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會計電算化一詞是1981年中國會計學會在長春市召開的「財務、會計、成本應用電子計算機專題討論會」上正式提出來的。會計電算化是指以電子計算機為主、 將當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱。具體而言,它是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬,以及替代部分由人腦完成的對會計信息的分析和判 斷的過程。會計電算化已成為一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的邊緣學科,其主要任務是研究如何在會計實務中應用電子計算機,以 提高會計核算和管理水平。

1 會計電算化 -會計原理

會計電算化信息系統必須要符合國家現行的財會制度,記賬方法按照中國頒布的《企業會計準則》的規定,即企業會計核算應該採用借貸記賬法。

2 會計電算化 -科目設置

會計電算化會計電算化
會計科目的設置必須符合國家會計制度的要求,要適應財務管理的需要,要滿足編製會計報表的要求。
科目的設置包括定義科目的編碼、名稱、類型、級次等。
科目編碼是指:每一個會計科目代碼都是為了反映它所對應的會計科目所包含的一定的經濟內容而編製的。即每一個科目代碼代表著一個會計科目。編製會計科目代碼的目的是使數據的表達方式准化、長度統一,便於計算機處理。

科目名稱是指:科目的類型基本上可以按六要素進行分類,即資產類科目、負債類科目、所有者權益類科目、收入類科目、費用類科目、利潤類科目。

科目類型是指:所有的會計科目都應有會計科目代碼與之對應,所有的科目都按統一的編碼規則編碼,互不相重。科目名稱除分屬不同明細科目的多欄科目可以重名外,其他科目都不允許重名。

科目級次是指:科目級次的含義與總分類、明細分類相關,一級科目的代碼級位數按照國家制定的規範,企業根據管理需要設置二級、三級甚至更多,每個級次占的位數可根據需要由企業統一規定。

數據處理一般指對數據的收集、校驗、分類、排序、匯總、貯存、檢索、複製、傳輸、顯示列印等。

3 會計電算化 -系統建立

會計電算化會計電算化
會計電算化系統就是在電子計算機中實現對會計數據的計算和處理過程,它的建立通常要經過如下過程:

1、系統檢查
主要任務是了解使用者的要求及現實環境。通過對企業調查,了解企業的組織機構、會計部門與其他部門的信息聯繫;通過對會計部門的調查,了解會計記錄的特點和方法。系統調查的目的是要對信息做出科學合理的歸納、匯總,對業務的數據流做出準確的判斷分析。

2、系統分析
系統分析的主要任務是明確新系統要做什麼,即通過對現有系統進行全面詳細的調查分析,用文字、符號、圖表來描述調查結果,包括系統總體結構及劃分,系統界面及內部介面、功能、數據流程圖、數據字典、輸入輸出要求等系統的邏輯模型,作為下一個階段系統設計工作的重要依據。

3、系統設計
系統分析階段得到的邏輯模型只是指出了系統應該「做些什麼」,系統設計就是要根據邏輯模型提出一個「如何去做」的具體方案,即系統的物理模型,包括確定所需硬體資源、系統模塊結構圖、模塊設計說明書、資料庫設計、文件設計、代碼設計、輸入輸出設計等,編程人員根據這個方案就能編出滿足功能要求的應用軟體。

4、系統調試及試運行
設計完畢,首先以模擬數據對系統設計的各個環節進行測試,從而發現問題,不斷完善。其次,在正式交付用戶使用前,要人機并行操作若干個會計月度,以便兩相核對,進一步檢驗系統設計是否正確、可靠。

現在,來看會計電算化系統一般的數據處理過程。

4 會計電算化 -系統特點

會計電算化會計電算化
手工會計系統與計算機會計系統既有相同點,又有不同點,經過比較分析后,計算機會計系統具有如下特點:
手工會計系統與計算機會計系統的相同點有:
數據的層次結構
在會計工作中,廣泛運用計算機來處理經濟業務,是會計技術上的革命,但並沒有改變會計的基本原理。會計電算化仍然要遵循複式記賬的基本原理,對發生的經濟業務都要運用複式記賬原理,編製會計分錄,登記賬戶,然後編製會計報表。

