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電子文檔管理系統

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電子文檔管理系統,主要是用來管理常用的電子文檔、數碼照片等信息內容。

概述
  電子文檔管理系統,主要是用來管理常用的電子文檔、數碼照片等信息內容。   

       文檔是企業重要的智力資產。在企業中,文檔一般都以電子文檔的形式存在,比如微軟.doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式等;從內容上,可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料等。這些電子文檔,可能是過程性質的,也可能是公司正式發布的文檔,可能處在編寫階段,也可能是已經歸檔不能再修改的。企業在進行電子文檔管理過程中經常會碰到以下的問題:海量文檔存儲,管理困難;查找緩慢,效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協作共享;知識管理舉步維艱等。電子文檔管理系統就在這樣的背景下應運而生。   

       隨著信息化進程,文檔管理越來越受到企業的重視,但是企業在進行文檔管理的過程中,經常會碰到以下的問題:海量文檔存儲,管理困難;查找緩慢,效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協作共享;知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。   

       市面上最著名的電子文檔管理系統是易度文檔管理系統。


類型特點
  電子文檔管理系統按使用方式,可以分為線上、線下兩種類型。有些公司會選擇在線使用,而易度文檔管理系統,直接通過瀏覽器訪問,很方便,而且隨時隨地可以使用。當然,也有選擇線下購買使用的,這部分的公司就比較注重安全性,他們更相信自己的設備,如用自己伺服器等。   

       電子文檔管理系統的基本功能特點:   

文檔集中存儲;   

簡單存儲;   

嚴格的許可權管理(成組授權、負授權、委託授權等);   

文檔使用痕迹安全檢視;   

文件搜索(全文搜索、高級搜索、搜索篩選等);   

標籤組功能(分組標籤,方便文檔查找和分類);   

收藏夾功能(方便文檔收藏和查找);   

文檔日常操作(新建、複製、移動、修改、刪除等操作);   

文檔在線查看;   

基於瀏覽器的在線word編輯;   

文檔排它性修改(鎖定與解鎖) ;   

圖紙在線預覽;   

自動生成PDF閱讀;   

主流媒體播放技術(支持對音頻、視頻文件的播放);   

文檔批量上傳下載;   

文檔多版本管理;   

消息訂閱、消息郵件;   

文檔共享;   

文檔審批流程。

1 電子文檔管理系統 -secdocx數據安全保護系統

    secdocx數據安全保護系統是廣東南方信息安全產業基地公司,依據國家重要信息系統安全等級保護標準和法規,以及企業數字知識產權保護需求,自主研發
的產品。它以全面數據文件安全策略、加解密技術與強制訪問控制有機結合為設計思想,對信息媒介上的各種數據資產,實施不同安全等級的控制,有效杜絕機密信息泄漏和竊取事件。
  數據安全保護系統的保護對象主要是政府及企業的各種敏感數據文檔,包括設計文檔、設計圖紙源代碼、營銷方案、財務報表及其他各種涉及國家機密和企業商業秘密的文檔,可以廣泛應用於政府研發、設計、製造等行業。

    產品特點

  1. 透明加解密技術:提供對涉密或敏感文檔的加密保護,達到機密數據資產防盜竊、防丟失的效果,同時不影響用戶正常使用。2. 泄密保護:通過對文檔進行讀寫控制、列印控制、剪切板控制、拖拽、拷屏/截屏控制、和內存竊取控制等技術,防止泄漏機密數據。
  3. 強制訪問控制:根據用戶的身份和許可權以及文檔的密級,可對機密文檔實施多種訪問許可權控制,如共享交流、帶出或解密等。
  4. 雙因子認證:系統中所有的用戶都使用USB-KEY進行身份認證,保證了業務域內用戶身份的安全性和可信性。
  5. 文檔審計:能夠有效地審計出,用戶對加密文檔的常規操作事件。
  6. 三權分立:系統借鑒了企業和機關的實際工作流程,採用了分權的管理策略,在管理方法上採用了職權分離模式,審批,執行和監督機制。
  7. 安全協議:確保密鑰操作和存儲的安全,密鑰存放和主機分離。

