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採購效率是指完成採購所投入的精力,費用和時間與所取得成果之對比。

1政府採購效率的影響因素[1]

「採購項目」因素。
採購項目是指採購人實施政府採購程序所要購置的貨物、工程和服務的具體對象,這就從客觀上決定了它對政府採購效率的影響有著直接的關係。採購項目越複雜、數量越多、技術要求越高,則花費的時間就多,其影響政府採購效率的程度就會變大。這是因為,複雜的採購項目會增加採購文件的製作時間;數量多、技術要求高的採購項目會增加評標、驗收等多道程序的時間,因而其政府採購效率就會變低;同理,採購項目越簡單、數量越少、技術要求越低,則花費的時間就相對減少,其影響政府採購效率的程度也就會變小。這就要求採購人必須實事求是地確定採購項目,而不能人為地擴大採購項目內容。在配置上不能要求越複雜越好,在數量上不能要求越多越好,在技術要求上不能要求越高越好。如,明明可確定本地區內一種現有較高配置的計算機為採購項目的,卻非要確定目前市場上剛問世,只在少數大城市可採購到的一種更高配置的計算機為採購項目,以致於延長採購時間,降低了採購效率
「採購方式」因素。
國內外政府採購的實踐告訴我們,不同的採購方式,其效率是不一樣的,在都合法合規的同等情況下,公開招標與邀請招標的時限就較長,其效率就低於競爭性談判、詢價採購、單一來源採購這三種採購方式。但須指出的是,在這裡,是從理論上純粹探討影響政府採購效率的各因素(下同,如「採購程序」因素等),我們應正確理解公開招標與邀請招標這兩種採購方式,這裡所指的涵義是應該用競爭性談判、詢價採購、單一來源採購這三種採購方式的,不能去趕時髦,硬要去實施公開招標與邀請招標這兩種採購方式,同時還有一層涵義是我們不能片面地強調效率,應實施公開招標與邀請招標的而去規避公開招標與邀請招標,所以,在實際工作中,我們應注意採用先進的採購方式,這更能顯著地提高政府採購效率。
例如,當今國內外流行的協議供貨採購方式,可從三個方面提高政府採購效率。
首先是減少重複招標,減少了許多單位的多次採購時間,多次詢價採購,最大限度地壓縮了採購環節,從而縮短了若干單位的採購時間;
其次,降低政府採購成本,極大地提高了政府採購的規模效率,實行協議供貨採購方式后,集中採購機構,不必再多次對供應商進行資格審核,多次費神地制訂招標書,多次組織招標活動;
再次,採用「協議供貨」方式,可一次簽訂合同,實行長期供貨,從而在很大程度上滿足了廣大採購人所購物品的多樣性和及時性要求。
再如,推行電子採購方式,不僅能減少30%的採購成本,而且許多環節都可以在網上直接操作,極大地提高了政府採購效率,因此,確定正確的採購方式是提高採購效率的前提和重要手段。這就要求我們:一方面要大膽創新,銳意改革,大力推行「協議供貨」、「電子採購」這些先進的政府採購方式。另一方面要在堅持合法合規的原則下,善於掌握靈活性原則,既可用邀請招標方式又可用詢價採購方式的,就採用詢價採購方式。如對於配置型號固定的項目,就可以採用詢價採購代替邀請招標,這樣一來將會節省大量時間而又能充分滿足「三公」原則,供應商、採購人都會很滿意。所以,在不違背政府採購法與具體實施方案的前提下,通過選用恰當的採購方式來提高政府採購效率,是有空間、有潛力可挖的。
「協調配合」因素。
這一點,不僅很好理解,而且十分重要。無論是從政府採購是一項系統工作來講,還是從政府採購作業像一個環環相扣的鏈條來講,都需要採購當事人和政府採購監督管理部門等方方面面的協調配合,任何一方有所缺位和不配合,都會直接影響政府採購的效率和秩序。
