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教學秘書,是系(部)主任、業務副主任教學管理工作的助手,行政上由系(部)主任、分管副主任領導,並接受教務處的業務指導。教學秘書應選擇工作責任心強、熟悉教學管理的工作人員擔任。

1 教學秘書 -【教學秘書職務簡介】

  教學秘書是系(部)主任、業務副主任教學管理工作的助手,行政上由系(部)主任、分管副主任領導,並接受教務處的業務指導。教學秘書應選擇工作責任心強、熟悉教學管理的工作人員擔任。


  「教學是立校之本,科研是強校之路」,教學工作是高校重中之重的工作。教學管理的水平和質量直接影響著教學工作的好壞,進而影響高校的根本任務——人才培養。教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執行者,教學秘書高效細緻的工作,是保證教學正常運行的基礎,對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用,它是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋樑和紐帶,具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關係的作用。因此,教學秘書工作政策性強、業務性強、服務性強、時間性強,工作繁雜,責任重大。

2 教學秘書 -【教學秘書的主要工作職責】

  1.上令下達,要及時準確


  
教學秘書要將學校、教務處等上級教學管理部門的各項規章制度以及相關規定,原原本本地傳達給學院各教研室、各位教師以及全院學生,使教學工作井然有序。比如,學校教學任務落實,學校調、聽課的通知,學校教學檢查的通知,學生選課通知,英語四、六級考試通知,補考、重新學習考試通知,期中、期末考試安排等,都必須及時地通知到教師和學生。


  2.下情上報,要客觀公正


  專業主任一般都是兼職性的,其工作繁忙,教師教學科研工作任務繁重,兩者平時接觸不多。學校教務處與教師、學生更有一定的「距離」,領導者與被領導者,決策者與執行人之間的信息傳遞與交流的任務,就要由教學秘書來完成。比如,教師對學校和學院各類通知的疑問,學生對任課老師講課的意見等,教學秘書都要負責將這些信息加以收集、整理,按程序上報給學校、教務處或學院的相關領導,以備各級領導採取有效的措施和相應的對策,解決實際問題。


  3.配合主管領導處理日常工作,使教學、管理合理運作


  
每學期開學初,教學秘書要協助學院領導檢查教師上課的到位情況、教師的備課情況,每學期期中要協助學院領導及專業主任進行期中教學檢查、調研,如每門課程是否按授課計劃進行講授、學生對教學方方面面的意見,再寫出詳細的期中檢查報告送教務處。這些工作大都是在主管領導的指導下進行,但教學秘書是具體的執行者,實踐著領導的決策,責任可謂重大。4.日常教學管理


  一切日常教學管理工作都必須圍繞著教學活動這個中心進行,既實實在在又繁重複雜,而且應根據教學進度表做到有計劃的安排,不能出現遺漏和差錯。


  教師方面:專業教學計劃;教學、實驗大綱;專業教學計劃調整;教學任務安排;教師課表;教學日曆;調、停課;考試、考查安排;教師各學期考試試卷收集;教師工作量統計;教師課堂教學質量評估;教師教學獎申報與審批;教師獲取獎勵與處分的材料等。


  學生方面:專業分流;新生名單;註冊;選課組織;教材征訂;學生課程表;學生各學期考試試卷整理、歸檔;補考、重修考試;學生四、六級考試;計算機等其他考試;學生期末成績;學籍異動材料;學籍處理統計;學籍檔案;學生獲獎材料;學生處分材料;畢業生資格審查;畢業生電子學籍;畢業論文整理、歸檔;畢業重修統計;畢業重修試卷;畢業生質量調查;畢業生證書發放;實習教育;學生座談會記錄等。


  其他方面:品牌、特色專業建設;精品課程建設;教學、實驗改革項目;教學成果獎申報與審批;重點教材申報與審批;申報新專業;教學評估;教改、教學會議記錄;期中教學檢查;教學文件下達及歸檔;教學通知下達及歸檔;教學情況通報;教務系統;各類表格等。


  以上看似只針對某一人,某一方面,但要想做好每一件事,都要從方方面面進行溝通、協調。


  5.各種檔案材料管理


  檔案資料主要有四類。第一,教學計劃、授課計劃、教學大綱、教學工作量等信息,可為學院領導搞好教學管理提供基本依據,保證教學管理順利進行。第二,教學日曆、教學進度表、教學課表等,為學院領導提供日常教學信息,便於安排聽課等教學檢查督導活動。第三,學生名冊、學生檔案、學生成績表等,為學院領導和教師提供學生的全部資料,以使教師在教學中全面地掌握學生的情況,更有效地因材施教、教書育人。第四,過往的試卷、課程論文、畢業實習材料、畢業論文,等等,作為資料參考和本科教學評估的原始資料。

