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預算報銷系統的出現是會計電算化在企業全面推動的有利補充,擴大了企業信息化的範圍,提高了內部管理層次,極大的改善了現有財務對費用控制的模式,因為,傳統的報銷方式已經不能適應企業發展的現狀和管理需求。現在預算報銷軟體的出現和十幾年財務軟體的出現一樣具有時代意義。

1傳統報銷

會計電算化在中國的發展已有十幾年的歷史,隨著信息化的進步,財務軟體系統日漸成熟穩定,廣大財務工作者對財務軟體的使用也普遍接受,大部分企事業已經把財務軟體作為工作中不可缺少的工具,就像當初會計使用算盤一樣。
如今,財務軟體的發展也推動了企業對信息化的需求不斷提高,財務軟體已經遠遠不能滿足管理的需要,其中費用支出控制就是目前企業最為關心的一個財務環節,大部分企業還是使用著傳統的手工管理方法,費用報銷一直手工操作,預算人為控制。
傳統報銷系統在管理上缺陷
1.報銷單據不規範,費用支出合理性不能控制,報銷相關規定不能及時查詢,導致出錯率較高,影響個人報銷和部門財務核算,而且效率低下,字跡模糊者更不易辨認。
2.原始單據紙質形式保存,無法查詢、匯總、做多年數據分析比較,報銷同時不能查詢歷史相關數據。
3.傳統的報銷方式不能實現遠距離填制報銷單,報銷時間容易集中,大量工作堆積在財務審核和核算,造成工作積壓,不利於工作優化
4.各級審批人在審批單據時由於時間、地點因素不能快速通過,有時在某一審批節點會停留很長時間,甚至需要報銷人員來來回回奔跑很多部門,報銷周期過長,員工抱怨,領導煩瑣。
5.如有項目或費用預算控制,傳統報銷模式只能人工同時翻看預算情況表和報銷單據,挨個查詢,在報銷業務複雜的企事業單位,此項工作嚴重的佔用了大量的時間精力。
6.財務會計需要把每次報銷業務做成財務憑證,此後記賬工作才能發揮財務軟體的優勢,但是由於報銷數量眾多,業務繁雜,還需要審核原始發票,同時需要粘貼,然後在財務系統錄入憑證,難免出錯,而且錯誤難以發現。
7.單位費用支出規則和預算制度無法強制遵守,常常因為個人因素不能很好貫徹執行,
例如前款不清,后款不借,專款專用,各項支出額度,報銷截止期限等等
8.傳統的報銷方式沒有把在途的報銷或借款業務(也就是報銷人員已經提交,但未完全審批結束的業務)納入預算體系,造成預算餘額數據和預算支出數據缺乏科學性和合理性。
以上只是一些比較容易發現而且真實存在的現象,在全額預算支出單位和大型集團企業尤為突出,採用網路報銷系統勢在必行。

2網路報銷系統

國際上一些大型集團和國內知名企業早已實行網路報銷模式,並且獲得了很好的實際效果。國內的網路報銷系統生產商中科普達也已經推出了安全、先進的預算報銷系統,並且與用友、金蝶、ORACLE等軟體結合,達到報銷業務、財務記賬一體化,極大的提高企業財務費用管理的效率。
在預算功能的應用價值
1.統一規範預算支出制度,為企業預算管理措施得以有效實施提供基礎平台,提高會計信息質量。
2.促進財務業務數據有效結合,加強部門之間信息溝通,控制費用支出合理性,嚴格執行預算情況控制,達到管理協調統一。
3.全程實時費用動態監管,掌握費用支出流向,真正實現「事前預算控制,事中財務核算,事後報表分析」。
4.提供動態的預算執行控制和預警機制,各級領導可以隨時監督執行支出情況。
在報表分析功能的應用價值
1.預算報銷系統數據實時更新,保證數據準確真實
2.多年預算數據、支出數據對比分析,趨勢分析
3.報表數據提供許可權管理,數據集中、安全。
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