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內部控制制度

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內部控制制度,是一個單位為了保護其資產的安全完整,保證其經營活動符合國家法律、法規和內部規章要求,提高經營管理效率,防止舞弊,控制風險等目的,而在單位內部採取的一系列相互聯繫、相互制約的制度和方法。從《會計法》規定的單位內部會計監督制度的內容看,其本質是一種內部控制制度,或者說是吸收和借鑒了內部控制制度的基本精神和內容。

1 內部控制制度 -簡介

一、概念及目的

所謂內部控制,是指由企業董事會、管理者和其他員工實施的,為保證財務報告的可靠性、經營的效率效果以及現行法規的遵循等目的而提供合理保證的過程。內部控制涉及企業生產經營的控制環境、風險評估、監督決策、資訊與傳遞以及自我檢測等方面,從總體上透視了企業生產的各個環節。其有效實施無疑會促使企業生產管理登上一個新台階,促進企業經營流程的合理化和正規化。

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內部控制的目的是指內部控制想要達到目標,大致包括:第一,保護企業資產的安全、完整及對其的有效使用。第二,保證會計資訊及其他各種管理資訊的存在、可靠和及時提供。第三,保證企業制定的各項管理方針、制度和措施的貫徹執行。第四,盡量壓縮、控制成本、費用,減少不必要的成本、費用,以求企業達到更大的盈利目標。第五,預防和控制且儘早儘快查明各種錯誤和弊端,以及及時、準確地制定和採取糾正措施。第六,保證企業各項生產和經營活動有秩序有效地進行。

二、主要問題

中國大型國有企事業單位一般都在一定程度、一定範圍建立了內部控制制度,基本業務如內部管理可以說是有章可循。但還有相當一部分企業未意識到內部控制的重要性,對內部控制存在許多誤解,甚至概念模糊,治理結構先天不足,再加上內部控制固有的局限性,使企業內部控制薄弱,經濟業務隨意性大,缺乏有效的監督機制。主要表現在:業務決策人員與經辦人員沒有很好地分離制約、存在業務授權(管理職能)、業務執行(保管職能)、業務記錄(會計職能)、業績檢查(監督職能)相容現象;重大事項的決策和執行沒有很好地分離制約,存在無標準操作現象;財產清查沒有制度,「家底」不明確;內部審計沒有制度,該設的內審機構不設,該配的內審人員不配等,使得管理力度層層遞減,管理效應層層弱化,從而造成企業競爭力降低,經濟效益下滑。

2 內部控制制度 -必要性

企業內部控制制度劃分為內部管理控制制度與內部會計控制制度兩大類。

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內部管理控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內部控制。例如,企業單位的內部人事管理、技術管理等,就屬於內部管理控制。內部會計控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內部控制。例如,由無權經管現金和簽發支票的第三者每月編製銀行存款調節表,就是一種內部會計控制,通過這種控制,可提高現金交易的會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性。企業單位制定內部控制制度的基本目的在於:保證組織機構經濟活動的正常運轉,保護企業資產的安全、完整與有效運用,提高經濟核算(包括會計核算、統計核算和業務核算)的正確性與可靠性,推動與考核企業單位各項方針、政策的貫徹執行,評價企業的經濟效益,提高企業經營管理水平。尤其需要指出的是,企業財務管理系統電算化已經普及,但計算機信息失控、破壞情況日趨嚴重,從而造成責任不明、相互推卸等問題,其關鍵在於計算機核算軟體存在著密碼缺乏牽制性,常用的密碼設置方法已不適應電算化會計信息系統的管理和發展,所以財務管理電算化應提高會計信息的保密程度,避免信息泄漏及對實體信息破壞。內部控制貫穿於企業經營管理活動的各個方面,只要企業存在經濟活動和經營管理,就需要加強內部控制,建立相應的內部控制制度

3 內部控制制度 -規範內容

企業在遵守會計準則的基礎上,應以本單位會計工作實際出發,建立健全和強化自身合理的會計政策和會計控制制度。對這些會計政策和會計控制制度,應作出書面文字規定,這樣,不僅有利於企業有關人員了解處理日常會計事項的政策和方法,也有利於企業會計政策的前後連貫。

1.明確規定處理各種經濟業務的職責分工和程序方法

企業要健全和強化內部組織機構,它是企業經濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎,其核心問題是合理的職責分工。在一般情況下,處理每項經濟業務的全過程,或者在全過程的某幾個重要環節都規定要由兩個部門或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責,起到相互控制的作用。如匯出一筆採購貨款,規定要由採購經辦人填寫請款單,供應計劃員(或供應部門負責人)審查請款數額、內容及收款單位是否符合合同和計劃,會計員審核請款單的內容並核對採購預算后編製付款憑證,最後由出納員憑手續完整的付款憑證辦理匯款結算(出納員開出匯款結算憑證,還要通過會計員審核),前後須經四人分工負責處理。而採購匯款的報帳業務,則規定要經過採購經辦人填寫報帳單,貨物提運人員提貨,倉庫保管員驗收數量,檢查員驗收質量,以及會計員審核發票、帳單及驗收憑證,編製轉帳憑證報銷。2.明確資產記錄與保管的分工