例如,一些採購人,以「老子」自居,看不起採購代理機構,對需要其配合的事項(確認採購文件、評審報告等),總是「千方百計找錯」,以致於一天就能配合完成的,卻用了三天甚至於五天;再如,一些採購代理機構,以 「你求我」自居,總是強調「按部就班」,不是對採購人的採購項目不能及時受理,就是對採購人提出的採購具體技術、質量和服務需求不甚了解、或理解有誤,一而三的要採購人提供這樣或那樣的資料,甚至於在相互配合中,還相互扯皮,以致於能在五天內完成編寫招標文件、發標、開標、評標、編寫評標報告等工作的,卻用了一周甚至於更長的時間。因此,加強協調配合應引起採購各方的高度重視。對政府採購監督管理部門來說,就是要優化服務,簡化手續,縮短審批時間,實行集約管理。對採購代理機構來說,就是要簡化工作程序,不斷創新工作方式。進一步優化政府採購程序,減少流轉環節和時間。對採購人來說,首先要正確認識政府採購效率的本質含義,規範自己的言行,以寬容、理解、支持的態度,配合採購代理機構做好採購工作。
其次要提高計劃性,一方面要避免臨上轎穿耳洞,用時才申請實行政府採購的現象;另一方面要避免隨意性,一會兒提出更改採購方式的要求;一會兒提出更改採購時限的要求,另一會兒又提出改動配置的要求,這些行為只能造成採購秩序的混亂,延長採購時間,不利於採購效率的提高。再次要提高主動性,避免與集中採購活動不合拍,拖長採購時間。就是要多與採購代理機構進行聯繫和溝通,從而能掌握採購代理機構舉行各類政府採購方式的時間、程序和方法等。如什麼時候舉行空調物品的招標,什麼時候舉行微機等辦公系統的招標等情況。這樣就不會發生昨天剛對10個單位採購空調進行了招標活動,你今天才申報的情形,而有可能使你前幾天就得知這方面信息,及早完善手續,送交採購代理機構,趕上這趟車,從而明顯地提高了採購效率。
「採購環境」因素。
和諧的政府採購環境,既是實行一定採購效率的有力保證,又是提高政府採購效率的重要手段。這是因為,和諧的政府採購環境,能從多方面保證和提高政府採購效率。這裡僅舉三點:
一是在和諧的採購環境下,採購各方都能目標一致,心往一處想,勁往一處使,大家都具有較高的效率意識和相互配合姿態,都能共同為著提高效率而努力;
二是在和諧的採購環境下,採購各方都能加強自身採購硬體建設,都能充分利用計算機等科技手段實施操作,使採購信息通暢、效率倍增。
三是在和諧的採購環境下,政府採購改革與部門預算、國庫集中支付等財政配套改革彼此之間聯繫緊密,相互依託,使採購項目申請,資金撥款等效率倍增。反之,混亂的採購環境只能降低採購效率,浪費寶貴的人力、物力、財力資源,不利於採購效率的提高。所以,在當前加大構建和諧政府採購環境力度,是一項刻不容緩的任務。就上述三點來說,就是要做到三個加強:
①加強政府採購宣傳工作 。要通過座談交流、新聞報道和內部簡報等多種形式,大力開展政府採購的宣傳活動,進一步提高採購各方對實行政府採購制度重大意義的認識,增強提高政府採購效率的主動性和自覺性。
②加強政府採購硬體設施建設,建立科學、完善、靈敏的計算機網路管理信息系統,重點是建立與現代政府採購相適應的網站、採購管理系統和採購支付結算系統。不斷完善供應商、諮詢專家信息及採購信息體系,並逐漸實現與其他採購網路的聯網,實現信息資源共享,從而有效縮短採購過程中部分環節的時間,不斷提高採購效率。
③加強財政配套改革,著重規範部門預算,細化採購預算,完善國庫集中支付制度。實行政府採購預算與部門預算統一布置、統一編製、統一審核、統一批複,實行採購資金網上開票、網上直付。
「採購程序」因素。
