標籤:職能設計

職能分解是在基本職能設計的基礎上,將企業應該具備的各項基本職能細化為獨立的、可操作的具體業務活動。 組織設計人員按照上述要求進行職能分解,應該熟悉特定企業生產經營管理的實際情況與經驗。在此基礎上,運用組織理論的基本知識,採取逐級分解的方法,即可完成職能分解的任務。

1職能分解的目的

職能分解的主要目的有以下兩個方面:
1、將各項職能具體化,使之能夠執行和落實。
2、為業務活動歸類和部門設計以及後續的其他組織設計工作提供前提條件。

2職能分解的基本要求

作為職能分解,必須符合以下基本要求:
1、業務活動的獨立性
由某一項職能分解出來的各項業務活動,都應該是性質單一的活動,也就是不能把性質不同的業務活動混合為一項活動。
2、業務活動的可操作性
由某一職能分解出來的各項業務活動,都應該是可操作的具體活動。不然,職能無法落實,達不到職能分解的目的。
3、避免重複和脫節
在職能分解過程中,既要注意避免同一管理業務在各項職能中重複列入,又要注意防止有的管理業務無人負責執行。

3職能分解的方法

組織設計人員在熟悉特定企業生產經營管理的實際情況與經驗基礎上,運用組織理論的基本知識,採取逐級分解的方法,即可完成職能分解的任務。
所謂「逐級分解」,一般可分為三級。職能分析工作所列出的具體職能為一級職能;為完成一級職能而必須開展的幾個方面的管理為二級職能;將二級職能分解,就可具體化為業務活動。
下面以一家綉品廠的生產管理為例來闡述逐級分解法:
一級職能
二級職能
業務活動
生產管理
1、生產計劃工作
1、編製年度生產計劃,確定各產品的全年生產任務和各季、各月的生產任務指標;
2、編製月度生產作業計劃,明確各車間的月度生產任務,以及各種貨號、規格產品的投入期(量)和產出期(量);
3、制定各產品的生產周期,在制品定額、生產批量等期量標準。
2、日常生產指揮
1、生產調度;
2、生產作業統計,按時提出旬報、月報和年報,為生產計劃、生產調度提供準確數據;
3、訂貨合同分類台帳與履約率的分析。
3、生產控制工作
1、按月度組織在制品盤點,清除過量儲備和損壞丟失現象,減少資金占用;
2、檢查操作工人執行操作規程和工藝規程的情況,防止發生質量事故和安全事故。
4、工源管理
1、按年度進行工源調查與預測,提出鞏固和發展工源的建議方案;
2、選擇和建立新的加工點,開發新工源;
3、整頓和調整現有加工點。

4職能分解表的編製

職能分解工作是通過編製一張「職能分解表」來完成的。
(1)       職能調查與職能識別
為了能夠順利地進行職能分解工作,首先將企業的各項業務和管理作業進行排列,編製成一個「職能、職責調查表」,然後對這些作業進行識別,確認其工作內容由哪個部門或哪個職位去承擔做合適。
(2)       職能分解與組合
編製好了「職能、職責調查表」,並將其進行匯總和有序排列,然後對這些作業項目進行分解與組合,形成若干項職能。對於內容相近的作業項目,可以組合一個大的作業項目,這些作業項目就演化成一個職能。對於一個大的作業項目,可能要分解成若干個小的作業項目,這些小的作業項目就形成下一級的職能。
(3)       編製職能分解表
在進行作業項目的分解與組合后,即著手編製職能分解表。職能分解表中將職能分為「一級職能」、「二級職能」、「三級職能」。
所謂「一級職能」是表述本部門的主要業務和管理職能。通常只用一句話來表示。例如,人力資源部的「一級職能」就是「人力資源開發與管理」。
「二級職能」是在「一級職能」之下分解的若干項職能。例如,人力資源部的「二級職能」就是人力資源規劃編製、員工日常管理、薪酬福利管理、員工培訓管理、員工考核管理等,一共五項。
「三級職能」是「二級職能」作業項目的分解。例如,人力資源部的「二級職能」中的「員工日常管理」被分解的三級職能為員工招聘、員工錄用、員工調轉、員工晉陞、員工考勤等多項作業項目。

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