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為了實現溝通效率,避免信息失真,電話會議市場近年來迅速興起,在各種類型的企業中被廣泛使用。 所謂電話會議,通俗地說就是利用電話機作為工具,利用電話線作為載體來開會的新型會議模式。與傳統會議相比較,具有會議安排迅速,沒有時間、地域限制,費用低廉等特點。與傳統點對點電話業務相比較,從功能上講,打破通話只能局限於2方的界限,可以滿足3方以上(根據不同提供商的產品,最高可實現300方同時通話)具有電話無法實現的溝通更加順暢,信息更加真實,範圍更加廣泛等特點。受到資費的限制多數應用於企業日常工作中。

1概念

為了實現溝通效率,避免信息失真,電話會議市場近些年來迅速興起,在各種類型的企業中被廣泛使用。
所謂電話會議,通俗地說就是利用電話機作為工具,利用電話線路(包括各運營商的固定電話網和行動電話網)作為載體來開會的新型會議模式。與傳統會議相比較,具有 會議安排迅速,沒有時間、地域限制,費用低廉等特點。與傳統點對點電話業務相比較,從功能上講,打破通話只能局限於2方的界限,可以滿足3方以上(根據不同提供商的產品,最高可實現4000方同時通話)具有電話無法實現的溝通更加順暢,信息更加真實,範圍更加廣泛等特點。受到資費的限制多數應用於企業日常工作中。

電話會議圖譜圖

電話會議圖譜圖

2優勢

1、電話會議打破了傳統的集中式會議在空間上和時間上的局限性。
無論您或您的下屬是在辦公室、出差在外或在家中休息甚至是在國外,只要身邊有電話或者手機,即可召開或參加會議,無需再疲於奔波於總部與工作崗位之間,讓管理者真正實現了運籌帷幄之中,決勝千里之外。
2、該系統在召開會議的時效性方面具有傳統會議無法比擬的優勢。
特別是對於一些突發事情需要召開緊急會議時,運用本系統就能及時地把有關人員召集起來,迅速作出正確的決策。
3、該系統具有錄音功能,保證了會議的準確性和完整性。

3系統特點

1、系統採用高質量的語音電話會議資源卡,不論多少人同時參加會議,語音均自然清晰;
2、內置回波抑制功能,在多人同時說話時消除迴音,使與會人員接聽自然清晰;
3、採用獨特的信號音消除功能,即使在模擬電話線上任意一方會議掛機,系統自動識別拆線而不影響會議其他方的進行;
4、採用獨特的雙音多頻信號消除功能,使參加會議任意一方的按鍵操作,不會被其它參加會議者聽到;
5、強大的會議能力,可同時進行多個會議,每個會議同時能有多個全功能坐席參加;
6、超大的會議規模,會議之間可以進行級連,組成更大規模的會議;
7、系統可以單獨使用,直接連接外線(包括模擬線或數字線);
8、系統支持多種通信線路信令:模擬線、一號信令,ISDN PRI,七號信令等;
9、系統可以與交換機系統配合使用,直接融入辦公自動化系統;
10、具有IVR 語音引導功能,可引導呼入用戶選擇進入會議;
11、內置會議錄音功能,可以對會議進行實時錄音;
12、支持密談功能,適合呼叫中心等多種形式的應用系統;
13、任一普通電話終端(固定電話或手機)均可參加會議,方便會議隨時隨地召開。

4使用流程

召開電話會議:該系統一般可以提供以下幾種召開會議的方式,您可根據實際需要進行設置:
(1)與會者自行撥入方式:每個會議參加者無論身在何處,只要撥打一個特定的電話碼,然後輸入會議密碼,即可加入會議。
(2)召集者撥出方式:由會議召集人逐個撥通與會者號碼,再經會議召集人證實與會者身份后加入會議。
(3)混合方式:即用戶可選擇一部分與會者自行撥入,一部分與會者則由會議召集者逐個撥出召集。
(4)群呼方式:由系統自動呼叫主持人和所有成員參加會議。

5服務類別

管理控制
a) 便捷的會議室預定功能
b) 靈活的會議調整功能
c) 簡潔的會場控制功能
d) 清晰準確的資費信息
e) 支持web控制方式
f) 支持wap和java手機客戶端
性能指標
a). 噪音,自動禁音功能
b). 參會方數(10方以上)增加后的迴音效果,
c). 不同運營商(電信、網通、移動、聯通、甚至鐵通)提供服務時的會場效果等等
業務類型
答:本系統互動式會議電話提供了2種業務類型:預約會議,主叫自撥會議。
預約會議(含單次會議和周期會議):用戶預先約定會議時間、時長、方數、類型等內容,會議系統保證會議資源,按時提供用戶使用。會議主持人和與會者直接呼叫預先分配的會議號碼通過鑒權后,即可參加會議。
主叫自撥會議:會議主持人在指定主叫號碼上撥打業務接入號碼后,按流程撥打多個電話號碼即可召集臨時小型多方會議。

