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1 外協管理 -概述

  在一個製造企業中,製造產品通常會用到很多的物料,這些物料按照BOM(Bill of Material,物料清單)的說法都叫做子件。產品的子件中有些是需要採購的零件,有些是需要製造的部件,製造這些部件還需要其他的部件或原材料。

  某些企業把一些部件送到外部的協作單位去,讓他們加工好之後再拿回來使用,這種方式一般稱為「外協加工」,也有企業稱為「外加工」、「委託加工」、「委外加工」。一旦發生外協加工,就會牽涉到計劃、採購、生產調度、應付帳、成本核算等多方面的管理,如果某個外協加工具有長期性和重複性,那麼和外協單位之間進行材料及加工品的對帳也是一個比較複雜的工作。

2 外協管理 -內容

外協加工產生的原因

  有些企業選擇把某些工作送出去請別人幫忙來做。例如:同樣是製造商務車,另外一家企業它所產的商務相對高檔但產量較低,同時又考慮到它的生產工廠就在某個大型汽車廠不遠,而那個汽車廠的噴漆車間設備先進、產能富裕,因此這企業就沒有必要自己再去建一個噴漆車間,而是在白車身加工完之後送到該汽車廠的噴漆車間去進行噴漆,噴完漆再運回來自己進行總裝。那麼,噴漆就成了一個外協加工工序。

  從這個例子中可以看出,考慮投資和成本是外協加工產生的原因之一。其它常見原因有:

  • 受到自身技術或設備限制而要外協加工,技術或設備的限制包括:加工生產時必須符合特定的環保要求、非常特殊的裝置、專門的資質認證等。

  • 受到自身產能限制而要外協加工,對於某個部件來說,有些企業自己有加工能力,但是,這些產品可能存在季節性的需求波動,當某一個時間段的產量要求特別高而超出了企業自身的產能,或設備突發故障導致某段時間內無法自己加工時,企業就會選擇外協單位來幫助加工。

  • 策略性的外協加工,這是企業基於某種策略而採取的外協加工方式。例如企業為了基於確保長期供應安全,平常就經常有意識地「喂」一些加工任務給這個外協單位,使它始終保持一定的加工能力。或者有的企業想把某種自製件轉成採購件,但在轉換的初期,因為質量認證等原因不是做直接的採購,而是先把加工該部件需要的物料提供給對方,讓對方按照企業制定的技術要求去加工生產,這就是外協加工的模式。等一段時期之後,對方加工生產的質量達標了、產量穩定了,和材料供應商的協議也確定了,再讓對方自己去備料並生產,這時候,對方就從一個外協加工單位轉變成了一個採購供應商了。由於外協加工的情況是複雜的,產生的原因也是多種多樣的,不僅僅局限於以上所說的這些原因,只是,由於上面這些原因而發生的外協加工是在製造企業中比較常見的。

外協加工的分類

  ①按照外協加工的對象來區分:

  • 工序級外協,把生產中一個或幾個工序(但不是全部工序)讓某一個外協單位去加工。

  • 物品級外協,把某個自製件的全部工序都請某一個外協單位去加工,那就是物品級外協。

  ②按照外協加工在製造過程中所處的位置來區分:

  • 頭道外協,廣義理解是:一個物品有多道加工工序,其中第一個工序就要進行外協加工的。 狹義理解是:只有整個產品的第一道工序是由外協單位進行加工的才算頭道外協。在很多製造企業中談到頭道外協時,一般都是基於狹義的理解。

  • 末道外協,廣義理解是一個物品的最後一道工序是外協加工的, [2]、狹義的理解是:只有整個產品的最後一道工序是外協加工的才能算作末道外協。在很多製造企業中談到末道外協時,一般都也都是基於狹義的理解。

  • 中間外協,這是企業在發生外協加工時最常見的一種形式,除了頭道和末道之外的所有外協加工都被稱為中間外協。

  • 連續外協,指幾個外協單位之間是以「連續接力的方式」進行外協加工。有時候,連續外協採用「物品直接移動」方式,即前一個外協單位加工完后不是把物品送回企業而是直接運到下一個外協單位,在這種情況下,物料控制、帳務核對就比較容易出問題。

  ③按照外協加工對物料的需求來區分:

  • 不帶料外協,這裡所謂的不帶料,是針對外協加工單位來說的。外協加工單位不需要自己準備任何物料,只需要按照要求組織生產,及時把部件交付就可以。

  • 部分帶料外協,一般來說,加工物品需要的物料有專用和通用之分,企業不提供通用物料給外協加工單位,這是部分帶料的一種情況。另外一種是:企業只需要把一些關鍵的物料發給外協單位,其餘由外協單位自行採購,然後完成外協加工任務。

外協加工的管理重點

  追求成本最優,有些物品是企業自己也能加工的,但因為需求不穩定、產量偏小,導致自製的成本偏高,這時候可以考慮用外協加工的方法來降低成本。

  追求供應安全,有些物品自己可以加工,但是產能是有限的。為了確保有外部的加工單位可以進行外協供貨,要制定一種策略來對這些外協單位進行管理和引導,即使自身產能並沒有超出,也要適時地給外協單位喂一些任務,使它不至於輕易產生轉產的念頭。

