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平行公文是一種公文文體,向同級或不相隸屬的機關、單位遞送的文件,行文關係靈活,格式靈活,分為公函和便函兩種,主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1 平行公文 -基本概念

平行公文是一種公文文體,向同級或不相隸屬的機關單位遞送的文件,即函(又叫公函)。

2 平行公文 -主要特點

下面是關於這種文體的介紹:
特點:
(一)溝通性。函對於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題,起著溝通作用,充分顯示平行文種的功能,這是其他公文所不具備的特點。

(二)靈活性。表現在兩個方面:一是行文關係靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關係的限制。二是格式靈活,除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比較靈活自便,也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版,也可以沒有文頭版,不編髮文字型大小,甚至可以不擬標題。

(三)單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點,一份函只宜寫一件事項。

3 平行公文 -基本分類

(一)按性質分,可以分為公函和便函兩種。公函用於機關單位正式的公務活動往來;便函則用於日常事務性工作的處理。便函不屬於正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標題,不用發文字型大小,只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間並加蓋公章即可。

(二)按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。  

(三)另外,從內容和用途上,還可以分為商洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請函、請示答覆事宜函,轉辦函,催辦函,報送材料函等等。

4 平行公文 -主要寫法

 
   (一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

    1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

    2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位,於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱,其後用冒號。

   (二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

    1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容,然後用「現將有關問題說明如下:」或「現將有關事項函復如下:」等過渡語轉入下文。復函的緣由部分,一般首先引敘來文的標題、發文字型大小,然後再交代根據,以說明發文的緣由。

    2、主體。這是函的核心內容部分,主要說明致函事項。函的事項部分內容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論是商洽工作,詢問和答覆問題,還是向有關主管部門請求批准事項等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬於復函,還要注意答覆事項的針對性和明確性。

   (三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批准等。

   (四)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項,選擇運用不同的結束語。如「特此函詢(商)」、「請即復函」、「特此函告」、「特此函復」等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用「此致」、「敬禮」。

   (五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

    署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。
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