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利用現代通信技術、辦公自動化設備和電子計算機系統或工作站來實現事務處理、信息管理和決策支持的綜合自動化,英文縮寫OA。實現辦公自動化的系統(OA系統)是建立在計算機局部網路基礎上的一種分散式信息處理系統,所以又稱辦公信息系統。OA系統是一種人機系統,其核心設備是電子計算機系統或OA工作站。OA系統包括信息採集、信息加工、信息傳輸和信息存取等四個基本環節。

1 辦公自動化 -發展簡史

辦公自動化辦公自動化系統

「辦公自動化」一詞是50年代中在美國首先出現的,當時是指利用電子數據處理設備使簿記工作自動化。此後,辦公自動化的發展經歷了三個階段。第一階段,從50年代中到70年代中,採用文字處理機、複印機、傳真機、專用交換機等辦公自動化設備實現單項業務的自動化。第二階段,70年代中到80年代初,把分散在各辦公室的電子計算機系統連接成計算機局部網路。在此階段通常採用電子報表、電子文檔、電子郵件等新技術和高功能的辦公自動化設備。第三階段,從80年代中開始,辦公自動化向建立綜合業務數字網的方向發展。在此階段出現高功能的OA軟體包、多功能的OA工作站和各種聯機辦公自動化設備,如電子白板、智能複印機、智能傳真機、電子照排輕印刷設備、複合電子文件系統等。

2 辦公自動化 -系統模型

根據辦公室的類型、活動的特點和不同的目標可建立不同的模型或模型體系。1980年紐曼把OA系統的模型分為五種:

辦公自動化辦公自動化

①、信息流模型。它描述各辦公室之間和辦公室內信息傳遞的情況。
②、過程模型。它描述辦公室完成特定任務的執行過程和進程步驟。
③、資料庫模型。它通過信息存取方式來描述辦公室業務。
④、決策模型。它把辦公室信息加工過程變換成結構化或半結構化過程,用特定的決策模型來作出相應的決策。
⑤、行為模型。它描述人的行為規律,以便協調人際關係。
在辦公自動化的初級階段著重信息流模型、過程模型和資料庫模型。在辦公自動化的高級階段則要利用決策模型和行為模型。

3 辦公自動化 -系統功能

辦公自動化系統具備下列六項功能:
①、文字處理。包括文件的輸入、編輯、修改、合併、生成、存儲、列印、複製和印刷等。通常由文字處理機、智能複印機和電子照排輕印刷設備等來完成這項任務。
②、文件管理。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、製表等,一般通過建立公用的或專用的分散式關係資料庫系統來實現。
③、行政管理。包括圖表生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務管理和物資管理等,主要依靠計算機的圖形系統、資料庫和各種應用軟體來實現。
④、信息交流。OA系統主要是通過電子郵件和電子會議等方式交流信息,已從採用電話網、用戶電報網、計算機網發展到採用綜合業務數字網。
⑤、決策支持。OA系統可配置決策支持系統(DSS)和群體決策支持系統(GDSS)。
⑥、圖像處理。包括用光學字元閱讀器直接將印刷體字母和數字輸入計算機,用光電掃描儀或數字化儀將圖形文字輸入計算機。有的OA系統配置圖像處理系統,它具有圖像識別、增強、壓縮和復原等功能。

4 辦公自動化 -系統組成

OA系統的組成包括硬體和軟體兩部分。硬體有通信設

辦公自動化辦公自動化方案
施(如計算機局部網路、程式控制交換機、電話網、用戶電報網、公用數據網、綜合業務數字網等),數據處理設備(超級微型計算機系統或OA工作站),終端設備(如電傳打字機、互動式終端、智能終端、圖像終端、傳真機、書寫終端、可視文字處理終端、可視用戶電報終端等),辦公自動化設備(如文字處理機、繪圖機、激光印表機、智能複印機、電子照排輕印刷設備等),介面設備(如數據機、適配器、集線器等)。OA系統的硬體通過計算機局部網路連成一個整體,實現資源共享。OA系統的軟體有系統軟體(如操作系統、編譯系統、資料庫管理系統等),通信軟體(如通信規約、網路協議、電子郵件、電子會議等),應用軟體(如文字處理、表格處理、圖形處理等工具軟體以及針對OA系統專項業務而編製的軟體,如人事管理、財務管理、庫存管理等專用軟體)。OA系統的性能在一定程度上決定於軟體的功能。現在已有功能齊全的OA軟體包,如 IBM公司的PRROFS,DEC公司的All-in-One,王安公司的WangOffice,DG公司的CEO等。組合軟體Lotas 1-2-3-4-5已把文字處理、電子數據表、圖形、資料庫和通信結合在一起。OA系統還常採用窗口軟體。