無論是手工會計還是電算化會計,最終目標都是為了加強經濟管理,提供會計信息,進行經濟預測,參與經營決策,提高經濟效益,手工會計或電算化會計要達到系統目標,都必須經過數據的收集、加工、處理和傳輸,從價值方面入手來控制經濟活動,努力實現以盡量少的投入,達到盡量大的產出。

基本原理
目標和基本功能
都要遵循基本的會計理論和會計方法。電算化會計會引起會計理論和會計方法上的變化,但這種變化是漸進型的,而不是突變型的,目前的電算化會計必須遵循基本的會計理論和會計方法。

都必須保存會計檔案。會計檔案是會計的重要歷史資料,必須按照規定妥善保管。實行電算化會計,大部分會計檔案的物理性質發生了變化,由手工會計下紙質的會計檔案變為磁性介質的會計檔案,備份消失和複製都很容易。這就要求用更科學的方法,加強會計檔案的保管。

會計理論和方法
會計法規和準則
共同遵守會計法規和會計準則。電算化會計不能置會計法規和會計準則於不顧,相反應當更嚴格地執行,從措施上、技術上杜絕可能的失誤。

會計檔案保存
手工會計系統與計算機系統的不同點有:

計算工具
手工操作的主要工作是算盤、計算器,而計算機操作使用電子計算機及一些輔助設備,計算省時省力。

數據載體
數據處理形式
手工會計系統中,數據的處理要經過分類、計算、過賬和登記,而電算化會計處理數據是自動進行的。

查找方式
手工會計系統的查找要翻閱各種憑證、賬簿、報表,查找速度慢,而會計電算化系統,查找方便、迅速。

內部控制方式
錯誤更正方法
賬務處理程序
賬簿設置和記賬
會計人員素質
會計工作組織體制
對賬、結賬和賬項調整
☉提高了會計數據處理的及時性和準確性

由於電子計算機能夠長時間大量存儲數據,並能以極高的速度和準確性自動地進行運算和數據處理,從而打破了手工操作的局限性,可以為經濟管理工作提供更為詳細、更加及時的信息。

☉拓展了會計數據的領域

會計電算化以後,由於計算機有大量存儲並易於調用,從廣度上大大擴展了會計數據的領域。在已建立起的過去經營活動詳細記錄的基礎上,通過適時處理,不僅可以及時掌握當前經濟活動的最新動態,而且還可以對未來經營方案進行預測,這就為日常管理、分析、預測和決策,隨時提供可靠的依據。

☉為充分發揮會計的職能作用創造了有利條件

整個數據處理過程能全部由計算機自動完成,人們只需做一些輔助性的操作,而把工作的重點和主要精力放在對經濟活動的分析、預測和日常管理方面,更好地完成會計反映和監督生產經營活動的各項任務,充分發揮會計的職能。

☉同時,備份在計算機會計系統中很重要。

5 會計電算化 -舞弊手法

會計電算化會計電算化
會計電算化系統的舞弊是指某些人員為了達到個人目的,利用業務便利或者不按操作規程或未經允許上機操作,對會計電算化系統進行破壞、惡意修改、電子偷竊和人工偷竊等故意行為。舞弊者手法多種多樣,具體概括為以下幾類:

