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工具書是專供查找知識信息的文獻。它系統彙集某方面的資料,按特定方法加以編排,以供需要時查考用的文獻。

1 工具書 -簡介

工具書是供查找和檢索知識和信息用的圖書。因一般不以提供系統閱讀為目的,而是作為在需要時查考和尋檢知識使用的輔助工具,故稱工具書。工具書內容概括,信息密集,在體例結構及編排上更多地考慮到尋檢查閱的方便,是人們求知治學中不可缺少的工具。

工具書《業務員工具書》

在西方, 與「工具書」 類似的概念還有參考工具、參考源、參考資料等,但它們的範圍通常比「工具書」要寬泛得多。有人將可作為工具書使用的出版物都視為工具書。如美國工具書專家L.肖爾斯將地理資料、傳記資料、連續出版物、政府出版物、視聽資料等也列為工具書;美國工具書專家G.傑霍達和J.S.布勞那傑爾將卡片目錄、文獻指南、專著和教科書、原始出版物等也視為工具書。在中國和日本、人們習慣上把採用詞典體例編纂的工具書稱為辭書。

2 工具書 -沿革

工具書歷史悠久,是伴隨科學、文化、教育事業的進步而產生和發展起來的。中國歷代修纂的工具書數量大, 類型多, 尤以字典、書目(見目錄)、類書、政書等著稱於世。周代的《史籀》、《周譜》、《山海圖》為以後的字書、曆書、圖譜、表譜奠定了基礎。漢代的《別錄》、《七略》和《說文解字》是書目和字典的先驅。三國魏出現了首部類書《皇覽》,唐代編纂了政書《通典》,宋代則編纂了《太平御覽》、《冊府元龜》等「四大書」。元代編有《文獻通考》,明代編纂了世界上最大的類書《永樂大典》,還出現了較早的索引《兩漢書姓名韻》清代編纂了大量工具書,如《古今圖書集成》、《四庫全書總目》、《康熙字典》、《佩文韻府》、《歷代史表》及實測地圖《內府一統輿地秘圖》,並將「三通」續成「九通」。中國古代的大型工具書多由官方組織修纂,以宣揚帝王文治武功和實行思想統治為目的,「欽定」以後即不能修訂,且亡佚缺損較多。這些工具書在查考古代文化和典籍方面具有重要參考價值。鴉片戰爭以後,由於西學東漸以及學術觀念,治學方法改變,尤其是五四新文化運動以後,以實用為目的的工具書大量出版,如 《中華大字典》、《辭海》、《辭源》、《申報年鑒》、《圖書年鑒》、《中國經濟年鑒》、《全國文化機關一覽》、《期刊索引》、《日報索引》、《(生活)全國總書目》等。中華人民共和國建立以後,又編纂了《現代漢語詞典》《漢語大詞典》、《漢語大字典》《英華大詞典》《中國大百科全書》、《中國百科年鑒》、《世界知識年鑒》、《中國工商企業名錄》《中國歷史地圖集》《全國總書目》、《全國新書目》、《全國報刊索引》、《中國近代期刊篇目匯錄》、《中國叢書綜錄》、《中國地方志聯合目錄》等等。20世紀80年代,隨著國家科學文化事業的發展,中國的工具書事業有了較大發展,品種和數量都大為增加。

工具書在世界其他地區也具有較長的發展歷史。巴比倫人製作的泥板地圖、古埃及記載尼羅河泛濫及有關的天文 氣象的年曆等都是古代工具書的萌芽 古希臘、羅馬的難詞表, 經長期的演變而成為後來的辭彙 詞典。老普林尼的自然史是古代百科全書式的工具書 11~13世紀,英國皇室出版有清冊性的名錄,歐洲編纂了各種《聖經》文本的語詞索引。15世紀由於文藝復興以及活字印刷術的推廣,圖書出版事業發達,出現了國家書目、國際書目。18世紀法國狄德羅等人編纂的《百科全書, 或科學、藝術與手工藝大詞曲》,創眾人編纂巨帙工具書的先例,並在當時的啟蒙運動中起到振聾發聵的作用。19~20世紀, 因工商業的發達和科學文化交流的頻繁, 工具書編纂出版業飛速發展, 如百科全書在更多的國家出版,便捷型工具書大量產生,書目、索引除在形式和規模上發生變化以外,更加講究時效性。工具書的類型日益豐富,修訂速度加快,在信息交流和社會發展中發揮著重要作用。

