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詞表是某一主題法實體的具體體現。所謂創製一種主題檢索語言,具體就是編製一部完整的詞表。

詞表是某一主題檢索語言語種的詞典,其功用是:⑴對該種主題法的嚴格實施起管理作用;⑵對周密選用檢索詞以便準確、全面地標引和檢索文獻起保證作用;⑶對文獻標引人員和情報檢索人員查找所需檢索詞起方便作用。

詞表對一個文獻主題概念可以用什麼詞標引,不可以用什麼詞標引作了嚴格限定。因而,它是一種主題檢索系統用詞的主要依據。

2.2詞表的結構體系

從宏觀說,詞表由一個主表和若干輔表組成。輔表總的說來雖都屬輔助性質,但在各種主題法的詞表中性質並不完全相同。在標題表中,輔表相當於分類表中的復分表,提供某一標題的標準細分用詞(標準的「方面詞」),它與主表不重複。而在單元詞表和敘詞表中,有些輔表中的詞與主表是不重複的,如地名表、人名表、機構名表、具體產品名稱和型號表等,實際上只是主表中的詞的單列部分,但並不屬「方面詞」性質,所以也稱附表;而大多數輔表中的詞則是與主表重複的,那些輔表只是將檢索詞按與主表不同的序列排序,提供另一種查詞途徑,以方便查詞而已。例如,範疇表提供從範疇分類的角度鳥瞰全貌的查詞途徑,詞族表提供從族首詞(族首詞是在具有概念等級關係的一群詞中外延最大的詞)出發鳥瞰全貌的查詞途徑,輪排表提供從詞素出發查找並可鳥瞰全部含有該詞素的詞的查詞途徑,等等。這后一類輔表的著錄內容都比較簡略,故也稱索引,如範疇索引、詞族索引、輪排索引等。

從微觀說,詞表是由詞款目按字順排列構成的全部檢索詞的有機集合。檢索詞有標題詞、單元詞、敘詞、關鍵詞等類型。中國現在使用最廣泛的是敘詞,又稱主題詞。絕大多數稱為「主題詞表」的詞表,都是敘詞表。不管是哪種類型的檢索詞,都包含兩種詞。一種是「標引-檢索用詞」,這種詞可正式用於標引文獻和直接檢索文獻,可稱為正式詞,如正式標題詞(簡稱標題詞),正式單元詞(簡稱單元詞)、正式敘詞(簡稱敘詞)。另一種是「非標引-檢索用詞」(亦稱入口詞),這種詞不可用於標引文獻,在檢索中也只能提供非直接的檢索途徑,可稱為非正式詞,如非標題詞、非單元詞、非敘詞。但「非關鍵詞」不是「非標引-檢索用詞」)。因此,詞款目也分為正式詞款目和非正式詞款目,例如,敘詞款目(正式敘詞款目)和非敘詞款目(非正式敘詞款目)。
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