勵功能
激勵是通過外部刺激,使個體、集體產生榮譽和進取精神的行為。為表彰先進,鼓勵開拓,使員工始終保持高昂的鬥志,組織需要通過公共關係活動,建立激勵機制,讓每個員工、每個團體的進步、成績都能受到肯定和獎賞,以誘導、激發員工啟動潛在的工作熱忱和動力,培養員工熱愛集體、爭創佳績的開拓精神。
4、輻射功能
內部公共關係活動以營造相互信賴、精誠合作、親密融洽、積極進取的人文精神,優化資源配置,提升組織形象,提高組織效益為職責。良好的內部公共關係,不僅能對組織中各個員工產生感應,起到積極的帶動作用,還能對社會公眾產生影響,提高組織在社會中的知名度和美譽度。
5、凝聚功能
內部公共關係活動能通過正確的引導和宣傳,使員工的意識、行為、目標同組織的要求、目標高度一致,並能通過營造積極、進取、團結的人文氛圍,增強員工的集體觀念,積聚組織的向心力,使組織在和諧、緊密的團體中,創造績優的經濟和社會效益。

9內部公共關係運作[1]

內部公共關係運作是組織根據內部公眾環境,建立內部公共關係,並維護內部公共關係的一系列活動,其實質是通過某些途徑,藉助一定手段對內部公眾行為、情感、心理活動有意識的引導和調節的過程。

10內部公共關係建立基礎[1]

內部公共關係對內部公眾心理、行為的引導和調節,不是靠行政的強制手段,而是需要內部公眾從知覺、感官、體念和認知上,對組織的行為、群體文化產生認同和共鳴,從而使內部公共關係向良性的健康方向持續發展。為此,內部公共關係的建立應以增加內部公眾對組織的認知、正確引導內部公眾意識行為、緊密內部公眾與組織的利益、激勵內部公眾動機四個方面為切入點。
1、增加內部公眾對組織的認知
公眾認知是指公眾從知覺、印象、記憶、想象、判斷和理解等情景上對組織形象的感受和評價。組織形象是組織表現出的某些氣質、特徵和風格,可以分為真實形象、虛擬形象、想象形象。真實形象是組織實際行為表現出的氣質、特徵和風格;虛擬形象是組織為獲取公眾好感而刻意渲染的虛幻形象;想象形象是公眾憑自我認知對組織的氣質、特徵和風格產生的印象和評價。
內部公共關係建立以內部公眾對組織的認知為前提,組織應從生活、工作、學習環境,言行舉止、價值觀、服務特色、產品技術等多方面,強化組織特色,增加組織透明度,藉助參觀、交流、研討、信息傳遞、學習宣傳等手段,向員工展示積極進取、團結互助、充滿生機的真實形象,以此增強員工對組織的了解和信賴,增進員工對組織的好感,獲得員工的認同和共鳴。尤其是對新成員應注重崗前培訓和宣傳引導,讓他們儘快熟悉組織環境,消除與老員工之間的陌生感,對組織留下良好的第一印象。
2、正確引導內部公眾意識行為
組織目標的實現需要統一員工的思想、行為。為此,內部公共關係要注重組織文化的宣傳,加強員工溝通,並應制定出系統的規則標準,藉助經濟獎懲、物質與精神激勵、輿論導向、教育培訓等手段,對內部公眾的思想和行為進行正確引導和規範,從而建立良好的工作秩序。引導內部公眾意識行為大致需經歷感應期、共鳴期、緊密期三個階段。
感應期。內部公眾加入組織的前期階段,總會保留著自我的一些思想意識和處世習慣。一旦受到組織文化的引導,就會有意識的去改變以前的行為方式,以便同組織倡導的精神、文化相融合。但若內部公眾不認可組織的文化,無法形成意識的默契,就會產生一種抵觸,不利於內部良好公共關係的建立和推行。這要求組織應宣傳、引導先進、積極、和諧的文化,減少強制手段的約束和控制。通常,組織對文化的宣傳、溝通、培訓力度越大,內部公眾感應的效果愈強烈,感應期便愈短。
共鳴期。隨著內部公眾受組織精神、文化的影響程度逐漸深入,內部公眾便開始遵從組織的規範標準,適應集體認同的行為模式,慢慢減少個人行為,將個人情感、利益、目標與組織的整體利益捆綁在一起。該期間,在保證員工同組織總體步調保持一致時,組織還需要鼓勵員工吸納新觀念、勇於創新,以避免造成思想的束縛固封了員工的創造力。不過,新觀念和創新方案都應得到組織的認可,並應在組織的統一引導進行嘗試和推廣。
緊密期。組織反覆宣揚、強化強調的行為主張,堅持按照倡導的精神、文化開展組織活動,對於員工好的行為和先進事迹及時給予肯定、表揚和獎賞,對於不良的行為及時給予批評、指正和處罰,並通過不斷補充、完善組織的行為標準,就能使員工同組織的關係日益緊密,促進內部公共關係更加融洽與和諧。
3、緊密內部公眾與組織的利益
組織是個體、團體利益的集合體,內部公共關係在維護組織利益的基礎上,還必須通過明確責、權、利關係,兼顧個體、團體的利益,實現利益的互動。
4、激勵內部公眾動機
動機是為滿足物質、興趣、意願、期望、信念等一定程度的需要而採取的行為。為了提高內部公眾的積極性、創造力,圍繞員工需要動機,組織可以採取民主管理、精神獎勵、物質獎勵等多種激勵方式來激發員工熱情,力求達到有效的激勵效應,比如:評選先進、樹立榜樣、召開座談會、發放獎金、培訓、晉陞等。激勵內部公眾必須儘可能確保公平公正,避免違背激勵的原則引發內部矛盾。

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