1.非法改動業務數據。這是最簡單也是最常用的手法。該手法在經濟業務數據輸入計算機之前或輸入過程中,通過虛構、修改、刪除等手段來達到個人目的。

2.非法改動軟體程序或文件。是指舞弊者為了達到個人的某種目的,對財務軟體應用程序進行非法改動。或者通過維護程序來修改或直接通過計算機終端修改文件中的數據。

3.非法改動或竊取輸出結果。此類舞弊的方式主要有非法修改、銷毀輸出報表、將輸出報表送給公司競爭對手或利用終端竊取機密信息等。

4.其他非法操作。如冒名頂替、盜取密碼或磁卡非待進入、仿造或模擬等。

會計電算化舞弊者大多數具有相當高的計算機專業知識和熟練的計算機操作技能,作案時多採用高技術、高智能的計算機手段。同時,舞弊者大多通過對程序和數據這些無形信息的操作來實現其作案目的,舞弊后對計算機硬體和信息載體可以不造成任何損害,不留痕迹,且作案時間地點不受限制,具有很強的隱蔽性。因此,會計電算化系統的舞弊帶來的經濟損失一般都比較大。如果電算化管理系統遭到破壞,企業在恢復系統之前難以進行正常的業務活動,損失更是難以預計,甚至有可能危及到企業的生存。

6 會計電算化 -舞弊背景

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會計電算化系統的舞弊現象出現的原因多種多樣,其中主要有兩個方面:
1.會計軟體的缺陷。目前市場上有數百種會計軟體,有些單位還使用自己開發的軟體,各軟體的水平參差不齊。一些企業使用的軟體安全性與保密性上存在著諸多的問題和不足,使得舞弊者有機可乘。許多軟體缺乏操作日誌記錄功能,對操作人、操作時間和操作內容沒有具體記錄,出現問題不便於追究責任。另外,資料庫缺少必要的加密措施,可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業軟體為了佔領市楊,為用戶提供修改以前年度帳目等功能。這些都為舞弊提供了便利。

2.企業內部控制制度的缺陷。實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束,才能充分發揮電算化的優勢。目前,不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循,使得會計電算化不能正常健康運轉。由於內部控制制度薄弱,操作人員可能超越許可權或未經授權的人員有可能通過計算機和網路瀏覽全部數據文件,篡改、複製、偽造、銷毀企業重要的數據,以達到個人目的。

7 會計電算化 -舞弊防範

會計電算化會計電算化
會計電算化系統的舞弊雖然隱蔽且智能化較高,但只要採取正確的防範和控制措施,舞弊者還是無孔可入;無機可乘。

(一)選擇好的財務軟體,從源頭上進行控制。企業在實行電算化時,必須結合企業自身的特點和國家的有關規定選擇適合的財務軟體。目前中國已經頒布的有關國家標準和規範主要由財政部1994年頒布執行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟體基本功能規範》、《會計電算化工作規範》、《商品化會計核算軟體評審規則》等,各地也頒布各種地方標準,如上海市財政局頒布的《上海市會計電算化實施辦法》等地方性標準。另外還必須注意系統許可權設置、安全性和保密性等關鍵因素。如果企業自行開發會計電算化系統,也必須遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規範。其中包括符合標準和規範的開發和審批過程、合格的開發人員、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。

(二)完善和健全企業電算化內部控制制度。電算化的內部控制,是指電算化投入使用后,為防止和減少可能發生的風險而採取的一切控制措施的總和。企業由於採用電算化,原有手工操作下的內部控制制度部分喪失作用,同時計算機數據處理易於篡改、舞弊,必須採取嚴密有效的措施。如:

1健全管理制度。包括機房、操作、文檔和數據等管理制度。保證計算機系統正常運行和防止文檔、數據等遭受非正常破壞。

2職能分隔制度。系統維護員、操作員和數據管理員應合理分工,相互制約,相互監督,預防舞弊事件的發生。

3授權控制制度。各級人員、每個工作人員都得到一定的授權,並以密碼加以控制,防止非法操作和越權操作。

4時序控制制度。嚴格電算化業務處理流程,防止重複操作、遺漏操作和誤操作。違反操作流程和操作時序要及時予以制止。

5防錯糾錯制度。電算化操作中,通過屏幕直接進行業務處理的編輯和修改,一旦存檔就不能直接修改,要修改必須通過沖正或補充登記更正。並要說明理由、修改對象、經手人等,以備事後查證。

