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中國貿易方面專用術語。

1 外貿跟單 -定義

跟單很簡單,就是做為客戶和工廠之間的橋樑做好協調管理工作,把信息即使地在兩者之間進行反饋。

2 外貿跟單 -步驟


    第1步:當業務員和客戶在網上進行溝通,確定初步意向後。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時,將樣品和相關的加工製作的要求通過打樣申請單反映出來。之後,經過業務部經理簽字,將樣品和打樣單(打樣單要複印一份,正本留自己保存)。給打樣室,打樣。

    第2步:樣品出來后通過快遞寄給客戶,注意即使向快遞詢問UPS號。

    第3步:客戶確認樣品並將樣品寄回,同時下單。

    第4步:根據回傳樣品,製做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其製作工藝流程。

    第5步:之後將合同傳給財務部簽字和老總簽字。並連同工藝流程樣品3樣物品,下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做,把品質要求,包裝要求,和備註事項,交貨日期。寫清楚。之後把訂貨單複印5份,分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。並在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書複印5份,傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部,副本自己留著。

    第6步:將合同複印2份,正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。

    第7步:即使反映工廠在生產過程中的問題,並和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議后,將結果通過工作聯繫單將變更要求傳達到生產車間。工作聯繫單正本留己,副本傳達。

    第8步:快出貨時,聯繫貨代。做報關單據。並提前寄交貨代。若生產有問題,導致不能即使出貨要提前通知貨代,以便其另做船期安排。

    第9步:若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。並將出貨通知單複印3份,傳生產-品管-出貨部。正本留己。

    第10步:即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下,則先傳副本給對方,要其付款。L/C項下,則交由財務部到銀行進行相關事項。

    第11步:到核銷單等相關單據回來后,將單據交由財務部進行結匯,辦理核銷退稅手續。

    以上所有自己保存的單據按合同和客戶編號先後順序進行分檔管理。

    以服裝跟單為例,跟單過程如下:
    一般程序如下:接受客戶指示單,分析產品來料,採購來料,製作樣品(主要下工廠了解樣品的落實情況,生產工藝適合客戶的產品要求,緊抓生產進度滿足交貨日期),發樣品給客戶認可,大貨投產。製作過程煩瑣易出錯,加工工廠會給你麻煩的,客戶也會的,要做好心理準備。

一、 工藝單

1.先對工藝單進行文字處理,翻譯成中文。

2.參照和對照往年的工藝單進行核對(主要指老客戶),研究是否有新的變化或者是有不對的地方,著重看一下有無特殊要求,工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通,如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。

3.對著工藝單進行逐項檢查:(1)首先是主料,如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色(特別注意特殊色,如麻灰);(2)輔料,包括拉鏈(是否特指,如YKK)、繩、扣、風眼、花邊、鬆緊帶、梭織布(應注意是否需要染色)、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。

4.對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式,如面料絲光、水洗、扎染等(有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料,甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示,客戶只有一個要求:效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠,但也給工廠帶來一定難度,要揣測客戶的心態,自己要主動去創新設計一些東西。在這點上,應儘快適應客戶的這種要求)。

二、 核價

認真研究完工藝單后,安排進行核價,即填寫核價單,在填寫核價單時一定要清晰、認真,經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任;建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表,以便以後核價遇到相同的面料時,可按固定的工藝去填制核價單,印、繡花價格最好也有價格一覽表。

1.核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度,主要是與染整廠溝通,落實確定后,明確面料有關資料,以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料,注意麵料的紗支與克重的對比,方便用料的核算。

2.工藝室人員進行有關工藝用量的計算,此時要對輔料情況(特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家,要對輔料的價格進一步落實好,以免大貨投產後出現價格上的差異)進行詳細解說,問明客戶哪些輔料屬於客供及印花的種類及繡花線的種類,避免遺漏,客戶有特殊要求的,更是需要特別說明。

3.生產車間對照工藝單,進行生產量及加工費的計算,由於車間是參照工藝單進行計算,好多內容僅是「紙上談兵」,因此有條件的儘可能提供樣衣,對於工藝單上或是客戶特別指示的,要一併詳細告知(最好是書面)生產部門,以便儘可能核算準確。

