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亦稱文件。 國家機關、社會組織、 企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它是人們社會交往的工具,也是檔案的前身。

1 文書 -文書

 

2 文書 -正文

  亦稱文件。 國家機關、社會組織、 企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它是人們社會交往的工具,也是檔案的前身。文書和文獻的概念不同,文獻是記錄有知識的一切載體,包括的範圍很廣,圖書、期刊、報紙、檔案等都是;文書只是文獻的下屬概念之一,它不包括傳播知識、信息的出版物,也不包括已被保存起來的歷史記錄,是與圖書、檔案等並列的概念。文書和文件的概念,有些學者認為是有區別的:有的人認為文書是一個集合名詞,是總體的概念,而文件只是其中以文字為表述形式的那一部分,也作為單份書面記錄的稱謂,還有的人則正相反,認為文件是廣義詞,是總體概念,而文書只是其中一個種類,專指書面文件。

  文書一詞早在漢代即已使用,如《史記·匈奴傳》:「毋文書以言語為約束」;《漢書·刑法志》:「文書盈於幾閣,典者不能遍睹。」而文件一詞則遲至清末才出現,此後二者經常混用,隨著現代社會文書製作材料的擴展和記載方式的變化,文書和文件的內涵也逐漸擴大。在外文中,文書、文件 以至 文獻則基本沒有區別。英文record一詞,通常譯為記錄、記載,按國際檔案理事會所編《檔案術語詞典》(1984)的解釋為:「由機關、團體、組織或個人在履行其法定職責或處理事務中產生、收到並保存的任何形式和載體的信息記錄。」這個解釋雖有些偏向於檔案,但與中國文書的概念最為接近;英文document一詞,通常譯為文件或文獻,按《檔案術語詞典》的解釋為:「載體與記錄於其上的信息的結合體,可用作憑證或參考。」這個解釋介於文件和文獻之間,而更接近於文獻。其他語種如法語、德語、西語、俄語等也基本如此。


  文書就其形成者和使用範圍,可分為公務文書和私人文書兩大類。公務文書指國家機關、社會組織和企事業單位在履行其職務的活動中產生和使用的文書;私人文書指個人、家庭或家族在處理自身事務的活動中產生和使用的文書,如信件、筆記、契約、書稿、家譜等。公務文書通常簡稱為公文,是文書中的主要部分,也是文書學的主要研究對象。公文的種類,依其來源可分為收文、發文和內部文書;依其行文關係可分為上行文、平行文和下行文;依其傳播範圍可分為公布用文書、機密文書和內部文書;依其性質和用途可分為法規文書和日常行政管理文書;依其制發機關可分 為黨派團體文 書、國家行政機關文書、企業事業單位文書等;依其文種的應用範圍可分為通用文書和專用文書。作為管理國家事務和進行社會交往的重要工具,公文具有如下特徵:①必須由法定的作者製成和發布,即依法成立並能以自己的名義行使權力和根據自己的職能和許可權制發公文;②公文代表機關的法定權威,也是處理事務的依據,具有施政效用,必須貫徹執行;③公文的種類、用途、體式以及處理程序一般都有明確規定,以維護它的權威性和嚴肅性,保證能及時、準確地處理事務。


  現代有些學者提出文件(即文書)運動(生命)周期理論,認為文件從其產生至消亡有一個過程,這個過程可分為如下幾個階段:


  一是製作階段,即書面文件的撰寫、表格文件的設計與填寫、圖示文件的繪製、音像文件的錄製、機讀文件的輸入等。其製作通常是由各單位的領導人、業務人員、秘書人員以及其他各種公職 人員或私人 來完成的。

 
  二是現實使用階段,這時的文件處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中,暫時存放在製作、收到和承辦的單位或個人手中。這一階段的工作,也是由領導人、業務人員、秘書人員以及其他各種公職人員或私人來完成的。處於這一階段的文件被稱作現行文件。


  以上兩個階段也有學者認為是一個階段,即現行文件階段,也可稱作文件處理或文書處理階段。


  三是暫時保存階段,北美國家的一些學者稱為半現行文件階段或休眠階段。這時的文件已現實使用完畢,因一部分日後尚有查考價值而被保存起來,中國習慣稱為歸檔。 保存這些文件的機構稱為檔案室或中間檔案館。中國學者一般認為進入這一階段文件已轉化為檔案,不宜再稱其為文件而只能稱其為檔案,或稱現行檔案、現行機關檔案。歐美一些國家的學者則仍稱之為文件,或半現行文件、休眠文件、檔案文件,保存這一階段文件的機構則稱為文件室、文件中心、文件服務中心。


  四是永久保存階段。在暫時保存階段(一般為二、三十年)的文件,有一部分喪失繼續保存的價值,被銷毀,剩下的仍有科學、歷史價值的文件將無限期地保存下去,直至其毀滅。處於這一階段的文件一般均由檔案館保存,世界各國普遍稱之為檔案,也有些學者稱之為非現行文件、歷史文件或檔案文件。


  上述4個階段的劃分是就文書總體而言,具體到每一份文件,有的只經歷製作與現實使用階段,有的還經歷暫時保存階段,而經歷全部4個階段的只是其少數。據北美國家抽樣統計,現代社會的文件進入永久性保存階段的只是5%左右。

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