標籤: 暫無標籤

立卷是將辦理完畢並具有查考保存價值的公文,依其在形成過程中的聯繫和一定規律組合成為保管單位——案卷的工作過程。

1意義

一是立卷歸檔是本機關工作的需要
二是立卷歸檔是社會發展的需要。做好公文立卷歸檔工作既是現行機關工作的需要,為機關工作服務,又是為黨和國家積累歷史資料,為科學研究、歷史研究服務,也是維護國家和社會歷史真實面貌的重要事業。《中華人民共和國檔案法》規定:「對國家規定的應當立卷歸檔的材料,必須按規定,定期向本單位檔案機構或者檔案人員移交,集中管理,任何個人不得據為己有。」「機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定,定期向檔案館移交檔案。」

2相關

按照一定原則和方法, 將已處理完畢的、 有保存價值的零散文件進行系統整理並組成案卷的一項業務工作。它是文書處理程序的終點與歸宿,也是檔案館對收集和積存的零散歷史文件進行整理歸檔的一項內容。範圍:凡已辦理完畢但仍具有一定查考保存價值的本機關收發文件、電報、機關內部文件、各種記錄、表冊以及反映本機關工作的照片、錄音、錄像、影片等均需立卷。重複文件或不具有保存和查考價值的文件不必立卷。原則:保持文件之間的歷史聯繫,區分文件的不同保存價值,便於保管和利用。文件之間的聯繫主要表現在文件的來源(作者)、內容、時間和形式等方面。各種文件的保存價值因在本機關工作中所起的作用不同而不同,其保存期限也有區別,須將永久、長期、短期保存的文件分別立卷。便於保管和利用是立卷的目的和要求,也是優選立卷方法和操作處理的出發點。

3方法

立卷的方法一般是按文件的作者、名稱、所涉及的問題、時間、地點、人物以及收發文機關等特徵歸納組卷,可按其中之一種特徵組卷,也可幾種特徵結合使用。在現行機關,一般先將文件分為不同的系列,對不同類型的文件採用不同的立卷方法。如:①綜合性文件(報告、計劃、總結),可按作者立卷,或結合時間和地區等特徵立卷。②會議文件,基本上按文件的作者立卷。大型會議的文件可一會數卷,一般會議的文件可一會一卷,同一內容的幾個會議文件可合立一卷。③專題文件,可按問題結合作者來組卷,適當分級。④案件材料,通常按問題立卷。一個案件的材料應該放在一起,根據文件的聯繫、數量和保管期限,立成一卷或數卷。一般機關(司法機關除外)中的案件,如果案件材料數量很少,可將同類案件合併立卷。這類文件不分級,不分作者。⑤國民經濟計劃、統計報表、名冊、簡報,可按文件名稱立卷。⑥群眾來信,可按問題或按地區等特徵立數卷。
立卷的組織程序,首先在立卷前制訂具體計劃,擬制本年度文件分類歸卷的條目,稱為立卷類目。它是以條款形式寫成的,每個條款包括一組文件的作者、問題與名稱,後面註明保管期限。條款的名稱就是預擬的案卷標題。其次做好平時歸卷,已收集的文件,隨時或定期按立卷類目所列有關條款歸人卷夾。最後,年終全面檢查調整,然後確定組卷。組成案卷后,對卷內文件進行系統化和案卷的技術加工,包括:卷內文件的系統排列、編寫卷內文件的頁號、填寫卷內文件目錄和卷末備考表、裝訂成卷、填寫案卷封面。
上一篇[奉齋]    下一篇 [繾綣難捨]

相關評論

同義詞:暫無同義詞