6計算機檔案制度。為了防止非法改動數據,必要時可把計算機文件定義為可讀文件、專用文件、保密文件;重要的文件加以密鎖,以加強文件數據的保護。

7建立操作日誌制度。一旦出現問題,順藤摸瓜,可以查清責任者。

會計電算化內部控制的制度措施,還可以列舉更多,但同時還要加強計算機操作人員的思想教育,兩手並重,嚴格監督,才能防患於未然。

(三)加強審計監督。加強審計監督有兩層含義:一是通過審計人員對會計電算化系統的每一個環節進行核查監督,並審核和評估內部控制制度發現內部控制系統的弱點,改善內部控制;另一個方面要提高審計人員的素質,加強對舞弊手法的甄別能力,同時要加快審計電算化的開發和應用,以適應對會計電算化系統的審計要求。

(四)健全相關的法制建設。法制的建設和實施是對付計算機犯罪行為的有力措施。建立計算機系統的保護法律,明確計算機系統中哪些東西或哪些方面受法律保護或受何種法律保護,以及這些行為的處治辦法,從而震懾舞弊行為。

8 會計電算化 -未來展望

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隨著現代信息技術、尤其是網路技術在會計領域的應用和發展,預示著網路會計即將到來,它影響著會計基本假設、財務報告的要素,並使大規模按需報告成為可能。

一、網路會計對會計基本假設的影響
1、會計主體假設
在互聯網的電子商務中,出現了一些看不見、摸不著的網路公司、網上公司、網際公司等虛擬公司。它不同於傳統意義上的企業組織,它可藉助於計算機網路根據工作任務或市場變化,迅速地進行分合、重組,即其主體可能時而膨脹、時而縮小、甚至解散。這將使得會計信息系統活動的空間範圍處於一種模糊狀態。為此,需要重新認識和拓展會計主體假設的空間範圍。有學者就提出,應將傳統的會計主體假設(一個實實在在的單位實體)變為相對會計主體假設。

2、持續經營假設
虛擬公司是一種臨時性組織,從事的多是一次性的交易。它通常為了一個特定的目標,在短時間內結合形成一個新的公司,待目標完成後又可能立即解散,生命周期極短,顯示出即合即分的「即時性」特徵。而傳統的持續經營假設卻設定了企業在未來的一定期間內不會發生解體清算。因此,引發了對持續經營假設的否定。有學者就提出,應改持續經營假設為即時經營假設。

3、會計分期假設
網路環境下,依靠計算機強大的運算和傳輸功能,使得實時財務報告成為可能,即企業在任何時點均可提供滿足不同需要的財務報告,而信息使用者隨時可通過網際網路查詢到他們所需要的信息。而傳統的會計分期假設則是定期提供財務報告,一般是一年一次,網際網路上的會計報告而使用者的決策卻是不斷進行的,因此無法滿足有關方面對會計信息的及時需要。網路會計的實時性使會計分期假設消除了時間的斷點,變定期為適時。

4、貨幣計量假設
隨著電子商務的興起,貨幣不再是原來的紙幣或硬幣,且已不存在貨款的直接交易,代之的是以電子貨幣進行網上結算。這將對貨幣量度假設產生深刻的影響。

此外,隨著知識創新和技術的進步,對無形資產、人力資源、高級專門技術人員和高貨幣量度的考慮級管理人員的價值、高科技企業潛在的高風險回報以及通貨膨脹的計量等,已成為一個突出問題。如何公允地反映它們的價值將是問題的核心所在。隨著網路會計的出現,在未來的財務報告中,計量屬性將趨向多元化,而非單一的歷史成本。

二、網路會計對財務報表要素的影響
現事項會計以及實時報告行財務報告包含資產、負債、所有者權益、收入、費用和利潤六大財務報表要素。在現代信息技術的支持下,財務報表要素的劃分將越來越細,會計目標應立足於提供與各種可能的決策模型相關的經濟事項的信息,由使用者從中選擇自己感興趣的信息。