3 教學秘書 -【教學秘書工作的特點】

  1.奉獻與服務性


  教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務,這是教學秘書一切工作的出發點和歸宿。教學秘書服務的對象是有思想、有知識的人,他們的年齡、職稱、性格、學歷、地域等均有所不同,面對性格迥異、受教育程度、生活環境不同的教師和學生,使教學秘書的服務對象有了特殊性,服務的難度加大。由於教師和學生是學校的主體,因此,教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上,急教師所急,解學生所難,任勞任怨,全心全意為教師和學生服務。


  2.綜合性


  
教學秘書的工作涉及本院的全部教學工作,既要協助領導管理教學,又要處理教學方面的具體事務,協調方方面面的關係,還要完成教務處和領導臨時交辦的工作,因此教學秘書工作實質上是綜合性的複雜工作。


  3.時效性和繁雜性


  教學秘書工作的時效性主要表現在所有的教學準備工作必須在教學活動實施前準備就緒,講究效率,不做無效勞動,不做重複工作,爭取教學資源的有效配置和教學效應的最佳發揮。教學活動是教和學雙方的互動過程,也是全院各部門相互作用、相互協調的過程。教學秘書工作的繁雜性主要表現在工作的難度大,既有常規性的日常管理工作要做,又有一些突發性的教學情況要處理,工作重、責任大。工作的內容範圍幾乎涉及到學院教學管理工作的各個方面,既繁又雜,許多工作都牽涉到具體的人或物,涉及教師和學生的切身利益。


  4.靈活性


  教學秘書主要協助院領導管理全院教學工作,院領導是決策人,而教學秘書是決策執行者。作為院領導,在管理上不可能面面俱到,那麼,教學秘書在執行決策以及處理一些突發性、偶發性事件時,根據當時的情況,在不違背原則的情況下可以靈活處理。如臨時調課、停課等。當然,這種靈活性是在原則性基礎上的。秘書工作的靈活性還表現在處理師生關係上,要使全院成為一個堅強的整體,擰成一股繩,不僅要靠領導的力量,還有賴於教學秘書善於協調各種關係,緩和矛盾,營造和諧、友善的工作氛圍。

4 教學秘書 -【如何才能做好教學秘書工作】

  1.熱愛工作,甘於奉獻


  作為教學秘書,在日常工作中除了完成自己的大量日常管理工作之外,還要協助院領導、專業主任、教研室主任進行教學管理工作,為教學工作服務,為本院教師和學生服務,要有很強的奉獻精神,在工作中要忠於黨的教育事業,淡泊名利,在工作之餘,還要認真學習國家及學校重要的教學文件,提高高等教育理論水平,樹立全心全意為人民服務的崇高理想。


  2.強調協調,合理地安排教學


  在安排教學任務時,要統籌兼顧,反覆核對,仔細檢查。如某個環節稍有疏忽,就會造成教學混亂,嚴重影響教學秩序。我們在實際工作中還體會到,在教學計劃完成的過程中,要隨時提醒各位老師的教學時間安排,有時有必要為每位老師各自單獨列出一個授課計劃。同時,對於個別教師特殊情況下的調課、停課,也應通知相關的教師、學生以及管理部門,及時落實補課,保證教學計劃的正常完成。此外,學院也是一個小的社會,每位教師的性格、愛好、教學風格、學術造詣、特長等亦不盡相同。而教學秘書的工作繁瑣,其工作性質和特點決定我們在處理人際關係上,要善於聽取不同意見,求同存異,善於協調,養成尊重他人的良好習慣,同學院領導一起,把學院每位教師緊密團結在一起,為搞好學院的教學工作而共同努力。


  總之,教學秘書是高校里一項平凡而不可少的工作,只有我們樹立紮實的工作作風,並不斷探索,做好本職工作,才能成為一名合格的教學秘書。

5 教學秘書 -【教學秘書必須具備的五種意識】

  在現代教學管理中,教學秘書必須具備學習意識、責任意識、服務意識、質量意識和法律意識。


  

一、學習意識


  


