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1 辦公設備 -一、辦公設備的概念

辦公設備,英文Office Equipments,泛指與辦公室相關的設備。辦公設備有廣義概念和狹義概念的區分。狹義概念指多用於辦公室處理文件的設備。例如,人們熟悉的傳真機、印表機、複印機、投影儀、碎紙機、掃描儀等,還有台式計算機、筆記本、考勤機、裝訂機等。廣義概念則泛指所有可以用於辦公室工作的設備和器具,這些設備和器具在其他領域也被廣泛應用。包括電話、程式控制交換機、小型伺服器、計算器等。辦公設備與辦公耗材不同,可以說,買辦公設備是購房,買辦公耗材是裝修。

2 辦公設備 -二、辦公設備的分類和清單


根據國家統計局起草的國家質量監督檢疫檢驗總局批准發布的GB/T4754-2002《國民經濟行業分類》的規定,文化、辦公用機械製造包括六大項:4151電影機械、4152幻燈及投影設備、4153照相機及器材、4154複印和膠印、4155計算器及貨幣專用設備、4159其他文化、辦公設備。其中4154、4155、4159中包括了上述狹義概念中的大多數產品。(一)根據使用對象:


可分為普通辦公設備和專業辦公設備。例如,幾乎在所有辦公室都能見到的傳真機、印表機、複印機等就是普通辦公設備。而郵局、銀行、金融、財務、鐵路、航空、建築工程等機構和部門使用的有特殊構造和要求的設備被稱為專業辦公設備。例如,各種非標準尺寸(紙張幅面)的票據印表機、POS機(可傳輸信息和列印票據)、貨幣清分機、AMT及印表機等。(二)根據功能和用途:


大致可分為:文件輸入及處理設備、文件輸出設備、文件傳輸設備、文件整理設備等。每一類設備又都包括多種產品,以下列舉的只是其中的主要設備或常用設備。
1.文件輸入及處理設備:計算機、文件處理機、打字機、掃描儀等。
2.文件輸出設備:可分為文件複製設備和文件列印設備。
3.文件複製設備包括:製版印刷一體化速印機和油印機、小膠印機、重氮複印機(晒圖機)、靜電複印機、數字式多功能一體機、數字印刷機、輕印刷機、噴墨複印機等。
4.文件列印設備包括:激光印表機、噴墨印表機、針式印表機和繪圖機等。
5.文件傳輸設備:傳真機、計算機、電傳機等。
6.文件儲存設備:縮微設備、硬碟等。
7.文件整理設備:分頁機、裁切機、裝訂機、打孔機、折頁機、封裝機等。
8.網路設備:網路適配器、路由器、交換機、數據機等。
隨著技術進步和由於辦公室工作細化而對產品不斷提出新的要求,各類新型辦公設備產品層出不窮,更新換代速度也越來越快。但是,大多數辦公設備屬於以機電為基礎的耐用設備,所以在各類辦公室中多種類型、多代設備同時服務於辦公的現象比較常見。(三)辦公設備清單


辦公設備的清單往往很混亂,這是因為根據不同的標準分類不同所造成,以下是從仁通科技網站摘錄的關於辦公後勤外包所列舉的部分辦公設備清單,僅供參考:
1、複印機(低速複印機、中速複印機、高速複印機、彩色複印機、小型複印機)
2、印表機(激光黑白印表機、彩色激光印表機、噴墨印表機、針式印表機、標籤印表機、卡印表機)
3、投影機(商務投影機、工程投影機、教育投影機、投影機燈泡、電子白板、投影幕、幻燈儀)
4、傳真機(噴墨傳真機、激光傳真機、碳帶傳真機、熱敏傳真機)
5、一體機(彩色噴墨一體機、彩色激光一體機、黑白激光一體機、數碼一體機、工程複印一體機)
6、掃描儀(高速掃描儀、大幅面掃描儀、普通掃描儀、工程掃描儀)
7、繪圖儀(激光繪圖儀、噴墨繪圖儀、服裝繪圖儀、晒圖機 )
8、電話機(會議電話、錄音電話機、無繩電話機、普通電話機、程式控制交換機、音頻機 、音視屏 )
9、計算機(掌上電腦、顯示器、台式機、筆記本)
10、數碼產品(照片印表機、電子詞典、數碼攝像機、數碼相機、單反相機)
11、文件整理機(膠裝機、配頁機、裝訂機、打孔機、切/裁紙機、塑封機、摺紙機、冷裱機、訂折機、壓痕機、覆膜機、碎紙機)
12、文儀器材(收款機/POS機、刻字機、點鈔/驗鈔機、中/英文打字機、除濕機、名片王系列、列印伺服器、空氣凈化器、手寫輸入系列、掃譯筆系列、激光條碼掃描槍)

3 辦公設備 -三、辦公設備的時代特點

1、彩色化:


越來越多的辦公文件是以圖文混排的方式進行排版的,且人們的視覺越來越挑剔,黑白的文件已無法滿足辦公需要。所以,彩色噴墨印表機、彩色激光印表機、彩色熱升華印表機、彩色數碼複印機在未來的二三年後必定會成為辦公文印市場的主角。2、多功能:


如果一台辦公設備只具有某一種功能,只有一種情況,那就是使用者對這個功能的需求相當大,對其它的功能可以忽略,但現在人們都一台機器具有多種功能,已經是購買一台機器的最少要求,同時可以網路列印、複印、傳真、電郵、掃描的機器越來越受顧客的喜愛。3、高速化:


人們將會越來越珍惜時間,如果有大批量的印務,肯定會購買高速機器。並且要求首張複印或列印的速度在5秒之內,因為顧客沒有太多耐心。4、網路化:


人們越來越相信網路,越來越依賴網路,如果一台辦公設備不可以進行網路傳輸,它的命運只能是被淘汰。

4 辦公設備 -四、辦公設備的使用維護


辦公設備提倡主動維修,使機器的停機時間處於最小,從而獲得最佳使用效率和價值。
複印機、印表機、傳真機、證卡機等等……是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備,通過使用顆小的靜電墨粉,利用靜電原理,在感光材料上形成靜電潛像,使微小的墨粉附在感光材料上,再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此,在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等,但這些的存在只會影響複印的質量。若放任不管,會增加機器的驅動負荷,妨礙熱量的排除,說不定也可能是造成機器故障的原因。
定期的維護保養,可以清除機器內部的污垢,在必要的部件上加註潤滑油,清潔光學部件,改善複印品質量,將可能發生的故障消滅在萌芽狀態,減少停機時間。
然而,辦公設備具有專業性和技術性,對維修技術要求很高,根據仁通科技的研究數據,84%以上的辦公設備損壞是由於操作和使用不當造成的,因此,一個企業要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓,或者採用辦公設備外包的方式來解決。

5 辦公設備 -五、辦公設備節省下來的錢會嚇你一大跳


自從「低碳辦公」這個概念被提出,在列印領域裡,印表機廠商不斷推出新技術,在「節能」字眼上做文章,如省墨技術、雙面列印(省紙)、能耗的節省等等。對於辦公設備能耗的節省,一台印表機一年用多少電呢?一台數碼複合機一年的電費大約為1000元。
在目前的列印辦公設備中,噴墨印表機是耗電量最小的,一般工作時功耗僅為15~20W,待機約為0.8W。相比之下,激光產品就屬於耗電大戶,目前普通的激光印表機工作時功耗在300~500W之間,待機約為3~5W,這樣的功耗大概噴墨產品的幾十倍左右。不過,在所有的辦公外設產品中,激光印表機還不算用電大戶,數碼複合機才是「老大」,理由是它集成了A3幅面的列印、複印、掃描單元,工作中的瞬時功率可達到1000W以上,目前普通數碼複合機功耗在1300~1600W。此外,具備傳真收發功能的產品需要長時間開機,電力消耗很高。
以一天工作2~3小時,待機6~8小時,關機13~16小時(72.7%的企業印表機不關機),一月22~24個工作日,一年12個月,每年一台印表機工作狀態時間為550小時左右,休眠或待機時間為1550小時,其餘時間處於關機狀態。以商業用電1元/千瓦來計算,噴墨印表機一年的工作電費不到100元,激光印表機一年工作電費大概也是200元左右。照這樣的計算,印表機的確用電不多。但是對於一台數碼複合機來說就遠不止這個數目,按照以上的計算方法,一台數碼複合機一年的電費大約為1000元,一個月的電費是83元。我們也不能少看一年才1000元的電費。小數怕長計,時間一長,成本就很容易計算出來。以5年時間來計,一個數碼複合機就需要交5000元電費,這樣的費用就足可以重新購買一台新機。而且企業里不僅只有一台辦公產品,如果將幾台辦公產品5年的電費加起來,那也是一個相當大的數目。再從節能環保的角度來看,目前中國在登記的企業超過5000萬家,如果一家僅用一台辦公設備,那一年的能源消耗就是一個龐大的數據。
然而,辦公設備中耗電成本只是辦公設備成本中很小的一部分,耗電成本占辦公設備總成本不到5%,根據仁通科技在其辦公外包服務中的研究數據:企業在使用辦公外包服務以後,其中辦公設備以及耗材的成本可以降低17%—30%,在一個40—60人的中小型企業中,可平均節約1.37個人力資源成本辦公效率可以提高20%以上。可見,辦公外包(尤其辦公設備外包)的經濟效益非常巨大,這對於一個企業來講,是一組龐大和令人深思的的數字。

6 辦公設備 -六、辦公設備租賃項目介紹


辦公設備租賃業務是當今世界上最為先進的服務方式之一,在世界上許多國家和地區普遍實行了多年。租賃的主要特點是複印機用戶只需按每月複印量支付少量費用,此外一切機器運作所需零配件、墨粉硒鼓等耗材、人工全部由租賃公司免費提供(不包括紙張)根據用戶每月使用機器的印量收取服務費用,即採用「按印收費」(FSMA)——按照用戶的使用量即機器的讀數來計算用戶應支付的服務費用。

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