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1 轉帳更正法 -概念

轉帳更正法。是採用編製轉帳會計分錄的方式,從而更正帳簿記錄錯誤的方法。該方法適用於記帳后發現記帳憑證所列帳戶對照關係有一方是錯誤的,從而導致帳簿記錄出現同樣錯誤的情況。

2 轉帳更正法 -分類

(1)劃線更正法。在填制憑證、登記賬簿過程中,如發現文字或數字記錯時,可採用劃線更正法進行更正。即先在錯誤的文字數字上劃一紅線,然後在劃線上方填寫正確的記錄。在劃線時,如果是文字錯誤,可只划銷錯誤部分;如果是數字上錯誤,應將全部數字划銷,不得只划銷錯誤數字。划銷時必須注意使原來的錯誤字跡仍可辨認。更正後,經辦人應在劃線的一端蓋章,以示負責。

(2)紅字更正法。在記賬以後,如果在當年內發現記賬憑證所記的科目或金額有錯時,可以採用紅字更正法進行更正。所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據以用紅字登記入賬,沖銷原有的錯誤記錄;同時再用藍字填制一張正確的記賬憑證,註明「訂正×年×月×號憑證」,據以登記入賬,這樣就把原來的差錯更正過來。應用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發生額和科目對應關係。

例如,李明出差,借差旅費5000元,開出現金支票支付。記賬時本應貸記「銀行存款」科目,而卻誤記「現金」科目,並已登記入賬。其更正方法如下:

①用紅字金額填制一張與原錯誤分錄相同的記賬憑證,分錄如下:

借:其他應收款――李明 5000
貸:現金 5000

②用藍字填制一張正確記賬憑證,其分錄如下:

借:其他應收款――李明 5000
貸:銀行存款 5000

有時,根據記賬憑證分別記入有關科目並無錯誤,但所填的金額大於應填的金額時,也可按照正確數字與錯誤數字的差額用紅字金額填制一張記賬憑證,據以登記入賬,以沖銷多記部分,並在賬簿摘要欄註明「註銷×年×月×號憑證多記金額」。

例如,採用商業匯票結算方式,收到購貨方開出並承兌的商業匯票10000元,作為銷售實現。在填制記賬憑證時,將金額10000元誤記100000元,多記了90000元,並已入賬。其誤記會計分錄為:

借:應收票據 100000
貸:商品銷售收入 100000

為了更正有關賬戶多記的900O0元,就應用紅字金額填制一張記賬憑證。其分錄如下:

借:應收票據 90000
貸:商品銷售收入 90000

根據此記賬憑證登記入賬后,使「應收票據」和「商品銷售收入」兩科目原來的錯誤記錄都得到了更正。

(3)補充登記法。在記賬以後,發現記賬憑證填寫的金額小於實際金額時,可採用補充登記法進行更正。更正時,可將少記數額填制一張記賬憑證補充登記入賬,並在摘要欄註明「補充×年×月×日×號憑證少記金額」。

例:通過開戶銀行收到某購貨單位償還的前欠貨款6500元,在填制記賬憑證時,將金額誤記為5600元,少記了900元,並已登記入賬。更正時,應將少記的900元用藍字填制一張記賬憑證,並登記入賬。其補充更正分錄是:

借:銀行存款 900
貸:應收賬款 900

根據此記賬憑證登記入賬后,使「銀行存款」和「應收賬款」兩科目的原來錯誤都得到了更正。

紅字更正法和補充登記法都是用來更正因記賬錯誤而產生的記賬差錯。如果記賬憑證無錯,只是登記入賬時發生誤記,這種非因記賬憑證誤記的差錯,無論何時發現(在實際工作中,由於定期核對賬目,不可能經過很長時間才被發現)都不能用這兩種方法更正,而應用劃線法進行更正。因為記賬必須以憑證為根據,一張記賬憑證不僅是登記明細賬的根據,也是匯總登記總賬的根據。在同一記賬根據的基礎上,不一定兩種賬同時都記錯,假如總賬未記錯,只是某一明細科目記錯了數字,如果為訂正這一明細科目差錯,而採用了紅字更正法或補充登記法,勢必影響總賬發生變動,即將原來的正確數訂正為錯誤數。所以,非因記賬憑證誤記的差錯只能用劃線更正法進行更正。

以上只是對當年內發現填寫記賬憑證或登記賬簿錯誤而採用的方法,如果發現以前年度記賬憑證中有錯誤(指科目和金額)並導致賬簿登記錯誤的,應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。更正由於錯誤對會計產生的影響。如:發現去年有一張管理費用支出憑證的金額本應是5600元,記賬時誤記6500元,則導致利潤減少900元。此時應作更正分錄是:

借:現金(或其他科目)
貸:以前年度利潤調整

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