  強化對長期合作外協單位的管理,有些物品如果偶爾幾次給某個外協單位進行加工,企業一般會比較嚴格地控制,從考察選擇到技術把關,從物料發出跟蹤到數量接收對帳,一切都會做的比較規範。但是,不少製造企業對一些有長期合作關係的外協單位在管理上就逐步鬆懈了,這需要重點關注並嚴格管理。

  盡量把複雜問題簡單化,在某些條件下企業可以把頭道外協改成採購。

  盡量採用物品級外協,這是針對企業使用了ERP系統來說的。如果有ERP系統,那麼把工序級外協轉變成物品級外協,也就是把BOM的層次分拆,把確定需要外協的東西定義成一個物品,然後從定單下達、子件發放、加工完成品的接受、外協單位現場的物料結餘等通過物品號來跟蹤,也是強化管理和控制的一個手段。

  外協加工是製造企業一個常見的業務,也是一種策略。由於製造企業五花八門、情況複雜,因此,外協加工的情況也是多種多樣的。我們對其進行分析的目的,就是儘可能地去理解這個業務,並有針對性地去尋找出強化對這個業務進行管理的方法。

3 外協管理 -外協管理辦法

  第一條 適用範圍

  (一)用於本公司人員、設備不足,生產能力負荷已達飽和時。

  (二)特殊零件無法購得現貨,也無法自制時。

  (三)協作廠商有專門性的技術,利用外協質量較佳且價格較低。

  第二條 選定方法及基準。

  (一)查方式:書面審查及實地調查(附表10.6.1)

  1.外協加工及外協製造的申請,是否符合規定,數量方面是否適宜。

  2.申請核准后,由外協管理人員判定是否有協作廠商承製,若沒有則選擇三家以上廠商的資料,填具廠商資料調查表。

  3.實地調查時,由質量管理委員會指定質量管理、生產管理、技術、外協管理等單位派員組成調查小組,但每一次不一定所有人員都要參加,要視加工或零件製造的重要性而定,將調查結果填入廠商資料調查表中。

  4.實地調查后可選定其中一家廠商試用。

  (二)審查基準

  1.質量

  2.供應能力

  3.價格

  4.管理

  選擇其中評分最高者作為適用的協作廠商。

  (三)審查流程(見有關文件)

  第三條 試用。

  當選擇最佳廠商之後,必須經過試用,待試用考核達到標準以上時,才能正式成為本公司的協作廠商。

  (一)試用合同:規定試用期為三個月,每個月要考核一次,並將結果通知試用廠商,試用合同格式如附表10.6.2。

  (二)試用考核:試用期間要對試用廠商進行考核。

  (三)試用開始時,試用廠商要將樣品送來檢查,經判定合格才能繼續大量地加工或製造。

  第四條 正式設立。

  (一)正式設立判定基準:試用考核期間的成績達70分以上者則正式判定為本公司的協作廠商。

  (二)正式合同內容:與試用合同格式相同,格式如附表10.6.2。

  第五條 外協。

  (一)負責單位:由外協管理員負責外協加工或外協製造的事務。

  (二)外協資料:外協加工或外協製造時要給試用廠商或協作廠商的資料。

  1.藍圖

  2.工程程序圖

  3.操作標準

  4.檢查標準

  5.檢驗標準

  6.材料的規格、數量

  (三)外協指導管理:

  1.使其確實按照我們的規定來加工或製造。

  2.協助其提高質量。

  3.經常聯繫協調,了解外協的進度、質量。

  4.指導教育與考核。

  (四)外協核價:

  1.數量必須要經負責的生產管理員簽證,有時可由過磅員重新核算。

  2.報廢率(抽樣測量)或報廢數的資料由質量管理部門提供。

  (五)外協督促,確使外協加工或外協製造的貨品如期交來。

  第六條 質量管理。

  (一)入廠檢驗

  1.按雙方協定的驗收標準及抽樣計劃來驗收。

  2.進料管理流程(見有關文件)。

  (二)外協質量管理和定期考核

  為使試用廠商或協作廠商供應的產品符合要求,對其必須檢查。每月巡迴檢查各協作廠商,對每個協作廠商,三個月中至少要做一次至兩次以上的檢查,對試用的廠商,三個月內要做兩次檢查。

  第七條 不良抱怨。

  (一)抱怨程序

  1.驗收的抱怨:

  (1)驗收人員將檢驗報告通知外協管理人員,並將資料存檔,作為下次驗收的依據。

  (2)外協管理人員將驗收情況通知協作廠商或試用廠商,使其針對缺陷進行改進,資料存檔,作為考核依據。

  2.生產時的抱怨:

