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電子化簽核管理

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1 電子化簽核管理 -定義

電子化簽核(管理軟體)主要用於實現企業的電子化網上籤核,規範企業內部的簽核流程,把申請單據提交給簽核人進行簽核確認,並且還可以對簽核過程進行查詢跟蹤,從而維護完成整個的簽核工作過程。
主要包括物品購單、費用支付表、出差申請表、合同審核單、人事異動單等常見種單據,充分滿足小企業的日常需要。

2 電子化簽核管理 -核心應用價值 


能夠提高員工(尤其是財務人員和行政人員)的工作效率,滿足異地辦公問題和主管經常出差、及時簽核的問題;
靈活的簽核步驟設定,據應該按照什麼規則填寫,需要哪些簽核步驟,每一步簽核人可以對單據哪些欄位修改,系統都能夠靈活設定;
提供知會人員設定,並可擴展與郵件或者簡訊掛接,還可以設置知會人員,他們能夠看到單據,了解信息,但是不必審批單據,符合企業運作規則,提高單據流轉效率,實現信息共享;
便於保存全部歷史數據,一鍵式查詢 財務人員可以將單據列印、歸檔,實現原始憑證和電子化單據兩份存儲。
電子化的單據特點是查詢、統計方便,比如您可以很方便的查詢某部一年差旅費總金額是多少等等

3 電子化簽核管理 -適用範圍


一般企業會有很多事情需要多級審批,比如「物品申購」、「借款單」、「差旅費申報」等;
比如報銷出差費用,申請人需要在單據簽核中填寫一張「差旅費申報表」,錄入出差時間、出差概要、借款金額、選擇當初的出差申請單,再按照出差的實際發票錄入出差明細,系統會自動統計出差費用總金額,最後選擇單據簽核人員,還可以選擇單據知會人員(知會人員就是能夠看到單據,但是不能審批單據的人員),一張單據就申請完畢了;
單據各級審批人就可以看到這張單據,並進行審批;
單據審批完畢,出納人員就可以將單據列印出來,申請人在列印出來的單據上簽字、報銷;出納人員將手工簽字的單據和實際發票訂在一起,這樣出納就保留了一份原始憑證,系統上還有一份電子化的單據,方便以後查詢、匯總。

4 電子化簽核管理 -為企業帶來的好處 


提高工作效率,解決異地辦公問題


比如我要出差,需要借款,那我就可以填寫一張借款單,簽核人員中選擇我的直接主管、當地出納、當地財務、總部出納、總部財務、總裁;其中直接主管如果出差了,在火車上,不能及時給我簽核,我還可以在我申請的單據上點擊「簡訊提醒」按鈕,系統就會給主管發送一條手機簡訊,她看到后就可以回復簡訊,那麼平台上這張單據就會簽過去;總部(異地)的出納、財務和總裁也可以在平台式直接簽核,整個簽核過程幾分鐘就完成了。如果沒有這個平台,可能企業就需要傳真來解決異地辦公問題,但是成本比較高,並且傳真機傳幾次后,這個單據就會花掉,看不清了;如果遇上有主管不在,簽核流程就會阻塞,導致耽誤事情(有些事情時效性非常強),主管成了瓶頸,整個企業運作效率比較低。
使用系統,老闆也可以不必天天到公司才能處理事情,在家或者出差也可以簽核單據、處理事情。
能夠規範企業流程


單據應該按照什麼規則填寫,需要哪些簽核步驟,每一步簽核人可以對單據哪些欄位修改,系統都能夠靈活設定;系統還可以設置知會人員,他們能夠看到單據,了解事情,但是不必審批單據,符合企業運作規則,提高單據流轉、信息共享的效率。
主管可以通過手機簡訊和手機Wap的方式及時處理單據;原來主管不在,但是事情比較緊急,只能是電話獲得主管同意,然後直接去執行,或者是等主管回來簽字后才能去執行,這兩種方式會導致企業運作不規範或耽誤事情。
3、方便財務人員工作
財務人員可以將單據列印、歸檔,實現原始憑證和電子化單據兩份存儲。
電子化的單據特點是查詢、統計方便,比如您可以很方便的查詢某部一年差旅費總金額是多少等等

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