規定管錢、管物、管帳人員的相互制約關係,旨在保護資產的安全完整。如出納員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作;銀行票據的簽發印鑒,必須有兩人分別掌管;向銀行提取較大數額現金時,必須由兩人以上,對領款、點驗安全入庫的全過程共同負責;倉庫材料明細帳要設專人稽核或另設記帳員記帳;管錢、管物、管帳人員因故離開工作崗位或調動工作時,規定要由主管負責人指定專人代理或接替,並監督辦理必要的交接手續或正式移交清單。現金收付的複核制,物資收發的復秤制、復點制等,也都是防錯防弊的內部控制制度。

3.明確規定保證會計憑證和會計記錄的完整性和正確性要求

如對各種自製原始憑證,在格式、份數、編號、傳遞程序、各聯的用途、有關負責人和經辦人簽章、明細數同合計數及大小寫數字一致等方面作出規定;對各種帳簿記錄,要求帳證的一致或保持一定統馭關係的規定;還有會計核算中規定的雙線核對、餘額明細核對、各種報表相關數字核對,以及由此而規定的內部稽核制度等。

4.明確規定建立財產清查盤點制度如為了保證財產物資的安全和完整,除規定物資保管員對每項物資進行收付后,都要實行永續盤存辦法核對庫存帳實外,還要規定財產物資的局部清查和全面清查制度,以保證帳卡物相符或及時處理髮生的差錯。又如現金出納員除規定每日下班前要結帳清點庫存現金,遇有差錯要及時報告外,會計主管人員還有經常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現金及金庫管理情況的責任。

5.明確規定計算機財務管理系統操作許可權和控制方法

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(1)計算機代替手工填制記帳憑證是相當容易的,並且比手工製作的憑證更規範、效率更高。但是難以給查帳和審計工作提供可靠的依據。為了解決這一矛盾,可以先由計算機填制輸出記帳憑證,然後由有關經辦人確認后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行帳務處理。設置主輔操作員進行兩次輸入,僅僅是為了防止數據輸入時錯誤,對於原始憑證與記帳憑證中的差錯卻無法校正,連事後控制的作用也發揮不了。因此,可直接由主辦會計根據審核無誤的原始憑證操作計算機製作記帳憑證,並將數據存入一個臨時資料庫中,以便調出修改。同時應對輸出的記帳憑證確認后簽名或蓋章,然後交稽核員稽核。對於審核無誤的記帳憑證,稽核員交出納進行收、付款,並操作計算機將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數據轉入正式數據存中,以便進行帳務處理。

(2)電算化可以大大提高會計工作效率和會計工作的水平。但是,不能以此代替原手工會汁處理中已建立起來的內部控制制度和管理制度,同時,還應加強對電算化系統的管理,這是會計系統安全、正常運行的前提。要明確系統管理人員、維護人員不得兼任出納、會計工作,任何人不得利用工具軟體直接對資料庫進行操作。程序設計人員還應對資料庫採用加密技術進行處理,嚴格按會計電算化系統的設計要求配置人員,健全數據輸入、修改、審核的內部控制制度,保障系統設計的處理流程不走樣變型。

(3)對會計電算化進行內部控制,主要是對存取許可權進行控制。設多級安全保密措施,系統密匙的源代碼和目的代碼,應置於嚴格保密之下,從計算機系統處理方面對信息提供保護,通過用戶密碼口令的檢查,來識別操作者的許可權;利用數值項防用戶利合法查詢推出該用戶不應了解的數據。操作許可權(密級)的分配,應由財務負責人統一專管,以達到相互控制的目的,明確各自的責任.。建立和評價內部控制制度的原則。

4 內部控制制度 -執行措施

1.企業必須重視對內部控制制度管理人員的選用。內部控制制度設計得再完善,若沒有稱職的人員來執行,也不能發揮作用。企業的用人政策直接影響著企業能否吸收有較高能力的人員來執行內部控制制度。要杜絕帳戶設置不合理、記錄不真實的情況,充分發揮會計控制制度的職能作用,則必須重視對內部控制制度管理人員的選用和培訓,提高財會人員的素質,定期進行考評,獎優罰劣。

2.企業必須發揮內部審計機構的作用

內部審計機構是強化內部控制制度的一項基本措施,內部審計工作的職責不僅包括審核會計帳目,還包括稽查、評價內部控制制度是否完善和企業內各組織機構執行指定職能的效率,並向企業最高管理部門提出報告,從而保證企業的內部控制制度更加完善嚴密。

3.應發揮國家審計機關、部門審計機構的權威性和監督作用

定期或不定期的對企業內部控制制度進行評價,以杜絕企業管理部門負責人濫用職權所造成的內部控制制度形同虛設的情況。

5 內部控制制度 -評價原則

1.要起到既有防錯防弊,又有促進經營管理效果的作用;

2.要起到事前預防和能在事中或事後及時發現工作漏洞的作用;

3.要在認真總結、科學分析的基礎上,設計手續安全度、業務分工合理的制約方法,切忌過於繁瑣;

4.要根據情況的變化和出現的問題(如電算化管理)對相應的內部控制制度作出及時修正或建立新的內部控制制度。

6 內部控制制度 -相關詞條

財務管理財務檢查財務公司財務欺詐財務諮詢財務結構
財務風險財務總監產權比率財務信息存貨舞弊成本分配
財政赤字財務資源財務政策籌資渠道財務診斷財政監督
財務預測財務外包財務治理成本企劃財務資源籌資風險
財務困境存貨投資財務預警財務異化財務契約財務預算

7 內部控制制度 -參考資料

[1] 日正財務諮詢 http://www.china-sunrise.cn/html/cwzw/cwgl/200804/17-7362.html

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