5 辦公自動化 -人機介面

OA系統的人機介面包括物理介面和邏輯介面。邏輯介面是指系統操作,物理介面是指輸入輸出手段。多數系統都提供菜單,提示命令、功能鍵和求助頁面。求助頁面是一種問答式頁面,用自然語言進行詢問和回答,當用戶不知道如何使用特定的服務程序時,求助頁面便告知

辦公自動化辦公自動化
使用方法。多數系統還提供日曆、調度、會議等服務程序,以及文件生成系統、資料庫管理系統、通信設施等。辦公人員與OA系統直接接觸的是計算機系統或OA工作站,應具有靈活多樣的系統交互方式,包括語言交互、文字交互、圖形交互、鍵盤交互等方式,一般採用鍵盤和顯示器。顯示器以菜單排列方式引導出要處理的作業內容,辦公人員通過鍵盤輸入數據和命令。

OBE語言是一種二維舉例詢問語言,它允許辦公人員在二維圖象目標內直接進行程序設計。它的數據目標包括字母、表格、報告和圖形等。辦公人員可利用滑鼠器或光筆很方便地在二維顯示屏幕上建立、存儲和分配文件資料,處理不同的表格和圖形。還可採用光電掃描儀或數字化儀直接將文件和圖表輸入計算機處理,用智能複印機實現遠程複印,用智能傳真機進行文件的存儲和轉發等介面技術。在電子會議上可採用電子白板,以便用遙控器遙控操作,實現全畫面檢索、存儲和複印。用戶介面的發展方向是採用OA專家系統。

6 辦公自動化 -建設及管理


隨著經濟全球化的進程不斷加快,一場以信息技術為標誌的

辦公自動化辦公自動化解決方案
新技術革命席捲而來,知識經濟的浪潮衝擊著社會的各個角落。新形勢的挑戰引起了中國領導人的高度重視,國家明顯加快了對信息化建設和信息產業的投入,「十五」 規劃明確提出了「以信息化、數字化帶動傳統產業的目標」,要求政府部門迅速提高信息化服務的水平,全社會正在形成對信息化管理與建設的強烈需求。

2002年以來,中國政府明顯加大了對電子政務的領導投入力度,國家信息化領導小組多次召開會議,制定方案、部署工作,相繼召開大型研討會、報告會,各地區、各行業部門的電子政務方案正在緊鑼密鼓地籌劃之中。可以預計,中國的電子政務和數字化、信息化的跨越式發展階段即將來臨,其焦點在於能否確保國家信息資源的安全,能否實現技術的先進性、符合中國國情的辦公特點,能否給政府辦公帶來高效,能否給老百姓帶來實惠。

北京理正憑藉多年的開發實力和和管理經驗,結合先進的ntranet / Internet 技術,針對中國辦公管理工作特點,基於自主開發的理正管理信息系統平台(即Leading Info_channel),研發了適用於國家各級政府辦公的理正辦公自動化管理系統。該系統以通用信息平台為基礎,方便快捷地操作提高了辦公的效率、提升了管理的水平、確保了決策的正確性。更重要的是,該系統讓政府部門各個相互獨立的系統,實現相互之間的信息共享、數據傳遞,最大限度地提高了各系統的應用價值,為國家各級政府的電子化、數字化、信息化提供支撐的軟體平台。

建設目標
◇ 保證信息資源的充分共享。
◇ 保證信息的及時

辦公自動化辦公自動化
獲取。
◇ 提供人文化的操作工具。
◇ 為領導決策提供最大的支持。
◇ 用電子流程再現人工流程,實現無紙辦公、文檔管理一體化。
◇ 極大地提高團隊工作人員的工作效率。
◇ 規範單位的管理體制。
◇ 節約單位辦公成本。
◇ 保障政府信息資源的安全。