4.匯總資料,核算價格。由於核價員習慣於按照自己知道的資料進行核價,因此在客戶有特殊要求的時候,一定要有明確指示並做相關提醒,如面料有特殊要求(有無水洗等),輔料比較奇特,印、繡花價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里,以便以後備查。

5.報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的,報價時要註明所列輔料及印、繡花的價格,如百家好事訂單經常會指定輔料廠,而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測(客戶指定輔料,跟單員一定要注意,如果跟單員沒明確標註,跟單員要負主要責任;所有擔當學會看核價單上的資料,一定要看清楚,把經手的資料要做到心中有數;有特殊要求的,一定要告訴核價員)。 我做單證做到心力交瘁

三、備樣

一般來說,報完價后,如客戶覺得價格接近或者是可以接受,會要求安排備樣(原則上先談價格,后打樣;對新客戶原則上不備樣,備樣要收樣品費)。備樣時主要注意(備樣時關鍵在於保證交期及質量,因此我們經手的資料務必要準確,與客戶要求一致,才能保證樣品及時得到確認,避免重複返工):

(一)樣品

1.款式樣:一般來說款試樣主要是看做工的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.確認樣:作為確認樣,客戶看重的是,顏色要對,輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說,確認樣是給設計師看的,所以一定是好的和準確的,符合設計師口味的,此項工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費。

3.產前樣:一般來說是在大貨面料出來以後,為了保證大貨的準確性,,在裁剪前,做給客戶看得樣品,代表大貨水平,也是客戶對大夥的檢驗。為了生產的方便,要求產前樣必須符合客戶對大貨的一切要求,避免出現生產損失,安排起來一定要快。對於HTP訂單,大貨下來后,再安排做大貨產前樣,待產前樣確認后,進行大貨生產。HTP訂單不要求列印、繡花樣。
4.廣告樣:廣告樣一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣品,齊色齊碼,外觀效果要好,一定要起到門面作用(廣告樣必須提前安排,不能臨近再下備樣)。

5.齊色樣:此項要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對於HTP的訂單,客戶要求在工藝單下達后,安排做銷售樣,而且對於不好找的輔料可用類似或接近的代替,樣衣發走後,安排核價、報價,然後等客戶確認意見。

6.水洗樣:要保證成衣水洗尺寸,必須做好前提工作面料縮水率。

7.船樣:大多數客戶船樣要併到大貨里,如該併入大貨收費的船樣未併入大貨,跟單員應負主要責任。

(二)色樣

1.色樣,製作要好看、及時,保存要完整,一式三份:自已必須留存一份,以免以後的生產過程中,對大貨的顏色進行核對,問明客戶是在自然光還是在燈光下對色,以便及時確認。

2.紗樣。

3.布樣,如麻灰:如客戶指定麻灰色號時,可與客戶溝通直接進行大貨生產,如有客戶布樣,可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時,最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號,便於采供部門購紗。

(三)印、繡花樣

首先是要求儘可能用正確顏色的布、線打樣,特別是繡花,繡花線一定要用正確顏色,如確有難度,可以與客戶溝通,變通安排。印、繡花資料必須保證準確,如顏色搭配、花型等,要及時同客戶溝通不明確的地方,爭取縮短確認周期(印、繡花打確認樣時間:原則上從業務員將印、繡花資料轉交外協員后三日內應將確認樣轉業務員,外協員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確,確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠,對確認樣跟單員也要進行檢查,由跟單員將確認樣寄給客戶確認,客戶確認后的確認樣要及時轉生產廠,並做好交接記錄)。外協員要對以前及以後外加工的印、繡花價格等資料進行匯總,便於以後出現同類加工業務時方便查詢。

(四)輔料

由於我們的輔料開發有一定局限性,因此安排輔料時一定要儘可能廣。如同行、客戶及其它部門,在此特別指出的是網路查詢,重點是快!!光客戶要求的輔料確有一定難度時,及時與客戶協商處理意見。輔料管理員要對以前及以後採購的輔料價格等資料進行匯總,便於以後出現同類輔料時方便查詢。對於HTP的訂單,輔料多而且雜,要特別注意染色問題,如梭織布,人字帶等;還有一些輔料雖然好找,但達不到輔料廠的起訂量,工廠不願意做,本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風,因此,應在打樣時,就考慮找一些好做、好找的輔料,減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好,因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的,以後再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間:原則上從業務員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員后三日內應將確認樣寄給客戶確認。 作贏外貿單證必會的18步流程