6會議方式

電腦方式
主持人登陸web會議系統後台,將主持人自己的電話號碼、參會人的電話號碼都加入系統,系統就可以自動外呼,將這些電話號碼都接入到會議室來開會。

智能手機方式

下載蘋果或安卓市場電話會議應用,(以及時語電話會議為例)手機號碼登陸應用后,選擇即時會議或預約會議等會議類型,通過選擇通訊錄內人員選擇參會者,即可外呼形式召開相應會議。同時,呼叫本人設置功能可使作為手機持有者只是單純作為會議管理者,而不加入會議。

7呼叫模式

答:呼入式會議電話:也稱為匯聚式會議電話,即當主持人成功申請預約之後,主持人通知所有成員相關會議信息,各與會人員在預定時間內主動撥打會議接入碼,在系統語音的提示下,用戶輸入會議號,通過會議密碼等驗證信息進行鑒權,通過後接入相應的會場。與會者掛機即退出會議,重新入會只要再次撥入即可。
呼出式會議電話:也稱為發散式會議電話,即預先設定會議時間和一組與會者電話號碼,系統在指定時間自動呼出所有的與會者,與會者在電話振鈴后取機,聽到歡迎詞后即可入會。會議主持者是會議的發起人,同時也是會議電話的第一個成員。第一次呼叫未接通被叫可以設定間隔時間自動呼(如共呼3次)。在會議進行過程中,主持人可以採用人工撥號呼叫臨時增加的與會者。
混合式會議電話:一場會議中同時存在撥入式和呼出式兩種召集方式的會議電話。

8計費方式

使用模擬的電話網話網路,召開電話會議的費用是這樣算的:
A、條件一:使用會議電話和會議橋,比如召開10方的電話會議,那麼就需要,從電話運營商安裝9條電話線(或9個外線的號碼),那麼發起的通話之後,就按照正常的運營商收費,並且每條都要進行收費(其中包括長途或者漫遊如果有的話)。
B、條件二:租用模擬信號運營商平台,其組成包括會議服務費、通話費兩部分。服務費由提供會議服務的供應商收取、通話費由各大通訊運營商收取。
,召集者支付供應商服務費即可。如果是運營商的會議服務,費用直接計入通話費。
以呼入式開會,即參會者撥打固定接入號參會,召集者支付供應商服務費的同時,各參會者需自己承擔打電話產生的通話費(直接計入固話或手機話費,由運營商收取)。如何選擇電話會議供應商

9省費方法

使用模擬信號與網路通訊相結合的通訊方式能大大的降低通訊費用,如今大多廠家都推出可擴展會議電話,支持通過轉換模塊,使傳統的模擬線路與數字線路相結合,從而節省話費。

支持網路通訊的會議電話機

支持網路通訊的會議電話機
同類型的話機還有很多,他們有共同的特性,就是可以擴展,然後來節省使用產生的費用。

10服務選擇

一般我們從三方面入手。
1、從通話質量入手。
--選擇(PSTN)網路技術的供應商。(但價格比網路的要高很多有:移動、聯通、263、全時、Meetingtel、靈客電話會議等)。
2、從電話會議系統的操作方便性入手。
--好的電話會議,主持人好操作,會議效率就高,當前比較好的有:263、全時、遠特(Meetingtel)電話會議、會暢通訊商會通、因科美、靈客電話會議等)。
3、從功能上入手。
--你須要跟據自己的需求而定,會議要不要、錄音、通話帳單細、託管等
當然你參會人數少,如果只是想三到四個人蔘會,那就不用電話會系統了,只要一個多方通話的功能就可以了。(供應商有:移動、聯通、263、因科美、全時、遠特、靈客電話會議等)
如果你的參會人數較多,就一定要用會電話會議系統了。(據說263和全時的電話會議系統最多都可以達到3000方數)
4、服務態度。
客戶在使用電話會議時遇到任何問題,是否能夠立即得到幫助? 對會議操作不熟悉進行現場協助 ; 即時在線解決會議質量問題(控制迴音、噪音、雜音等); 協助對掉線人員進行外呼,確保會議流暢進行;按需提供各種支持服務(反饋參會人情況,參與人靜音等);
在市面上大多流行的遠程會議包月產品都基於純Internet的,即聲音的傳輸也都是通過VoIP的技術,這對於服務提供商來說幾乎沒有任何變動成本,所以包月的費用可能完全囊括了用戶主要的使用功能。
但作為電話會議服務商來說,為了充分保障客戶的語音溝通質量(基於VoIP的語音傳輸,由於互聯網的不確定性,經常出現斷續和延時),採用電話線路(PSTN網路)傳輸聲音,這同我們一對一打電話一樣,除了服務費用外,其實無論我們通過什麼方式,都不可避免的向當地運營商繳納一定的市話或長話費用。換言之,電話會議服務的費用組成有兩個部分,一是服務費,二是電話通信費。
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