1簡介

檔案館(室)對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業務,是檔案管理中的一項基礎工作。

2主要內容

包括:區分全宗、全宗內檔案分類、立卷、卷內文件系統化、案卷裝封、案卷封面編目、案卷排列、案卷目錄編製。
具體內容:
(1)會計憑證類:反映資金牧付業務的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。
  (2)財務報告類:包括月度、季度、年度的出納報告、附註及文字說明,銀行存款對賬單應銀行存款餘額調節表,其他出納報告。
  (3)會計賬簿類:現金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查薄。
  (4)其他類:作為收付依據的合同、協議及其他文件;按規定應單獨存放保管的重要票證單據,如作廢的支票、作廢的發票存根聯與發票、作廢的收據存根聯與收據;出納盤點表和出納考核報告等。
  (5)檔案管理類:出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊以及出納檔案銷毀清冊。出納人員對檔案進行整理時,一般包括分類、裝訂和成冊三個步驟。

3檔案整理類型

主要有3種類型
②局部調整
。對已接收但不完全符合整理要求的案卷,進行必要的部分加工整理;對由於遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整
整理
按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。
檔案實體分類
根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特徵對檔案實體進行的分類。
全宗
一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯繫的檔案整體。
彙集全宗
由若干個文件數量很少且具有某些共同特徵或聯繫的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
案卷
由互有聯繫的若干文件組合成的檔案保管單位。
卷內備考表
卷內文件狀況的記錄單,排列在卷內文件之後。

檔號

以字元形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

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