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會計電算方法

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信息新技術促使人們改變原先的思維方式,重新考慮新的會計方法。美國前會計學會會長井尻雄士教授在80年代初提出了「三式簿記」新概念,美國的阿妮塔,霍蘭德等教授提出基於事件驅動法的事項會計,主張打破原有複式記賬原理,變原有的貨幣反映為多維反映,他們的研究都是建立在信息新技術應用的基礎之上的。雖然信息新技術的日新月異,使會計學者從不同的角度重構未來的會計格局,但這種重構必須是會計科學性與信息新技術科學性的相互融合與完美結合,忽視其中的任何一方,都會使會計的發展受到影響。基於這一認識,這裡對電算會計中的若干會計方法加以探討。
  

1 會計電算方法 -會計電算化對會計核算方法的影響

1.會計電算化對會計科目設置的影響

手工會計條件下,用會計科目,直接寫出該會計科目的名稱即可,對科目代碼的要求並不是很嚴格。但是,實行電算化后,凡是有會計科目的地方,我們就會使用科目代碼來代替科目名稱,從而使電算化會計中的會計核算體系較之手工會計核算更方便、更合理。因此可以說科目編碼方式的變化是會計電算化以後對會計實務最直接的影響之一。另外,在電算化會計系統中,不僅會計科目要用到編碼,對操作人員、往來賬單位等也會用到編碼。

2.會計電算化對憑證的影響

原始單據承載的信息量加大,記賬憑證添加了「科目代碼」欄,憑證中各數據項根據類型、範圍和勾稽關係可以進行有效控制,從而使一些不合規範的錄入不能輸入到計算機中。大多數會計核算軟體都提供自動轉賬功能。在結賬后,手工條件下可採用劃線更正的方法,並需使原有字跡仍可辨認。在電算化條件下,有些核算軟體提供了反結賬的功能,可對已發生的錯誤憑證進行修改,並能刪除原錯誤憑證,或採用補充登記法或紅字沖銷法進行修改。

3.會計電算化對賬簿的影響

在手工會計登賬時,總賬和明細賬由會計人員登記入賬,月末檢查兩者是否相等,平行登賬可以檢查錯誤。但在電算化會計中,總賬與明細賬均由計算機內部來完成的,所以總賬恆等於明細賬,平行登賬的校驗功能失去作用。

4.會計電算化對對賬工作的影響

手工會計核算的對賬工作,一般可分為賬證核對、賬賬核對、賬表核對和賬實核對四個方面。在電算化條件下除賬實核對以外,其他三個方面的核對要求及核對方式都發生了變化:(1)賬證核對,需進一步加強;(2)賬賬核對基本可以取消;(3)賬表核對要區別對待。

2 會計電算方法 -電算化環境下的會計方法的變革

盧卡.帕喬利提出的複式借貸簿記方法之所以幾百年來一直為人們所推崇,正是因為其「有借必有貸,借貸必相等」的錙銖必較、涇渭分明的科學原理。不管是在手工會計中,還是在電算會計中,衡量記賬憑證是否採用借貸記賬法,主要看其是否體現「有借必有貸,借貸必相等」的基本原則。在電算會計中,儘管記賬憑證庫文件的數據結構有「借貸金額」型、「借貸方向」型和「借貸科目」型等幾種,但萬變不離其宗,其基本實質都是通過記賬憑證編號維繫著憑證的借貸記賬法。

有人以會計軟體常以正、負號分別替代借、貸符號為由,企圖說服人們相信這一記賬法已經難以勝任新形勢。應當注意的是,即使借、貸符號在資料庫中不採用「借」和「貸」加以表示,也並不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認,在將借貸記賬憑證的發生額登錄到總賬之後,對於登賬后所結計的期末餘額往往以正數表示借方餘額,而以負數表示貸方餘額,甚至在借貸庫文件中只設一個金額欄位,在該欄位中分別以正負號表示借貸方。但所有這些標記都沒能改變「有借必有貸,借貸必相等」的規則,其實質仍然是借貸記賬法。這裡的正、負號與增減記賬法的增減符號的屬性風馬牛不相及。事實上,過多地去研究借貸記賬法與增減記賬法如何在計算機中運行是不明智的。

至今,尚有不少會計核算軟體設置「取消審核」、「反記賬」、「反結賬」的功能。在實際工作中,這些設置的確給會計人員的會計處理帶來許多方便,儘管許多學者對此提出異議,但不少實務工作者卻對其依依不捨。有的學者甚至認為,在計算機特定的工作環境中,反記賬的作用不可替代。其理由是,在實際工作中存在大量錯誤的記賬憑證,如果不施行反記賬的做法,則將導致賬簿中存在大量無用的冗餘信息,影響對會計信息的使用。所謂電算化會計中「反記賬」,事實上也就是將一批原先已經登錄到賬簿上的發生額從各該賬戶再予以扣減,使各該賬簿恢復至該批憑證登賬之前賬簿的發生額和餘額狀態。毋庸置疑,沒有人會贊同手工會計下採用「反記賬」。對手工的賬簿記錄,為了保證其有案可稽,當其發生錯誤時,不準塗改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新抄寫。同時,對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理:一是登記賬簿時所發生的錯誤,「應當將錯誤的文字或者數字划紅線註銷,但必須使原有字跡仍可辨認」;二是由於記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發生錯誤的,則「應當按更正的記賬憑證登記賬簿」。在實際工作中,由於記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發生差錯時而發生。一般採用兩種方式進行相應的修改:一是紅字沖銷法,二是補充更正法。這些詳細而又具體的規定所強調的一點,那就是對出錯之處必需留有修改的痕迹。