政府採購程序是制約政府採購效率的又一重要因素。我們大家都知道,只要採購程序設計稍有不盡合理,或過分強調形式上的制衡,就會造成環節多、關鍵環節考慮不周等問題,進而導致權責不明,推諉扯皮,甚至導致招標失敗,大大影響了採購效率。如在詢價採購程序設計上,《政府採購法》明確得很清楚,只有四道程序,可在實際操作中,一些採購人設計的詢價採購程序就更多,增加了一些不必要的程序,如對外地已入供應商庫管理的供應商還要進行資格審查,以及要求供應商報送樣品等,從而延長了採購時間,降低了採購效率。因此,我們要在堅持《政府採購法》等法規所規定的程序前提下,重視採購程序設計工作,要不斷完善政府採購操作程序和操作制度,合理確定採購過程中每個環節的時間節點,減少不必要的環節,使整個採購過程既合理又規範。這就要求我們:
第一、要完善政府採購程序,加強規範化管理。如對公開招標項目要召開標前會,對供應商要進行集中答疑。將評標細則納入招標文件,各項評標因素量化計分,使評標結果更加科學、客觀、公正,從而有效避免發生質疑與投訴,避免降低採購效率。
第二、明確各種政府採購方式的工作規程,並嚴格按其規程進行。第三,建立健全採購過程現場監督制度、質量控制制度、考核獎懲制度,以保證和促進政府採購效率的提高。
「組織管理」因素。
現實告訴我們,無論是進行集中採購,還是實施分散採購,都與採購當事人的組織管理有關,組織管理得好,就能有序操作,就能又好又快,促進採購效率提高,相反,組織管理得差,就會雜亂無章,就會問題百出,不僅不能按期完成採購,還有可能出現多次返工,所以組織管理也是影響政府採購效率的一個重要因素。這就要求我們:
首先要建立健全採購組織。就採購人而言,就是有條件的要建立專門採購組織,沒有條件的要建立兼職的採購組織,從而避免效率低下的 「拉郎配」採購、隨意化採購;就採購代理機構來說,就是要優化內部組織結構,從健全高效的內部工作機制上提高政府採購效率。如理順內部機構,改「小而全」 的內部機構設置格局為「一條龍」服務於項目採購的內部機構設置格局,從而有效地縮短「一次採購」在內部周轉的時間,形成「分工明確,權責分明,管理科學」 的政府採購運作機制,以促進採購效率的提高。
其次要精心組織採購。採購前,要認真準備,加強計劃的嚴肅性,以避免隨意改變採購數量、技術要求等問題的發生;採購中,要在精心設計和嚴格遵循科學程序的基礎上,加強現場指揮,加強協調配合,以有序的快節奏促進採購效率的提高。採購后,要強化採購項目的組織驗收管理。要組織以專家為主的強有力的驗收小組,按照簽訂的採購合同,逐項對設備配置、性能等情況進行驗收,這樣不僅能保證和提高驗收效率,還能充分發揮對合同履行的監督作用,確保採購項目的質量。
「採購文件製作」因素。
採購文件包括標書、評分辦法、採購合同、補充文件等,而在這些文件的製作上,無論是準備不充分,還是製作不規範、表述不清楚,內容不完整等,都會影響政府採購效率。因篇幅關係,這裡僅以標書製作為例,倘若準備不充分,就不能全面或準確理解採購人提出的採購需求,以致於使製作的標書與採購人的要求有很大出入,要重新製作;倘若標書在對供應商的資質要求,所採購物品的技術要求,價格要求,實施(指運輸、安裝、售後服務等)要求,評標要求、驗收要求的表述上不清楚,就會發生多種多樣的理解偏差,形成多種多樣的矛盾與問題,輕則修改標書,重則不是引起質疑與投訴,就是要重新招標;倘若標書內容不完整,就有可能遺漏一些實質性要求,不得不採取有關措施補救,從而拖長採購期限,降低了採購效率。
所以,人們得出這樣的結論:採購文件製作精細完備程度是提高採購效率的基礎,足見精心製作採購文件,對提高政府採購效率,是何等的重要。這就要求標書製作要全面細緻、無歧視性條款、操作性強;評分辦法製作要科學合理、緊扣標書內容,全面反映項目特點與採購人實際要求等;採購合同製作要與採購文件相一致,合同的主要條款應符合採購文件的實質性要求,應包括政府採購管理機構對政府採購合同的履行、驗收及付款等提出的特殊要求;只有這樣,採購文件製作才能合符要求,才能確保和提高政府採購效率,才能確保採購活動圓滿成功,使採購當事人滿意。