  作為一名高校教學秘書,應強化學習意識,養成不斷學習的習慣,這樣才能使自身的綜合素質得到不斷提高,才能真正勝任教學秘書工作,才能從容應對二十一世紀知識經濟的嚴峻挑戰。我們處於知識經濟時代,知識社會的特徵之一,在於信息瞬息萬變、知識暴增及知識更新加快,競爭更加激烈,社會對人的要求越來越高。當今的社會形態,從某種意義上來說,是一種學習的社會。個人唯有不斷地吸收新知識,才能應對社會的挑戰,也唯有繼續學習,才能免於落伍。因此,唯有不斷學習,才能適應、生存於現代的知識社會。一個稱職的、成功的教學秘書應是「通才」和「雜家」,不僅要學習專業知識,還要學習輔助管理知識,更應該不斷調整、更新自己的知識結構,才能與科技發展的速度同步。如果一位教學秘書把自己掌握的知識看成金科玉律,一成不變,不及時汲取新的營養,不及時調整,就會處於落後的、陳舊的甚至僵死的狀態;看問題沒有新見解,人云亦云,按葫蘆畫瓢,起草公文沒有新觀點,辦事情沒有新方法,就無法在新的形勢下有效地開展管理工作。教學秘書應該系統的學習各種有關高等教育管理知識,如教育管理學、教育心理學、教育哲學、高等教育學等等,加強理論研究和創新能力,提高文化素質和業務素質,使個人素質顯著提高。定期或不定期參加有關教學管理方面的培訓班或研討會,學習、交流教學管理工作的經驗,取長補短,以不斷提高業務水平。


  

二、責任意識


  


  哲學家愛默生說:「責任具有至高無上的價值,它是一種偉大的品格,在所有價值中它處於最高的位置。」一個學生的失敗對於一個教學管理人員來講,只是幾十分之一,甚至幾百分之一的失敗,但對一個家庭來講就是百分之百的失敗。教學秘書的工作要常和老師、學生打交道,要對老師和學生傳達、解釋教學管理的有關文件和制度,要審核學生的學籍和學業成績,很多工作都牽扯到學生的切身利益。因此要把崗位作為自己追求的事業,事事高度負責,一絲不苟,努力做到「干一行,愛一行,精一行」。如果沒有責任意識,就會影響到工作效率和工作質量。教學秘書對課程的安排、考試的安排等都關聯到正常的教學秩序,如果做不好,將會造成嚴重的教學事故。因此,教學秘書必須樹立較強的責任意識。


  

三、服務意識


  


  教學秘書是協調者與溝通者,作為學校教務處和院(系)主管領導、教師及學生之間開展教學活動的橋樑和紐帶,具有承上啟下、協調左右、溝通信息、改善關係的作用。教學秘書工作總的利益指向,與其他社會工作一樣,都是為人民服務、為社會服務,所不同的是教學秘書所承擔的每一項具體工作,都是以服務為性質的,主要是為分管領導服務,為老師服務,為學生服務,也包括間接為機關服務。教學秘書必須把服務作為基本職能,充分認識和理解服務的崇高偉大,樹立自覺服務的角色意識,在教學活動中甘當配角,真誠熱愛配角這一角色,把自己的全部熱情和精力投入到服務活動中去,像春蠶吐絲一樣一絲不苟、嚴謹認真,富於主動精神和責任感。


  

四、質量意識


  


  隨著中國高等教育規模快速發展,教育改革不斷深化,切實提高本科教學教育質量已成為高等教育發展的重點。教學質量是學校的生命線,也是教師根本價值的體現,管理質量是保證教學質量的基礎。教學秘書在教學管理中同時扮演著兩種角色:一方面是嚴肅的執法者形象,嚴格執行學校的各項規章制度和實施教學管理措施;另一方面又是熱心的服務生形象,需要解答師生提出的問題,解決他們在教與學中的問題。如何同時扮演好這兩種角色,將管理與服務有機地結合起來,實現教學管理職能,是管理人員需要深入思考的問題。


  

五、法律意識


  


  教學秘書在教學管理過程中承擔著起草相關文件和方案的任務,因而必須具有鮮明的法規意識,用以指導自己的教學活動和約束自己的社會行為,要把強化法規觀念的學習,變成工作渴求和自覺行動。教學秘書處於教學管理的重要位置,能接觸到重要的管理文件,掌握許多教師和學生的個人信息,若信息利用不當,就會給工作帶來損失,也會產生法律糾紛。

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