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機讀檔案初探□董文君檔案工作作為社會信息活動的重要組成部分,要想順應時代發展,更好發揮服務職能,就必須要向高密度存貯、高速度傳遞、高效率利用方向發展。而機讀檔案可以十分有效地為實現這一目的創造條件。為此,推廣機讀檔案是檔案管理現代化建設的一個關鍵環節。以代碼形式和特定結構記錄在計算機存儲載體上的、計算機能夠識別處理的檔案文獻信息。包括兩種:一是在實現了辦公室自動化和無紙辦公系統的部門形成並歸檔的機讀文件;二是將傳統類型檔案信息輸入計算機,轉換而成的機讀檔案。

1 機讀檔案 -機讀檔案

 

2 機讀檔案 -正文

  以代碼形式和特定結構記錄在計算機存儲載體上的、計算機能夠識別處理的檔案文獻信息。包括兩種:一是在實現了辦公室自動化和無紙辦公系統的部門形成並歸檔的機讀文件;二是將傳統類型檔案信息輸入計算機,轉換而成的機讀檔案。
  機讀檔案具有如下特點:①不能脫離特定的計算機硬體和軟體而被讀出和處理,如具備條件則是最便於處理和使用的檔案。 其檢索速度快, 查全率和查准率高。②有嚴謹的格式結構。在文件記錄內劃分區、欄位和子欄位,規定各自的構成內容與相互關係,規定各自的長度與識別方法。機讀檔案的存儲介質一般有磁帶、磁碟等。機讀檔案必須存放在符合一定技術條件的專用庫房中, 對庫內溫濕度進行嚴格控制, 並配置除塵、防火、防高度磁場和電場的設施。

 

3 機讀檔案 -配圖

 

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