    產品功能

  1. 密指定程序生成的文檔 強制加密指定程序編輯的文檔。用戶訪問加密文檔時,需要連接伺服器(在線,非離線狀態),並且具有合適的訪問許可權。該加密過程完全透明,不影響現有應用和用戶習慣。通過共享、離線和外發管理可以實行更多的訪問控制。
  2. 泄密控制
  對打開加密文檔的應用程序進行如下控制:列印、內存竊取、拖拽和剪貼板等,用戶不能主動或被動地泄漏機密數據。
  3. 審批管理
  支持共享、離線和外發文檔,管理員可以按照實際工作需求,配置是否對這些操作進行強制審批。用戶在執行加密文檔的共享、離線和外發等操作時,將視管理員的許可權許可,可能需要經過審批管理員審批。
  4. 離線文檔管理
  客戶端需要連接伺服器才能訪問加密文檔。通過本功能製作離線文檔,即使客戶端未連接伺服器,用戶也可以閱讀這些離線的文檔。根據管理員許可權許可,離線文檔可能需要經過審批管理員審批離線時,可以控制客戶端的離線時間和離線時是否允許列印。
  5. 外發文檔管理
  外部人員不能閱讀加密文檔的內容。本功能製作外發文檔,即使在未安裝客戶端的機器上,也可以閱
讀這些外發的文檔。根據管理員許可權許可,外發文檔可能需要經過審批管理員審批外發的文檔,和內部使用一樣,受到加密保護和泄密控制,不會造成文檔泄露,同
時增加口令和機器碼驗證,增強外發文檔的安全性。
  6. 用戶/鑒權
  集成了統一的用戶/鑒權管理,用戶統一使用USB-KEY 進行身份認證,客戶端支持雙因子認證。
  7. 審計管理
  對加密文檔的常規操作,進行詳細且有效的審計。控制台提供了基於WEB的管理方式。審計管理員可以方便地通過瀏覽器進行系統的審計管理。
  8. 自我保護
  通過在操作系統的驅動層對系統自身進行自我保護,保障客戶端不被非法破壞,並且始終運行在安全可信狀態。即使客戶端被意外破壞,客戶端計算機里的加密文檔也不會丟失或泄漏。

    應用效果

  1. 數據資產保護 只有通過身份認證,並在伺服器管理下,才能訪問這些文檔。因此,無論是因為計算機失竊,還是由於內部員工通過移動存儲設備、電子郵件或即時通訊工具把加密文檔外傳,都能夠保證加密文檔無法閱讀。
  2. 防止泄密
  有效防止用戶主動或被動泄漏機密數據,用戶無法通過拷貝、列印、內存竊取、外傳等方式外泄這些加密文檔的內容,即使是通過黑客工具也無法竊取加密文檔的內容。
  3. 文檔訪問管理
  用戶只能訪問屬於本人的加密文檔,根據管理員配置,對加密文檔的指定操作需要管理員審批才能進行,例如共享和解密文檔。
  4. 靈活、容易操作
  不改變用戶使用習慣和業務操作流程,根據實際應用需求,可進行系統配置,支持加密文檔的共享、解密以及帶出功能,同時允許設置管理員進行審批,規範了文檔的管理,降低了管理成本。
  5. 事件追蹤
  全面的系統管理,及數據文檔操作事件審計,系統詳細記錄了管理員管理系統的事件,用戶操作加密文檔的事件,做到系統發生的事件均可追溯相關責任人。
  6. 無需值守,管理成本低
  提供基於WEB的管理方法,管理員可以通過瀏覽器進行系統管理。用戶與計算機設備綁定,同時使用USB-KEY身份認證技術,每個用戶依據配置的策略進行操作,即使「管理員不在場」也不會發生違規操作和竊、泄密事故。

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