四、合同的執行

在徵得客戶同意或簽定合同並確認客戶已執行合同后(如開L/C、電匯、預付款等),以L/C結算的,要儘快催信用證,以預付款結算的,款要及時催,以電匯結算的,風險較大,通常適用於老客戶。下達生產通知單,生產通知必須儘可能資料齊全、完備、正確,並在指令下達后落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令,並已開始執行。向生產廠要生產計劃,監督生產指令在各環節中的進行,保證其順暢。如有客戶資料未到時,要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解,做出最合理的生產計劃。

五、確認

在合同簽定后,對於擔當來說,確認工作是最重要的。在安排確認時,要掌握以下幾條原則:

a) 首先排列生產計劃,盤查確認點,首先要清點好輔料,核對好來料顏色是否一致,特別是對主、輔料的盤查,保證生產安期順利開始。

b) 監督和督促生產計劃,確認所有保證生產順利進行的有關指示,書面或實物已交待到有關部門的責任人心中,並已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達,對生產中出現的各種問題進行監督、反饋,對於生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。

c) 核對所有來物,與客戶確認意見相符一致。

d) 要注意客戶的變更,如面料顏色、合同數量,如出現變更,要在第一時間內通知生產部門,減少不必要的損失。
六、合同的跟蹤

在合同的執行過程中,要準時填報跟單表,及時給客戶報告生產進度,並要及時匯總資料,整理訂單,避免出現疏漏的地方,並及時與客戶和生產部門溝通,對出現的意外情況要及時處理,如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門採取補救措施等。

在臨近交期時,如生產過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執行時,必須事先通知客戶;當大貨生產過程中,縫製、印花、繡花等出現防礙生產順利進行時,一定要及時通知客戶(同時發樣給客戶)採取有關補救措施。

為了大貨生產能夠順利進行,首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對於客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時,除了溝通之外,還應有書面形式傳真於客戶或者把生產進度情況告訴客戶,並提醒有可能影響交期,同時,要排查生產環節中還可能存在的問題,要及時匯總情況,尤其是輔料。

品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產品進行檢驗,並出具驗貨報告單(對於發現的問題要提出整改建議和防範措施);客戶來我司驗貨時,品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨,並做好記錄。

七、出貨

根據合同的規定及與客戶協商的最後結果,及時安排出貨(HTP的客戶可能不止一個,他對於箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求,應當引起注意,並以書面形式下達給車間)。

1.出貨時間、數量、入貨時間,及時通知相關部門(根據入貨通知時間及時安排發貨,如不能保證交貨,衣時同船運公司或客戶協商處理)。

2.訂艙、報關。

3.辦理內部發貨手續。

4.船樣及相關事宜,船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。 部分單據遺失,如何處理?

八、發票的開具及貨款回收

國際業務部單證員負責外銷產品發票的開具,並負責填寫開具外銷發票的相關表格;國際業務部核算員負責內銷產品發票的開具,由跟單員負責填寫開具內銷跟單員負責內銷貨款的回收,及時督促客戶辦理,加快我司的資金周轉。對於外銷產品貨款的結算方面,信用證結算的,由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證,單證員負責對信用證的內容進行審核;電匯方式結算的,要在發貨后,及時督促客戶付款,避免壞帳損失的發生。

九、報帳

對於我部門負責的採購及加工業務,要及時與生產廠進行對帳,在業務結束確認無誤后,讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發票,並按我司相關文件規定進行及時報帳。

對於費用方面的報帳:差旅費,出差歸來后,要及時報帳,具體按公司文件執行;其他費用的報帳,力求在費用發生的當月進行報帳,避免費用跨月報帳,影響公司及部門的利潤核算。

十、資料的整理與歸檔

本部門所有人員對於自己負責的所有資料要及時進行整理並歸檔,保持桌面清潔、資料擺放有序,分配到個人的檔案櫥要及時進行整理,保持資料的整體外觀和實用性,不準亂放;對於公用部分的辦公用品等,要及時進行整理,個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放,如發現隨意亂放者,將對責任人進行處罰。

十一、產品的售後服務發票的相關表格。

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