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用word寫論文的幾點建議

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於各方面的原因,大家主要還是用Microsoft Word (以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足,但卻提供了非常強大的功能。如果不能充分利用這些功能,可能經常要為不斷地調整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經驗和教訓總結一下,拋塊磚。 
原則: 內容與表現分離 
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一篇論文應該包括兩個層次的含義:內容與表現,前者是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等,而後者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字型大小等。相同的內容可以有不同的表現,例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現;而不同的內容可以使用相同的表現,例如一個期刊上發表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關係不言自明。在排版軟體普及之前,作者只需關心文章的內容,文章表現則由出版社的排版工人完成,當然他們之間會有一定交互。Word 倡導一種所見即所得(WYSIWYG)的方式,將編輯和排版集成在一起,使得作者在處理內容的同時就可以設置並立即看到其表現。可惜的是很多作者濫用WYSIWYG,將內容與表現混雜在一起,花費了大量的時間在人工排版上,然而效率和效果都很差。 

本文所強調的「內容與表現分離」的原則就是說文章作者只要關心文章的內容,所有與內容無關的排版工作都交給 Word 去完成,作者只需將自己的排版意圖以適當的方式告訴 Word。因為Word不僅僅是一個編輯器,還是一個排版軟體,不要只拿它當記事本或寫字板用。主要建議如下。 

1. 一定要使用樣式,除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外,還可以自定義樣式。如果你發現自己是用選中文字然後用格式欄來設定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的話,最好就定義一個樣式。對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會,如果要對排版格式(文檔表現)做調整,只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word 自動生成各種目錄和索引。 

2. 一定不要自己敲編號,一定要使用交叉引用。如果你發現自己打了編號,一定要小心,這極可能給你文章的修改帶來無窮的後患。標題的編號可以通過設置標題樣式來實現,表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫「參見第x章、如圖x所示」等字樣時,不要自己敲編號,應使用交叉引用。這樣做以後,當插入或刪除新的內容時,所有的編號和引用都將自動更新,無需人力維護。並且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以通過題注來完成,但我另有建議,見5。 

3. 一定不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格,中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發現自己打了空格,一定要謹慎,想想是否可以通過其他方法來避免。同理,一定不要敲回車來調整段落的間距。 

4. 繪圖。統計圖建議使用Execel生成,框圖和流程圖建議使用Visio畫。如果不能忍受Visio對象複製到Word的速度,還可以試試SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio難,速度卻快多了。如果使用Word的繪圖工具繪圖,最好以插入Word圖片的方式,並適當使用組合。 

5. 編輯數學公式建議使用 MathType5.0,其實Word集成的公式編輯器是它的3.0版。安裝MathType后,Word會增加一個菜單項,其功能一目了然。一定要使用 MathType 的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊,還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了,很不美觀,這部分可以通過固定行距來修正。 

6. 參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻,已經太遲了,但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養成看文章的同時就整理參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的,而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能,用插入章節附註的方法也很不地道。我建議使用 Reference Manager,它與Word集成得非常好,提供即寫即引用(Cite while you write,簡稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關信息,如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記,它會為你生成非常美觀和專業的參考文獻列表,並且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規範,減少出錯機會外,更可以避免正文中對參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。並且從長遠來說,本次輸入的參考文獻信息可以在今後重複利用,從而一勞永逸。類似軟體還有endnote和Bi 
blioscape。Endnote優點在於可以將文獻列表導出到BibTeX格式,但功能沒有Reference Manager強大。可惜這兩個軟體都不支持中文,據說Biblioscape對中文支持的很好,我沒有用過,就不加評論了。 

7.使用節。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式,可以插入分節符,並設置當前節的格式與上一節不同。 

上述7點都是關於排版的建議,還是要強調一遍,作者關心的重點是文章的內容,文章的表現就交給Word去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作,一定要停下來學一下Word的幫助,因為Word 早已提供了足夠強大的功能。 

我不懷疑Word的功能,但不相信其可靠性和穩定性,經常遇到「所想非所見」、「所見非所得」的情況讓人非常鬱悶。如果養成良好的習慣,這些情況也可以盡量避免,即使遇上,也可以將損失降低到最低限度。建議如下: 

8.使用子文檔。學位論文至少要幾十頁,且包括大量的圖片、公式、表格,比較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件里,打開、保存、關閉都需要很長的時間,且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔,而在主控文檔中設置樣式。這樣每個文件小了,編輯速度快,而且就算文檔損壞,也只有一章的損失,不至於全軍覆滅。建議先建主控文檔,從主控文檔中創建子文檔,個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。 

9.及時保存,設置自動保存,還有一有空就ctrl+s。 

10.多做備份,不但Word不可靠,windows也不可靠,每天的工作都要有備份才好。注意分清版本,不要搞混了。Word提供了版本管理的功能,將一個文檔的各個版本保存到一個文件里,並提供比較合併等功能。不過保存幾個版本後文件就大得不得了,而且一個文件損壞后所有的版本都沒了,個人感覺不實用。還是多處備份吧 

11.插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則,哪天打文檔時發現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,哭都來不及了。 

其他建議: 

12. 使用大綱視圖寫文章的提綱,調整章節順序比較方便 

13. 使用文檔結構圖讓你方便的定位章節 

14. 使用文檔保護,方便文章的審閱和修改 

15. Word表格的排序、公式和轉換的功能也是很值得學習的 

上面的建議並不全面,但相信比較管用。如果還有疑問,自己花些時間研究一下Word的幫助,相信會有事半功倍的效果。
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