  (1)生產中發現不良的主要原因是由於外協而發生時,製造各科組通知生產管理單位。

  (2)生產管理單位通知質量管理員再重檢外協廠商交來的半成品或零件,並通知外協管理人員,資料存檔,作為驗收依據。

  (3)外協管理員通知協作廠商,資料存檔,並作為考核的依據。

  3.尚有質量管理日常檢查抱怨及國內外客戶訴怨等。

  (二)責任分擔

  不良抱怨發生時,除要通知協作廠商或試用廠商,針對缺陷進行改進外,自身更要做好質量檢查考核管理工作,若有生產時的抱怨發生,還要依照合同內的規定罰款。

  第八條 指導教育與考核。

  (一)負責單位:有關外協的質量管理、生產管理、設計,外協管理的單位均有負責指導教育考核的責任。

  (二)進行方式:首先必須健全本廠的質量管理組織。

  1.指導教育方面

  (1)協作廠商高階層人員觀念訓練:鼓勵其接受新觀念或參加本廠召開的產品開發座談會、質量管理座談會。

  (2)協作廠商質量管理人員訓練:鼓勵其參加專業訓練,或質量管理訓練,或安排其參加本廠所舉辦的專業質量管理班,使其了解:①本廠的質量管理政策及組織。②本廠的進料驗收、製程及成品的質量管理及最後檢驗等。③本廠驗收使用何種驗收規格、儀器、量規、抽驗表以及如何判定合格。

  2.其他協助方面

  管理制度、質量管理制度的建立實施,原料管理、工作方法改善等等。

  3.考核方面

  詳見協作廠商考核及等級評定辦法。

  第九條 本規定如有其他未盡事宜,需經研討后修訂。

  廠商資料調查表

  

廠 商 資 料 調 查 及 評 分
公司名稱
負資人
調

  查

  內

  容
質量能力供應能力

  格
管理總 計
工廠地址電話
質量管理觀念及質量管理組織進料管理、製程管理材料保管、成品保管運輸檢查標準、檢驗標準等各種標準設備預防保養制度檢驗儀器的精密度及其校正設備規模、生產能力技術水準、操作方法過去供應其他公司是否按期組織制度現場管理財務狀況

  、經營情況

營業執照號碼
營業品名


員工人數管理者: 人

  操作者: 人
生產設備
備註
配分109109665510015555100


得分













填表人員: 調查人員: 調查日期:



















4 外協管理 -外協加工合同書

  ___________股份有限公司(以下簡稱甲方)

  ___________(以下簡稱乙方)

  第一條 乙方加工事項,以甲方所交付的外包加工單為憑。

  第二條 乙方須按照外包加工單所列的各項規定,如加工說明、數量、交貨日期等確實履行,準時交貨。

  第三條 乙方所交的加工品應保證為合格品,並不得有短缺或不合規格及瑕疵等情況,且經甲方驗收后,始認為合格。

  第四條 材料由_____方負責。

  第五條 若材料由甲方負責供應時,廢料率為____。

  第六條 驗收時的檢驗方法是採用?MIL_STD_105D,正常檢驗,二級檢驗水準。一次抽樣計劃,ALQ為_____,或MIL_STD_414D正常檢驗,四級檢驗水準。一般規格界限,形式______,ALQ為_____。

  第七條 乙方必須確實遵守外包加工單所規定的交貨期,或甲方外協管理員電話或書面通知調整的交貨期,若有延誤的情況以及因規格不合,質量不良,致驗收不合格而遭退貨時,乙方應依下列辦法計算違約金付予甲方,但因天災或人力不可抗拒的事故,經甲方認為屬實者,則不在此限。

  (一)過期5日內,每逾1天,按未交部分總價,處_____違約金。

  (二)繼續逾期5天以上至10天以內者,每逾1天按未交部分總價,處____ 違約金。

  (三)繼續逾期10天以上至20天以內者,每逾1天按未交部分總價處_____違約金。

  (四)繼續逾期20天以上,依違約論,不論未交部分數量,違約金以價款的一倍計算。

  第八條 通過驗收的貨品在甲方再加工時,若發現有不良品時(明顯為甲方再加工后的磨損品除外),則甲方可向乙方要求賠償或退回乙方重新加工。

  第九條 乙方送交加工品,因不良導致甲方生產線停工,其工時損失要由乙方負責,如果甲方發生非常嚴重不良後果,則甲方有權取消外包加工單。

  第十條 按期交足定貨而合格率為100%,給予總價_____獎勵金。按期交足定貨而合格率為95%,給予總價_____獎勵金。

  第十一條 試用廠商的試用期限為三個月,每月接受甲方外包質量管理檢查一次,試用期滿,視其考核評分到達70分以上者,才能正式成為甲方的加工廠商。

  第十二條 加工廠商每月接受甲方外包質量管理檢查一次,每月考核1.質量,2.交貨期,3.價格,這三項,每年總考核一次,劃分等級。

  第十三條 付款條件:乙方交來的貨品經甲方驗收合格后,甲方____。

  第十四條 乙方應找(乙方資本額二倍)殷實鋪保連帶保證乙方履行本約。

  甲 方:________(簽章)

  地 址:____________

  電 話:____________

  乙 方:________(簽章)

  乙方連帶保證人:____________

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