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會計系統設計

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隨著全球經濟一體化趨勢的演進,大量的集團內部交易頻繁發生。合併報表作為綜合反映企業集團整體財務、經營及現金流動情況的工具,扮演著重要的角色。為了有效收集各公司數據,並且對內部交易中未實現利潤及重複反映項目進行抵銷,使合併報表真實反映企業集團整體情況,因此有必要設計一個實用、高效的合併報表系統。合併報表系統應解決如下問題:①子公司財務數據的收集;②合併報表系統能和財務子系統完全集成;③滿足財務和管理會計的各種需求;④描述當代複雜的公司結構和資本關係;⑤自動生成抵銷分錄;⑥提供流程化、規範化的操作平台。

一、系統設計功能模塊說明

文章設計的合併報表系統主要包括五大部分:合併集團結構模塊、合併會計科目表模塊、數據收集與控制模塊、內部交易抵銷模塊和信息集成系統模塊。


1.合併集團結構模塊。在合併集團結構模塊中,系統要維護整個企業集團的組織結構,這種組織結構既可以是按股權投資關係描述的、用於法定對外會計報表編製的組織結構,也可以是基於內部管理目的定義的組織結構。該組織結構確定后,按合併目的確定層次結構,如按照集團控股關係進行合併,用於向外界提供信息或者按行業合併,如製造業、商業、服務業等,也可以按照集團規模、業務或地區進行合併。不同的劃分可以滿足集團管理的不同需要。按照不同的層次結構,將不同的集團公司進行分類。


2.合併會計科目表模塊。本模塊定義的會計科目表與日常會計科目表類似,但出於合併需要會有一些合併專用科目,比如合併價差,少數股東權益,外幣報表折算差異等。合併會計科目表的定義十分重要,因為其直接影響到對子公司數據收集的明細程度和集團內財務管理的規範化。在確定科目明細分類時必須考慮能否滿足合併中對賬和抵銷的需要,能否滿足會計報表和管理的需要,以及這樣分類在工作量和實際數據收集上是否可行等問題。合併會計科目可以按集團內外交易、幣種、資產業務類型、客戶、地區等進行分類。如存貨科目可以分為集團內和集團外兩部分,然後按存貨種類歸入不同的類別,從而滿足存貨中未實現內部利潤的抵銷以及加強存貨管理的需要。


3.數據收集與控制模塊。在定義集團結構和會計科目表模塊后,系統設計將轉向具體的合併操作模塊。合併操作模塊要實現兩個任務:首先完成數據對各子公司的收集、驗證、補充和標準化,這將在數據收集與控制模塊中完成;其次進行集團內交易的對賬和抵銷,這將通過內部交易抵銷模塊實現。數據收集與控制模塊包括餘額結轉模塊、數據收集模塊、本年凈利潤模塊、檢查上報數據模塊、重分類調整模塊、貨幣換算模塊、檢查標準數據模塊。下文著重說明數據收集模塊。


數據收集模塊是本功能中最重要的任務。主要是通過系統提供的各種數據傳輸方法收集集團內各子公司的財務數據和附加財務數據。附加財務數據包括了諸如母公司對子公司股權投資比例等信息。數據收集任務中,針對子公司的不同情況,系統可以採用各種不同的數據傳輸方法。系統設計的前提是母公司將財務會計和合併報表看作兩個平行的系統。在這個前提下,進行數據的收集工作。下面針對集團內各子公司的不同情況分別說明數據的收集方法:


①如果某子公司的財務會計系統與母公司的財務會計系統實現了數據共享,該公司用戶可通過區域網(LAN)或Internet、專線等遠程工具和母公司系統直接相連,則系統通過集成實時更新或定期上傳兩種方式,將數據從財務會計系統相應模塊自動傳送到合併報表系統相應模塊中。


②如果某子公司採用的財務會計系統與母公司相同但沒有實現數據共享,則該子公司用戶在經過適當的授權和培訓后可以通過Internet、專線等遠程工具直接登錄母公司系統,定期通過在線數據輸入的方式直接將該子公司的財務數據輸入母公司的合併模塊中。在線數據輸入的格式可以在編碼時靈活定義,或者該子公司可以在離線外掛程序中輸入財務數據,輸入完成後,通過外掛程序中現成的介面將數據下載成純文本文件,傳送到母公司後上傳到合併模塊中。採用遠程用戶離線輸入做法的好處是,不必直接登錄母公司財務系統,在許可權維護、通訊等方面更為方便、經濟。

③如果某子公司的財務系統與母公司不同,則需要在該財務系統中設計介面程序將數據定期轉換成一定格式的純文本文件。通過電子郵件等通訊手段傳送到母公司,隨後靈活上傳到合併報表系統中。

對於大型企業集團來說,各子公司地理位置分散,數據平台和通訊手段不同,在實際實施中應當綜合考慮這些因素,決定一種或多種方式實現數據收集任務。

4.內部交易抵銷模塊。從集團整體的角度看,集團內部交易在各公司的賬戶上分開反映,會虛增集團整體的資產、負債及所有者權益。該模塊主要實現集團內各子公司間交易的抵銷,它是一個直觀的圖形化操作平台,如下頁圖所示。

在母子公司之間既有資金的往來,也有物資的流動。一般來說,對於單純的內部資金往來的抵銷處理相對簡單,只要在記賬憑證中記錄內部交易單位的代碼或名稱,然後在合併報表系統中說明其發生額即可。例如:短期借款與短期投資的相互抵銷。但是,企業集團涉及複雜的業務類型、在編製合併報表時,需要具體問題具體分析判斷。下面以存貨中未實現內部利潤抵銷模塊為例進行說明。


在進行存貨中未實現內部利潤抵銷處理時,應當注意到內部交易的存貨在合併時所處的狀態。尤其是購買企業為製造企業、在集團進行合併抵銷時,這部分存貨可能部分仍在庫存中,部分已投入生產過程。投入生產過程的存貨部分仍處於半成品狀態,部分已加工成產成品入庫或對外銷售。在已對外銷售的情況下,這部分存貨中包含的利潤已經實現,因此在抵銷未實現內部利潤時應將其排除。這是一個十分複雜的過程,但是如果集團內部存貨交易頻繁,以及購進企業生產和對外銷售經常發生且規模較大時,如果不對已售商品中包含的內部存貨進行扣除,則無法真實反映集團整體的財務和經營情況。


這裡系統設計有個假設前提就是要求這類企業集團已實現財務系統與業務系統的協同。業務系統在自動生成記賬憑證時能載明有關內部交易信息,如,「進銷存」系統適時地將存貨的來源、去向、金額、數量等資料傳到財務系統,以利於財務系統及時編製記賬憑證,登記賬簿。合併報表系統可以自動從賬簿中提取應當抵銷的內部交易金額,也可以直接通過記賬憑證來進行編製。要實現這一系統功能,系統設計時對定義會計科目表明細科目有較高的要求:在使用前一種方法時以交易單位編碼為明細科目。交易單位編碼在集團內宜於統一,可分為三類:內部單位、重要的外部單位、不重要的單位。對於標明「內部交易」的存貨,在憑證輸入時加輸輔助核算項存貨、資金流來源(或去向)單位代碼,從而使得企業能夠全面掌握自身存貨的種類、數量、金額、來源、去向,正確了解內部存貨交易導致的未實現利潤是否最終實現

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