「採購人員素質」因素。
現實告訴我們,採購人員素質高低,直接決定著政府採購效率的高低。這是因為,業務素質低的從業人員容易發生差錯。如標書發放時的疏漏、資質審核不嚴、標書不蓋公章、信息發布失誤、傳真失真等,都是因從業人員粗枝大葉或業務不熟練引起的,而上述這些差錯,哪怕是細枝小節問題,都會直接影響政府採購效率,影響採購工作的順暢進行,甚至於會發生意想不到的事情(因篇幅關係,這裡不再舉例)。相反,業務素質高的從業人員,無論是是製作標書,還是對供應商進行資質審核等,都是又好又快,所以,有的採購代理機構三至五天就能組織一次採購活動,而有的集中採購機構十天或者半個月都準備不了一次採購活動。另外採購從業人員的職業道德素質、敬業心、團結協作精神、吃苦耐勞素質等也是重要指標,也制約著採購效率的方方面面,也應引起高度重視。所以,提高採購從業人員素質非常重要。
首先,要加強思想建設。要在全體從業人員中經常開展職業道德教育、法紀教育,以不斷提高從業人員的思想素質;
其次,要開展正常的業務培訓,也就是要定期組織業務培訓,要將各項技能培訓安排成若干個培訓周期,然後一期一期地組織,只有這樣,才能切實提高從業人員的業務技能;
再次,要以開展「創一流業績,爭技能第一」的活動為載體,推動業務技能學習,然後再通過開展多種項目的業務技能競賽,如開展招標書製作競賽,來促進從業人員能自覺提高業務技能;
第四,建立進修制度,將採購從業人員分期分批地送到高等學府或上一級集中採購機構或先進的集中採購機構去進修培訓,這樣幾年下來,採購從業人員的業務技能和政府採購效率就會明顯地提高。

2採購效率提高的措施

第一、縮短工作時間
預算環節將原來匯總需要一個月時間完成的,通過採用計算機或先進軟體縮短為20天或半個月。
資格審查一是改變審查方法,將原來每搞一次招標採購進行一次資格審查的方法,改為一年一次集中審查的方法;二是資源共享,利用上一級政府採購中心或周邊地區政府採購中心建立的政府採購供應商信息資料庫,凡能查詢到的,就不要再重複進行審核;三是建立政府採購供應商日常申報制度,利用平時進行資格審查。
文件製作主要在招標文件或競爭性談判文件的製作上,可以通過培養專門人才或聘請專家製作,或者由具備這方面較好專業技能的幾個人員一起操作。
評標環節一方面要選擇恰當的評標方法,可以事半功倍;另一方面要為評標做好充分準備,包括場所、電子計算機、辦公用品都準備好。
第二、優化組織結構
改「小而全」為「一條龍」即改變一些政府採購中心在內部機構設置上比較細的現狀,如有的政府採購中心設置了業務接待部門、詢價採購部門、招標採購部門、定點採購部門、辦公室、採購質量監督部門等等,這樣,一項採購業務由業務接待部門承接后,交給辦公室,辦公室匯總後再交給主任,主任再分配給相關業務科部門,不僅手續煩,而且浪費時間。
明確職能防扯皮不僅要通過定員定崗的形式,明確各內設機構的工作職能、範圍,而且還要通過崗位責任制的形式,明確各個業務人員的具體工作範圍、職責,有效避免相互依賴,相互推諉。
健全制度主要建立健全業務接待制度、經濟責任制度、內部工作程序、工作規則、質量控制制度、考核制度、檔案管理制度、監督檢查制度等八項制度,並且所定的制度要儘可能量化、細化,該有時間限制的要明確具體的時間限制。
第三、加強業務培訓
業務培訓定期組織業務培訓,要將各項技能培訓安排成若干個培訓周期,然後一期一期地組織。
技能學習要以開展「創一流業績,爭技能第一」的活動為載體,推動業務技能學習,然後再通過開展多種項目的業務技能競賽。
建立進修制度將政府採購中心內部的從業人員分期分批地送到高等學府或上一級政府採購中心或先進的政府採購中心去進修培訓。

