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文獻加工是將大量分散、零亂、無序的文獻進行整理、濃縮、提煉,並按照一定的邏輯順序和科學體系加以編排存儲,使之系統化,以便於檢索利用。

目錄

1 文獻加工 -正文

  對所藏分散的無組織的原始文獻進行加工,使之濃縮化、有序化工作的總稱,是情報部門的基礎工作之一,是建立文獻資料庫的必不可少的文獻前處理工作。它包括:著錄,標引,編目以及題錄、簡介、文摘的編製。
  著錄  對文獻的各種特徵進行分析、選擇和記錄的過程。通過著錄,將文獻的各種特徵反映在檢索工具的各種載體上,情報用戶利用檢索工具即可方便地了解和掌握所需要的特定文獻。文獻著錄必須遵循一定的規則。在國際上,著錄規則有《國際標準書目著錄》(ISBD)等。中國的著錄規則有《文獻著錄總則》 (GB3792.1-83)和《檢索期刊條目著錄規則》 (GB3793-83)等。著錄項目一般包括題名與責任者項、版本項、文獻特殊細節項、出版發行項、載體形態項、叢編項、附註項、文獻標準編號及有關記載項、提要項。著錄的載體形式有卡片、書本和磁帶等。卡片式與書本式是傳統手工方式著錄。電子計算機應用后,著錄項目可填在工作單上,通過穿孔卡片或鍵盤直接輸入計算機,並利用計算機一次輸入、多次使用的功能,製成檢索磁帶,同時列印編排卡片式、書本式檢索工具。
  標引  對文獻的內容特徵進行分析,並以標識符號(作為檢索標識),揭示該文獻的工作。最常用者為分類標引和主題標引。以一定的觀點為指導,按文獻學科知識內容,參考用戶需求以及文獻形式體裁,依據一定的分類法,選標分類號碼,藉以組織分類目錄和索引的,稱為分類標引。以一定的觀點為指導,按文獻所論述的主題內容,參考用戶需求以及文獻形式體裁,依據一定的主題詞表,選標主題詞,藉以組織主題目錄和索引的,稱為主題標引。由於分類法和主題法具有不同功能,中國很多情報部門同時採用兩種方法,以滿足用戶從不同角度檢索文獻的要求。文獻的分類標引與主題標引,其工作程序包括3 步:①對文獻論述的內容進行主題分析,通過分析提煉主題概念。②依據事先選定的分類法與主題詞表,從中選擇和組配恰當的標識符號。分類法用的是分類號碼(由數字或字母加數字組成);主題法用的是經過規範化處理的詞語。③按一定順序將有關文獻的題名或代號(例如文摘號)列在該標識符號後面。
  編目  對文獻進行著錄和標引,形成一系列描述和揭示文獻外表特徵和內容特徵的條目,並將這些條目有序排列成文獻目錄一類檢索工具的工作。目錄的種類很多,各種目錄的功能和排序方法也不同。供用戶隨時查用的稱讀者目錄,供情報部門內部使用的稱公務目錄;按不同文獻類型組成的目錄有圖書目錄、期刊目錄、科技報告目錄、會議文獻目錄、學位論文目錄、專利文獻目錄、技術標準目錄、聲像資料目錄等; 按目錄反映的文獻收藏範圍分,有館藏目錄、聯合目錄等;按目錄反映的文獻內容分, 有綜合目錄、專科目錄、 專題目錄等;按文獻的不同文種排序的目錄有中文、英文、日文、俄文等文獻目錄;按目錄的不同編排方法分,有分類目錄、主題目錄、作者目錄、書名目錄等;按目錄的載體形式分,有卡片式、書本式及磁帶式目錄等。
文獻加工文獻加工

  題錄、簡介、文摘的編製 對每篇文獻所進行的深度不等的文獻加工工作。僅根據文獻題名、作者、出處等外表特徵進行著錄、標引的條目,稱為題錄。除題錄部分外,再對文獻內容作一般性介紹的,稱為簡介;如對文獻內容作實質性描述的,則稱為文摘。將一系列題錄、簡介、文摘條目有序編排,並定期或不定期出版,就分別成為題錄式檢索刊物、簡介式檢索刊物和文摘雜誌(見情報出版物)。
  文獻加工再深入一步,即對相關的一系列原始文獻進行分析研究和綜合評論,從而形成綜述報告和述評報告等(見情報研究成果)。
  由於電子計算機在情報工作中的廣泛應用,文獻加工的某些環節,如列印和編排卡片等已逐步用機器代替手工。自動標引和自動做文摘也有很大的進展。
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