三、網路會計使大規模按需報告模式成為可能
根據決策有用學派,財務會計的目標是以信息使用者的決策需求為導向的。而現行公司財務報告模式是一種通用報告模式,即一大規模按需報告模式種大批量生產一種標準產品模式,旨在滿足大多數用戶的大多數類似需要。

然而,不同的信息使用者的具體決策模式千差萬別,他們所需的信息也各不相同。為了更好滿足不同使用者多樣化的信息需求,在運用最新的信息技術,特別是網際網路技術條件下,提出了大規模按需報告模式。

9 會計電算化 -內部控制

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會計電算化的內部控制目標和手工操作一致,某些控制制度仍可沿用,但還產生其他問題原控制制度無法解決。為保證會計數據的真實可靠,需要採取相應的適合會計電算化的內部控制制度。它包括一般控制和應用控制。

一、一般控制:
亦稱管理控制,指的是對電算化會計信息系統的組織、開發、應用環境等方面進行的控制。一般控制的強弱,將直接影響到每項計算機應用的成敗。它主要包括組織控制、系統開發控制、系統工作環境控制、系統安全控制和文檔控制等。

包含如下控制:
1、組織控制
其目標是減少發生錯誤和舞弊的可能性,其基本要求是職責分離,其主要內容包括數據處理部門與使用部門的職責相互分離,數據處理部門內部的職責分離和數據處理部門之外有檢查和控制其活動的部門或領導等。

2、系統開發與維護控制
系統開發與維護控制。系統開發控制是為了保證計算機會計信息系統開發質量而在開發過程中合理設置的控制。因為系統開發一般要經歷系統分析、系統設計、程序設計、系統測試和系統維護等階段,相應地,系統開發的控制措施主要包括系統分析控制、系統設計控制、程序設計控制、系統測試控制、系統試運行控制和系統運行與維護控制等。

3、硬體及系統軟體控制
硬體控制,又稱設備控制,是由計算機生產廠家在計算機設備中實現的控制功能或技術手段。它一般包括奇偶校驗、重複處理校驗、回波校驗、設備校驗和有效性校驗等。系統軟體控制是利用系統軟體如操作系統、資料庫管理系統而實現的控制。它一般包括錯誤處理,程序保護,文件保護和系統接觸控制等功能。

4、系統安全控制
它是為保證計算機系統資源的實物安全,保障系統正常運轉而採取的各種控制措施。它一般包括硬體安全控制,軟體與數據的安全控制,環境安全控制和防病毒、防「黑客」襲擊控制等。

5、系統文檔控制
系統文檔包括計算機會計信息系統中的憑證、賬簿、報表及有關軟體技術文件,如系統可行性報告、系統分析與設計說明書、程序流程圖、系統調試與測試分析報告和操作手冊等。這些資料對系統及其控制都作了詳盡的描述,因此要建立文檔管理及安全保密制度。如文檔應由專人保管,只有經批准的人才能接觸系統文檔資料等等。

二、應用控制
應用控制:指的對計算機會計信息系統中具體的數據處理功能的控制。它一般包括輸入控制、處理過程式控制制和輸出控制三個方面,它們都由計算機程序來控制。

1、輸入控制
除對操作人員明確職責以外,還應當用計算機程序來控制,目的是控制有意無意的憑證插入或遺漏。在程序設計時,機內憑證由計算機自動連續順序編號,輸入憑證由人工編製,兩者互相核對。

2、處理控制
處理控制是對計算機系統進行的內部數據處理活動的控制。為保證控制數據輸入或運行的真實性、準確性,處理過程式控制制完全由計算機程序來自動控制的。方法有數據控制、無用數據控制、主副控制三種。

3、輸出控制
輸出控制是對系統的輸出結果進行的控制。其目標有二:

一是保證輸出結果的正確性;

二是保證輸出的結果安全地送到有權使用者手中。

為此,由計算機程序控制輸出的憑證、賬頁、報表,無論正確與否,任何人不得任意更改。
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