3提高政府採購效率的對策[2]

影響政府採購效率的因素是一種普遍存在,這些現象在政府採購中也不可避免地、或多或少地出現。雖然就某一具體採購項目來說,影響工作效率的因素可能只是某一個方面,但要提高政府採購效率,必須採取綜合性的措施。
第一、正確引導,規範採購單位的採購行為
採購法頒布以來,各級財政部門採取多種形式宣傳、推進政府採購制度,但大多將宣傳的重點放在集中採購目錄中的具體項目上,凡採購目錄內的項目,必須強制委託集中採購機構進行採購,而對如何規範採購單位在政府採購活動中的行為很少提及。
因此,今後的工作重點應放在規範採購單位採購行為上,加大宣傳力度,完善相關制度,以制度來細化政府採購法。要求採購單位提高計劃意識,在預算和計劃編製方面進一步細化政府採購目錄,認真分析政府採購重點,嚴格依據政府採購預算,制定實施政府採購計劃年度方案。盡量避免臨時採購,緊急採購,以確保政府採購的效率和質量。
第二、合零為整,發揮集中採購的規模效應
要千方百計擴大政府採購的面,只要有了一定的面,才能真正合零為整,形成批量。政府採購管理部門要根據審核批准后的單位政府採購預算,及時進行匯總和分類。通過政府採購預算,事先預知全年採購規模,對部門不同,項目相同的採購需求,合零為整,實施規模集中採購,定期匯總分包下達政府採購執行計劃。
採購中心根據採購計劃,要提前了解市場行情,捕捉採購信息,根據政府採購預算,合理確定採購方式、排定採購時間、均衡採購,做到既不影響採購單位的使用時間,又充分發揮集中採購的規模效應。從而解決採購頻次高、額度小、程序複雜、效率低下、無序採購、零星採購的問題。
第三、加強監督嚴把政府採購質量關
加大監督履約力度,是保證政府採購質量的重要環節。在確定中標供應商后,採購當事人各方,必須根據招標書和投標書的內容審查合同,防止隨意增減採購項目,增加中標額度等不合理現象。
採購機構、採購管理部門要加大對政府採購履約環節的監督,必要時可參與項目驗收,嚴格控制採購人與中標人相互勾結,在驗收環節弄虛作假。對按合同約定提供了合格的採購對象的,採購機構與採購監督管理部門要督促採購人及時足額支付合同款項,嚴禁截留、擠占、挪用採購資金,確保供應商履約后能及時收到貨款。
第四、強化管理,減少政府採購內部的時間消耗
要從內部管理入手,減少流通環節,縮短審核時間,抓好採購節點,以滿足採購人對時間效率的需求。要在採購流通環節上要爭取做到最優。要儘早實現採購需求內網走目標,通過政府採購網這個平台,採購人填寫需求表、採購單位領導送審、主管部門審核、財政局審批、採購處確定採購方式、採購中心組織採購。
隨著部門政府採購預算的實行和政府採購的逐步規範和深化,應該考慮在確保財政支出管理的前提下,進一步減少審核環節,要盡量縮短所用時間,制定每一個環節中所必須完成的時間要求。在採購中心具體組織採購時,要增強服務意識,強調時間效率。
在規範運作的前提下,根據採購項目的輕重緩急、難易程度等不同情況,合理安排出採購時間,儘可能地滿足採購人對時效的要求。對於每一個採購人的委託,都要充分利用自身資源優勢,為其出謀劃策,將服務貫穿於政府採購的全過程,以實際工作贏得採購單位的支持和信賴。
提高政府採購效率不僅是政府集中採購機構的事,而且與政府採購相關的所有當事人及政府採購監督管理部門相關,需要當事人和政府採購監督管理部門等方方面面的協調配合,任何一方的缺位和不配合,都會直接影響採購效率的提高。政府集中採購就像一個鏈條,環環相扣,只有各方參與者共同配合,共同提高工作效率,才能實現政府採購的高效率。
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