標籤:就業

文員是公司的基層職員,一般從事文件處理工作,也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別,但有些公司對文員的要求很高,也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步。

1分類

工行文員分兩類:第一類,文員即普通意義的文員;第二類,「文員」即非普通意義的文員。

2定義

其實所謂的文員也就是文職人員,即主管經理之助理之類的。但是在不同的公司,文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下,文員是做些文字處理、文檔整理、複印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(接待客人、清潔衛生、購買辦公用品等)之類的工作。總之都比較繁瑣的事。另外,有些公司的文員還要協助會計做一些記帳工作。
文員在辦公

  文員在辦公

一般要求會基本的電腦操作(公司不同會有具體的要求:就是指對電腦的操作內容和熟練程度有所不同,當然少數公司可能也不需要電腦的),一些大的公司對語言也有所要求的(普通話,英語之類的),另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(工作態度、思想品德、工作能力等)。

3文員分類

主要分:行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員
行政文員主要負責辦公室日常事務。
人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及後勤的管理。
文案文員主要負現起草文件合同等文件。
檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關的資料。
銷售文員主要負責協助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。

4職責

銷售
(1) 行政隸屬
上級主管:企劃部經理
工作對象:各辦事處(區域)相關業務人員
(2) 主要職責
A. 在企劃部經理的領導下,負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業務管理。
B. 負責編製公司年度促銷活動預算,提交年度促銷方案,制定與協調各區域促銷活動推進時間與方案選擇。
C. 負責各區域促銷活動的工作指導與審批管理,協助各區域市場開展促銷活動。
D. 負責制定公司公共關係計劃與實施方案,策劃與組織實施公關活動。
E. 負責促銷活動的方案管理與文檔備案,評估活動效果,提交季度促銷活動分析報告。
F. 完成企劃部經理交辦的其他任務。
接待來訪
來訪者不同,事有大小,文員要區別對待。對應該會見的人,應直接轉達對方的意圖,並引其進入會客室或告知各部門接洽人,不論對方要求見面還是預約。對不宜會見的人,在請示相關人員后以「不在」、「正在開會」或「工作很忙」等為由,拒絕對方或是將個人意見報經理後接受答覆。
轉達
需要轉達時要正確聽取對方的身份和要轉達的內容,並準確、迅速地轉達。
資料準備
首先要弄清楚那些文件是重要的,如果不明白。要詳細詢問,以便將可能會用的文件材料一併準備齊全,然後畫一張文件明細表以方便使用。第四條 文件整理業務
1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失 、散亂,並且隨時可以提用,需要對文件進行整理。整理工作首先要根據主任的意見將文件分類,並放入固定的裝具和內容器內,使用中還要經常整理,做到很容易查到文件。 2、整理工作的關鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續的完善。
3、業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件,此外還有機密類的文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。經過整理后,對文件進行裝訂,並給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取合租人意見后再製作一張文件分類的明細表,將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便於參照。第五條 整理清掃工作 清理桌面:台曆每天調整日期,桌子要擦抹乾凈,常用品要準備好,並按要求備齊數量,將前一天取出的圖書、文件放回原處,有破損和污染的物品要清掃更換室內的物品要放在固定的地方。第六條 代行業務參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體,同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。轉達主任意見或命令:表達主任意見要完整、準確,注意簡潔迅速。有時根據情況還要將對方的答覆向主任彙報。第七條 會計實務該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理,包括各項物品的購入及發放、次產的調配及運用、現金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。 關於次產狀態及收支情況要製作明細表,至少一個月要製作一張月報表。在特殊情況下,要隨時根據經理及副經理髮要求拿出報表。
卷清印刷
主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機列印、直接列印以及輯錄圖書雜誌上的有關內容等工作。第十條 聯繫業務聯繫工作就是要向經理或副經理轉達某項事情並向對方轉告經理或副經理的意圖,聽取對方的答覆,並將答覆再反饋給經理。第十一條 招待事務招待是指在 經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待,多指派事務員或勤雜工來完成。款待包括嚮導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。 為經理服務經理外出時應準備好車輛回到公司時,要接過脫下的外套、帽子等,然後放到一定的地方,並隨時用刷子清潔衣物從外面回到辦公室的時候,夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水,冬天要遞上熱毛巾或咖啡。要視空氣情況調好空調。 為客人服務:秘書還須對客人進行服務,比如出入公司時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時,應遞上報紙或畫報等。
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