雖然紅線註銷法在電算會計中難以操作,但對出錯的電子數據,卻不能不留下修改的痕迹。解決的辦法只有一個,保留錯誤電子數據,另作更改的記賬憑證,並據以登錄賬簿,換言之,要將正與誤兩張憑證同存於會計檔案之中,同時,其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄並存於同一賬簿之中。《會計核算軟體基本功能規範》第十八條也做出與上相同的規定:「發現已經輸入並審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的,可以採用紅字沖銷法或者補充憑證法進行更正;記賬憑證輸入時,紅字可用『-』號或者其他標記表示」。由上可見,不管是手工會計,還是電算化會計,對出錯的修改均強調留有痕迹。事實上,在電算化會計中,由於電子數據的修改在技術上可不留痕迹,因而更需要對留有痕迹予以強調。

反結賬的錯誤做法也是顯而易見的。當期末已經結賬並編製企業會計報表之後,如果將其「反結賬」,則意味可以對該月繼續輸入憑證數據,無論這些新憑證是否已經記賬,都存在賬表不一致的錯誤,而當根據其登賬后的賬簿重新編製報表,擺在人們面前的兩張報表是絕不相同的。如果某一會計期反覆操作結賬與反結賬,並生成相應會計報表,會計信息的生成不啻是在搞數字遊戲!

3 會計電算方法 -總結

將「取消審核」、「反記賬」與「反結賬」同時使用,它只會給制假者提供機會,而對電算化內部會計控制百害而無一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會計信息可靠性的做法,還需要會計工作規範嗎?承認這種逆操作的合法性,又置會計的證、賬、表勾稽關係於何地?商品化會計核算軟體首先要評審,正說明會計軟體必須遵守包括證、賬、表等操作在內的工作規範之重要。無論是結賬前作為當月憑證的更改,還是結賬後作為下月的憑證的更改,對會計人員來說都是舉手之勞,何況證、賬的錯誤畢竟不會太多,因而不至於導致賬簿中存在大量無用的冗餘信息,影響對會計信息的使用。在成本核算過程中,由於各企業生產組織特點和生產工藝流程的不同,致使至今難有通用的成本核算軟體面市。隨著經濟全球化進程的加快,電子商務活動的普遍展開,成本核算受外部環境影響與日俱增。首當其衝的是,定製式的生產方式及由此而形成的「適時生產控制」(JIT)等生產理念和生產模式。在定製式生產情況下,按批量計算的分批法似可適用,然而,由於成本計算方法的選擇除了要考慮生產組織特點之外,還應當視企業的生產工藝流程而定,即使未來企業生產快捷,但其各自的生產工藝流程的差異卻永遠存在。無論是單步驟連續式生產,還是多步驟連續式生產,抑或是多步驟裝配式生產,都必須在這分批法前提之下再根據各自的生產工藝流程以及管理要求確定各車間、部門的成本計算方法。看來,傳統成本計算方法諸如逐步結轉分步法、平行結轉分步法等仍有其存在的必要,只是面對日新月異的外部環境,考慮如何將新酒裝入舊瓶而已。

成本信息細化也許是未來發展的趨勢。未來市場的競價、壓價的競爭使企業不得不從內部挖掘潛力。以產品為主線,集成了產品設計/製造/控制層的「計算機集成製造系統(CIMS)的問世,使產品的管理決策、設計開發、加工製造等過程和經營控制等過程通過計算機科學地聯結為一個整體,把管理和技術的信息直接用來控制機器進行加工,最大程度地實現了縱向集成,進而極大地提高企業在市場中的競爭力。而在這一背景下,以作業成本管理(ABCM)與」成本企畫「(TC/CD)為代表的兩大成本管理方法崛起並表現出卓越的成效,並以此為基礎,」作業量基準成本計算「(ABC)和」目標成本計算「崛起而成為成本計算的生力軍,傳統的成本計算方法無論從其形式還是內容都面臨著挑戰。

同時,由於數據倉庫、數據挖掘以及聯機分析處理(OLAP)等技術的採用,成本信息的電子化與實時化呼之欲出,成本計算方法可望日趨準確、科學,成本分析與管理也必將為決策者提供可靠的信息支持。

4 會計電算方法 -參考資料

1、http://www.studa.net/kuaiji/080924/11371525-2.html

2、[德]柯武剛,史漫飛.制度經濟學[M].北京:商務印書館,2000.35-36.

3、趙常記,周清湘,周學全.國外ERP之中國財務收發存[J].中國會計電算化,2003,10:25-26.

4、劉明中.企業信息化:聯想獨秀IT行業的「利器」[J].中國會計電算化,2003,10:53-54.

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