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新聞發布會又稱記者招待會,是一個社會組織直接向新聞界發布有關組織信息,解釋組織重大事件而舉辦的活動。新聞發布會突出的是新聞的傳播,是主辦方為了節省時間與精力,將媒體記者聚集起來傳播信息,這種形式是美國前總統里根發明的。

1 新聞發布會 -特點

新聞發布會新聞發布會

1、正規隆重:形式正規,檔次較高,地點精心安排,邀請記者、新聞界(媒體)負責人、行業部門主管、各協作單位代表及政府官員。

2、溝通活躍:雙向互動,先發布新聞,后請記者提問回答。

3、方式優越:新聞傳播面廣、報刊、電視、廣播、網站,集中發布(時間集中,人員集中,媒體集中),迅速擴散到公眾。

2 新聞發布會 -流程

新聞發布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調查中發現,媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會,幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由於新聞發布會上人物、事件都比較集中,時效性又很強,且參加發布會免去了預約採訪對象、採訪時間的一些困擾,另外,新聞發布會一般也會為記者提供一定的饋贈品。

標題選擇

新聞發布會一般針對對企業意義重大,媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發布會都會有一個名字,這個名字會打在關於新聞發布會的一切表現形式上,包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。

時間選擇

新聞發布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。因為多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天,因此要把發布會的時間儘可能安排在周一、二、三的下午為宜,會議時間保證在1小時左右,這樣可以相對保證發布會的現場效果和會後見報效果。

發布會應該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出於禮貌的考慮,有的希望可以與記者在發布會後共進午餐或晚餐,這並不可取。如果不是歷時較長的邀請記者進行體驗式的新聞發布會,一般不需要做類似的安排。有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發布,也會邀請記者出席。但應把新聞發布的內容安排在最初的階段,至少保證記者的採訪工作可以比較早的結束,確保媒體次日發稿。在時間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件,媒體對這些事件的大篇幅報道任務,會沖淡企業新聞發布會的傳播效果。

地點安排
新聞發布會新聞發布會現場

場地可以選擇戶外(事件發生的現場,便於攝影記者拍照),也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小,室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級,從企業形象的角度來說,重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。

席位擺放

擺放方式:發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放。注意確定主席台人員。需擺放席卡,以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是「職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠後」。

現在很多會議採用主席台只有主持人位和發言席,貴賓坐於下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。擺放回字型會議桌的發布會現在也出現的較多,發言人坐在中間,兩側及對面拜訪新聞記者坐席,這樣便於溝通。同時也有利於攝影記者拍照。注意席位的預留,一般在後面會準備一些無桌子的坐席。

其他道具安排

最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯線、上網連接設備、投影幕布等,相關設備在發布會前要反覆調試,保證不出故障。

新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業內部安排發布會,也要酌情安排人員做記者引導工作。

資料準備

提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在新聞發布會前發放給新聞媒體,順序依次應為:1、會議議程、2、新聞通稿、3、演講發言稿、4、發言人的背景資料介紹。(應包括頭銜、主要經歷、取得成就等)、5、公司宣傳冊、6、產品說明資料。(如果是關於新產品的新聞發布的話)、7、 有關圖片、8、紀念品(或紀念品領用券)、9、企業新聞負責人名片(新聞發布後進一步採訪、新聞發表后寄達聯絡)、10、空白信箋、筆(方便記者記錄)

發布會發言人

新聞發布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會,值得珍惜。代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。如其表現不佳,公司形象無疑也會令人不悅。

3 新聞發布會 -誤區

誤區之一:沒有新聞的新聞發布會。有些企業似乎有開發布會的嗜好,很多時候,企業並沒有重大的新聞,但為了保持一定的影響力,證明自己的存在,也要時不時地開個發布會。造成的後果是,企業雖然花了不小的精力,但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁,熱鬧倒是熱鬧了,效果卻未見得理想,如果過於喧賓奪主,參會者記住了熱鬧的形式,卻忘記了組織者想要表達的內容。

誤區之二:新聞發布的主題不清。 從企業的立場出發,主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去,告訴人家什麼時候得了金獎,什麼時候得到了認證,什麼時候得了第一,什麼時候捐資助學。但是偏離了主題的的東西在媒介眼中,形同廢紙。

又有的企業在傳播過程中,生怕暴露商業機密,凡涉及到具體數據時總是含含糊糊一談到敏感話題就「環顧左右而言他」,不是無可奉告就是正在調查。這樣一來,媒體想知道的,企業沒辦法提供;媒體不想搭理的,企業又不厭其煩。

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