3 工具書 -類型

工具書種類繁多一般常見的形式有詞典百科全書、年鑒、手冊、名錄、表譜、地圖、書目、索引等,在中國還有字典、類書、政書等類型。工具書按其內容性質可區分為綜合性工具書和專門工具書。美國工具書專家W.A.卡茨在其《參考工作導論》 (1987年第 5版) 一書中將工具書按基本性質和使用功能劃分為控制―檢索―指示線索型工具書和資料型工具書兩大類,前者指各類型的書目 索引,後者指各類型的百科全書年鑒、手冊、名錄、圖譜、傳記資料、詞典、地理資料及政府出版物等。

4 工具書 -體例結構

控制―檢索―指示線索型工具書 (如書目、 索引、 文摘)以款目為基本單元, 資料型工具書(如詞典、百科全書、年鑒等)則以條目或詞目為基本單元。工具書的主體部分即是將這些基本單元按分類、主題、字順、時序、地序或其他可檢順序排列。工具書通常還要設置參見系統,附有各種索引,以便從多角度查檢使用。每部工具書前都應有編纂說明、體例介紹等。

5 工具書 -功能

工具書是應社會廣泛的知識與信息需要而產生的。工具書旨在概括各領域的基本知識、基本數據或基本資料,向使用者提供較成熟的知識或提供相關信息。工具書都具有提供檢索或查尋的功能。一些工具書 (如百科全書) 除檢索功能外還兼有教育功能,有些工具書(如書目、索引)還可用作系統求知、深入研究的指南或入門工具。工具書編纂出版的數量、質量以及規模等可以反映一個國家、一個時代的科學、文化、教育的發展水平。   

6 工具書 -鑒別與評價

鑒別與評價工具書對於讀者以及編纂、出版者都具有重要意義。一般可從以下 6個方面對一部工具書進行鑒別與評價。①權威性,如編纂部門的學術地位、聲譽;主編的經歷和學術造詣;撰稿人的專長和學術素養;編輯的資歷和編輯水平等。②內容與收錄範圍。③編輯風格,包括客觀性、學術性、概括性和可讀性、參考文獻的質量等。④及時性,包括內容的新穎程度、修訂方式、資料更新的速度等。⑤體例,如編排特點和易檢程度,參照和索引系統的使用實效。⑥外觀,包括紙張、印刷、版面、插圖、裝幀的質量。   

7 工具書 -工具書指南

 是從使用和鑒別的角度對工具書進行研究的成果。這類圖書旨在選擇、鑒別、評價和報道工具書,內容比一般書目廣泛,編輯方式較為靈活,每類往往先講述該類工具書的共同特點和沿革,然後逐一介紹和評價。著名的工具書指南有:①美國 E.-P.希伊的《工具書指南》(1986年第10版)。該書初版為A.B.克洛格於1902年出版的《工具書研究和使用指南》,只收英文工具書,第3~6版由I.G.馬奇負責修訂擴充,增收了非英語國家的工具書,第7~8版由C.M.溫切爾主編,第9~10版則由希伊修訂, 收書1.4萬種。 該書選材精練,著錄準確,評價客觀,索引完備,是權威性的工具書指南。 ②  英國A.J. 沃爾福德主編的《參考資料指南》。1959年初版。第4 版(1980~1986)收錄英國及其他西歐國家社會科學、自然科學及應用技術領域的工具書 1.5萬多種,按《國際十進分類法》編排,提要詳細,評價客觀, 側重於新書, 但缺少對各類工具書的綜合介紹。1989年起出版第5版。③《美國工具書年鑒》,1970年起出版,報道美國新版工具書和再版工具書,每年約收書1800種,每5 年出版一次累積索引,分段出版「最佳工具書」,如《1981~1985年最佳工具書》。④中文工具書指南1949年前有何多源編的中文參考書指南(1936),收書2000多種。80年代中國出版了大批工具書簡介和教材。

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