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報表是企業管理的基本措施和途徑,是企業的基本業務要求,也是實施 BI 戰略的基礎。報表可以幫助企業訪問、格式化數據,並把數據信息以可靠和安全的方式呈現給使用者。深入洞察企業運營狀況,是企業發展的強大驅動力。

1 報表 -報表的概念

簡單的說:報表就是用表格、圖表等格式來動態顯示數據,可以用公式表示為:

「報表=多樣的格式+動態的數據」

2 報表 -報表的由來

在沒有計算機以前,人們利用紙和筆來記錄數據,比如:民間常常說的豆腐帳,就是賣豆腐的每天將自己的賣出的豆腐記在一個本子上,然後每月都要匯總算算。這種情況下,報表數據和報表格式是緊密結合在一起的,都在同一個本子上。數據也只能有一種幾乎只有記帳的人才能理解的表現形式,且這種形式難於修改。

當計算機出現之後,人們利用計算機處理數據和界面設計的功能來生成、展示報表。計算機上的報表的主要特點是數據動態化,格式多樣化,並且實現報表數據和報表格式的完全分離,用戶可以只修改數據,或者只修改格式。

3 報表 -與Excel、Word、資料庫軟體等的區別

EXCEL、WORD等編輯軟體:它們可以做出很複雜的報表格式,但是由於它們沒有定義專門的報表結構來動態的載入報表數據,所有這類軟體中的數據都是已經定義好的,靜態的,不能動態變化的。它們沒有辦法實現報表軟體的「數據動態化」特性。
 
資料庫軟體:它們可以擁有動態變化的數據,但是這類軟體一般只會提供,最簡單的表格形式來顯示數據。它們沒有實現報表軟體的"格式多樣化"的特性。
 
報表軟體,它們需要有專門的報表結構來動態的載入數據,同時也能夠實現報表格式的多樣化。

4 報表 -報表工具的種類

根據報表的繪製方式,報表工具大致可以分為SQL畫布方式,Cell單元格方式和兩者結合型:
 
SQL畫布方式報表工具的特點是將報表水平分割成若干個區域,在各個區域上放置報表組件,報表組件位置可以是任意的,各組件可以互相重疊。畫布式報表工具的優點 是可以做到可視化數據綁定,組件位置自由。缺點是插入列、組件對齊困難,畫表格線經常出現線與線之間的錯開現象。這種報表只是很好的解決了"報"的問題, 但對於"表"的問題依然存在。比較著名的畫布式報表工具主要有CrystalReport、FastReport等。 
 
CELL單元格式報表工具,是將報表看作是由一系列連續的單元格組成的區域。要改變報表組件(一般是文本或圖形)的位置,只能通過改變行高列寬方式進行,組件之間 不能重疊,單元格可以合併。單元格式報表工具的優點是畫線,插入列,多行列標題繪製非常方便,但格子中的動態數據綁定,往往需要手寫公式來進行。這種報表 只是很好的解決了"表"的問題,但對於"報"的問題依然存在。F1BOOK是一款比較著名的單元格式報表工具。 
 
兩者結合型報表工具,融合上面兩種報表工具的優點,使用戶可以可視化地動態綁定數據,也可以象Excel一樣來畫線,從而大大提高了報表設計的效率。 FineReport是屬於這種兩者結合類型的報表。
 
了解報表
現在你可以使用不同格式的報表,從海量數據中選擇過濾,整理信息,用顏色強調某些條件及嵌入公式等功能。像800APP 里其他頁面一樣,你可以快速查找所有細節。例如,在報表主頁面,只需簡單地單擊相關鏈接,就可以跳轉到一條業務機會的相關報表。
報表主頁面導航
單擊「報表」選項卡會按照文件夾分類顯示所有可用報表。800APP 提供了一系列預定義報表和文件夾(如圖15-1所示)衡量銷售業績、分析營銷計劃等等。
自定義報表不能存放在系統標準文件夾中。系統管理員可以為重要的功能區域自定義報表文件夾,它們最終會逐漸取代標準文件夾。
圖 15-1圖 15-1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
圖表15-1:標準示例報表文件夾示例
在該頁面上你可以進行以下操作:
        在自定義報告搜索欄輸入關鍵字,單擊「查找報告」返回名稱匹配的報表。
        如果系統啟動了「組編輯」功能,可以利用「報告文件夾」下拉列錶快速定位到特定文件夾。
        系統管理員可以單擊「新建文件夾」,創建文件夾存放報表。
        在右側「所有報告」和「最近報告」小標題上單擊「全部摺疊」或「全部展開」鏈接,隱藏或顯示該文件夾中的報告。
        要重新排列文檔可以單擊「所有報告」和「最近報告」右側的「重排序文檔」鏈接。
        要查看最近的報告,請點擊「最近報告」小標題,利用下拉列表設置篩選標準。
        點擊報告標題顯示報告。
報表隨機顯示出來,或者會出現一個嚮導,需要遵循嚮導重新生成報表。關於自定義報告,單擊編輯、刪除或導出鏈接來修改、刪除或導出數據到Excel。
單擊新建自定義報告按鈕,啟動報表嚮導;如果你有管理公共報告許可權,請點擊「管理報告」按鈕來組織報告。 
 顯示報表
點擊報表名稱,或用嚮導創建報表,會出現一個基於報表設置標準的頁面。例如,在「業務機會報表」和「銷售目標報表」下點擊「實時銷售預測」,會出現實時銷售預測報表頁面,如圖15-2所示。它是標準報表裡最常用的報表之一。
800APP 的報表基本分成兩到三個部分:
層次結構:在「報表選項」上方。用戶可以基於角色層次結構快速篩選顯示結果。具體請參考第十七章關於角色結構的設置內容。
報表選項:在頁面上部。你可以利用這個選項篩選表單或執行其他操作。關於報表選項的具體內容請參考15.3節。
已生成報表:即報表本身。你能訪問多少信息取決於報表結構及你的許可權。更多信息可以參考第十七章關於「分享」的內容。
在「已生成報表」中,你可以單擊列名對報表內容快速排序。
報表圖15-2
 
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