總體框架
無論是企業信息管理還是政府信息管理,信息化建設首先需要規劃,規劃的重點是決定信息系統架構,而Leading Info_Channel系統提出了一個完美先進的信息管理平台。

性能優勢
1、靈活的工作流程管理
◇ 提供工作流定製模板,可以自由靈活的定製工作流程。使用單位可以根據自身需要方便地定義各種工作流程和各種文件傳輸流程。
辦公自動化辦公自動化

◇ 提供表單模板,不同行業不同單位可以根據具體的需要定義表單模板。
◇ 強大的流程跟蹤,通過流程跟蹤隨時了解文件的位置、流轉過程中的各項信息,並通過催辦督辦功能有效的控制文件的流轉和工作的進度。
2、完善的文檔、文件管理
◇ 先進的文檔、文件管理功能,實現了多版本文檔的隨時調用和有序管理。
◇ 完善的文檔修訂痕迹保留功能,保證歷史操作的可追溯性。
◇ 文檔管理中,可隨時啟動文檔審閱功能。
◇ 文檔的科學管理和文檔許可權的控制。
◇ 自動辦公和文檔管理融於一體。
3、表單控制
◇ 表單生成器,根據不同的業務定製各式各樣的表單。
◇ 表單可以完全參與整個工作流程。
◇ 隨心所欲自定義表單模板。
◇ 可以針對錶單中的每個填寫域進行許可權控制。
◇ 可以在表單上加蓋個人簽章,可以多人在意見域中填寫意見並自動簽名。
4、實用高效的公文處理系統
◇ 通過公文流轉設置,預先設置好表單和流程模版。
◇ 起草公文,公文登記操作簡單快捷。
◇ 公文辦理過程中預留與掃描儀介面,實現多頁文件的一次掃描,並將掃描得到的多頁文件合併為一個文件,經壓縮後作為公文的附件,簡化了紙質文件的處理過程。
◇ 公文辦理過程中,實現了與辦公軟體MS Office 有機結合,提供修訂的痕迹保留功能,提供引入紅頭,自動排版的功能。
◇ 為領導和辦公人員提供一個集中辦理工作的窗口,主界面中代辦事宜清晰可見,讓用戶隨時獲得最新的信息;
◇ 實現工作流轉的自動化,
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以及流轉過程的實時監控與跟蹤;
◇ 實現對辦文表單域值的查詢和統計。
◇ 實現對公文進行有選擇的公文發布。
5、強大的安全機制
◇ 系統登錄控制,非系統用戶不能進入系統。
◇ 資源許可權控制,不同級別的用戶訪問不同的數據。
◇ 系統許可權控制,系統管理員可以根據具體情況的要求,設置不同用戶的系統許可權。
◇ 文件許可權控制,可以根據文件的不同安全級別設置不同的訪問許可權。
◇ 公文辦理許可權控制,可以對公文流轉的流程節點設置對應參與角色,對錶單域設置對應讀寫角色。
6、高度可開發的通用平台
◇ 完全的模塊化結構,根據不同行業用戶,可進行特定業務功能定製。
◇ 核心模塊全部組件化設計實現,提供強大的二次開發功能。
◇ 與LeadingGis可以實現無縫連接。
7、使用簡便,輕鬆升級
◇ 基於B/S結構,象訪問網站一樣,全部的功能模塊均可在瀏覽器方式下使用。
◇ 輕鬆的系統升級管理,一切只在伺服器中進行,客戶端無需做任何操作。
◇ 不需要專門設置系統管理員,維護和系統的設定在平常工作中幾乎為零。

7 辦公自動化 -系統功能

1、用戶認證
 用戶認證模塊是系統的核心組成部分,所有有許可權的用戶通過Web方式登錄系統,輸入有效用戶名和密碼之後,首先由用戶認證模塊對用戶信息進行認證,確定用戶是否為合

辦公自動化辦公自動化
法用戶,如果通過認證,根據用戶名決定用戶所在的用戶組,確定用戶所具有的許可權和可以執行的操作,然後返回相應的頁面,賦予用戶相應的許可權。為加強安全性,用戶密碼和用戶許可權值採用加密傳輸。為便於靈活賦權,使用與後台資料庫相結合的方法,將相應用戶許可權和文件對應入庫,當登錄用戶對某項應用發出請求時,將用戶信息與資料庫所存記錄相比較,符合規則允許請求執行,如果不符拒絕請求。
2、公文處理和業務審批
利用Internet輕鬆的實現上下級單位、兄弟單位之間的公文流轉。流轉內容包括:需協同處理的公文,如請示、指示、申請等。下級單位上報的各類簡報、報告、統計報表、內參等。提供所有公文(如收文、發文、簽報等),從擬稿(登記)開始直至辦理完畢后自動歸檔全過程的自動流轉管理功能;提供在辦,辦理完的公文的實時流轉監控功能;提供靈活的可視化的公文流程模版的定製功能;提供方便快捷的表單定製功能;提供角色定製功能,根據本單位情況定製安全控制機制,設置不同的操作許可權,保證公文不被未授權的人處理。
◇ 公文登記
 新建公文並啟動公文流程。用戶可以根據實際工作情況新建不同類型的公文,不同類型的公文對應不同的流程設置。
◇ 我的業務
 包括當前登錄用戶的待辦的業務,辦理過的業務,督辦、催辦的業務三部分。所有涉及到該用戶的業務均在此體現,用戶在此可以直接辦理提交來的業務,查詢自己已辦的業務,監控自己創建的公文的流轉情況等等。
◇ 業務中心
 為用戶提供綜合的業務查詢功能,包括所有正在辦理的業務,辦理完但沒有歸檔的業務等,可以查看公文的內容(包含附件)及流轉信息。
◇ 公文查閱
 按照公文的類型,分類查詢和統計各個辦理完的公文所攜帶的表單的各項填寫內容,還可以查看該公文的流轉信息。
◇ 發布公文
 公文辦理過程中,如果需要讓系統中其他沒有參與公文流轉的人員也能夠了解公文的內容,可以通過公文發布功能來實現。公文發布后,其他人員也可以看到該公文的內容了。
◇ 表單模板
表單模板是本系統的一個表單生成器,可以自動生成各種文件的表單。同時也可以導入已經存在的表單模板進行格式編排修改,使生成的電子錶單模板與實際的表單相符。表單模版生成后,用於對應的流程。
◇ 流程設置
 流程設置是本系統的一個可視化的流程生成器,可以自定義生成各種流程。流程中採用了個體和角色相結合,提供了任務具體到個體的機制和角色化的領導事務機制。在定製流程時可以根據實際情況靈活定製流程模板,在流程中加入表單模版,新建的公文可以直接調用做好的流程模板。
◇ 角色管理
通過角色管理將用戶按不同的工作性質進行劃分,流程模版中的每個節點都對應某角色。將用戶與許可權有機結合在一起,靈活的實現了對資源訪問的許可權控制。
3、文件管理
◇ 文檔中心
 文檔中心用於對系統中的各種文件夾和文檔資料進行規範化的組織,提供對在線文檔的智能化管理,自動跟蹤記錄文件版本歷史記錄以及借閱等的管理;根據需
辦公自動化辦公自動化
要為每一個文件夾設定不同的許可權,確保文檔資料的高度安全;可以將文檔以不同的審閱流程和審閱方案來提交審閱。
◇ 電子公文
 在文檔中心提交文檔,啟動審閱流程后,文檔在此流轉。審閱者按照系統的提示進行文檔審閱和批示。提交者可以進行查看審閱信息,取消提交等操作。系統提供流轉中,審畢后等全過程實時流轉監控功能;可以根據本單位情況定製安全控制機制,保證文件不被未授權的人處理。
◇ 文檔檢索
 對不同文件夾下的文檔的擁有者、編號、標題、摘要、內容及時間等進行檢索。
◇ 檔案管理
 檔案管理提供了對案卷、檔案的錄入,歸檔,檔案的查詢、統計。
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