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電話會議系統

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當前國內許多行業由於行業的業務特點,在原有的電話網應用中,電話會議作為常用的交流手段發揮著重要作用,作為一種國際流行的辦公方式,具有節省費用、節省時間、實時性強、不受地域限制的優點,是現代商務、辦公、管理的重要手段。 一般傳統電話會議的實現均利用企業內部交換機(PBX)的多方通話功能(三方、四方或更多方),但有很大的局限性(如參加會議的人數有限,一般交換機不能超過8方,異地外線參加會議不方便、信號音相互干擾、模擬外線掛機不準確,長期佔用外線、操作煩瑣等),使用戶在使用過程中遇到很多不方便。

1系統簡介

目前還有一種遠程會議系統是專用的可視電話會議系統,這種系統可以將圖像與聲音同時傳送,使用戶有親臨會場的感覺,但是它要有專用的會議中心、專用的會議終端設備以及專用的信息傳輸線路,系統造價和使用費用均相當高,一般用戶難以承受。
為了突破傳統電話會議系統的功能局限性,降低採用可視電話會議系統的高成本,目前採用先進的CTI技術和設備,推出了電話會議系統,具有超強的會議能力(同時可建立多個會議,每個會議最多同時可以設60個全功能會議座席,會議語音效果清晰流暢),並且利用計算機控制技術使操作變得簡捷、方便,得到用戶一致的好評。會議參加者無論在何時何地,無論使用何種終端(專用會議終端、電話座機、手機等),只需要撥打事先約定的接入號碼或由會議發起者通過系統撥打會議參加者的電話,即可實現全互動式會議,與會各方可同時發言,自由交談。電話會議系統的使用極大地提高企業工作效率,改善企業的管理,提升企業的競爭力。電話會議系統廣泛應用於跨國公司、IT公司、政府部門、金融證券、大中型企業等部門。
2、電話會議系統結構組成
電話會議系統主要由以下幾部分組成:電話通信系統(程式控制交換機PBX)、電話會議伺服器(ctsIVR)、會議管理模塊、會議操作員管理模塊、資料庫等組成。
電話會議系統採用模塊化設計,企業可以根據自己的實際情況,在系統配置上進行從小規模到大規模的靈活選擇,規模可大可小,並可平滑升級。
電話會議系統結構圖如下:
電話會議系統需要與企業的PBX連接,如果沒有企業內部程式控制交換機則可以將中繼線直接接在會議系統主機上,中繼線可以是普通模擬中繼,也可以是E1介面(如中國一號信令、30B+D等)。在與會議系統主機的同一網段上可以配置多個會議客戶端系統,通過客戶端系統用戶可以隨時觀察和監視會議系統的使用情況,並且可以建立常用用戶的用戶資料,也可以對常用用戶進行分組,這樣要呼叫某些用戶開會時只需呼叫組用戶即可。

2功能介紹

1、主動呼入系統參加會議
參加會議各方可以通過電話主動呼入到會議系統,通過IVR語音引導選擇進入會議;
2、身份驗證
參加會議各方可以呼入到會議系統后系統可以要求主叫方輸入用戶代碼和密碼,只有通過驗證才能進入會議室;
3、通過客戶端系統主動呼叫其他人參加會議
會議組織方可以通過客戶端系統在電腦上或者手機上進行操作,呼叫其他參加會議的各方電話,呼通后被叫方自動進入會議室;
4、通過電話按鍵呼叫其他參加會議的各方電話
如果會議組織方身邊沒有電腦,可以先主動呼入到會議系統,進入會議室后通過電話按鍵呼叫其他參加會議的各方電話參加會議;
5、會議室管理功能
系統管理員可以對每個會議室進行管理,例如可以設定某個會議室的使用時間,只有在設定的時間段內才能使用該會議室,也可以給某個會議室設定密碼,要進入該會議室必須輸入密碼才能進入;
6、會議錄音功能
會議組織方可以隨時通過電話按鍵或者客戶端系統啟動對正在進行的實時錄音,錄音內容存放以語音文件的形式存放,隨時可以查詢回放;
7、會議室加/解鎖功能
會議組織方可以隨時通過電話按鍵或者客戶端系統對會議室加/解鎖,加鎖后其他呼入的電話不能進入該會議室;
8、系統可以為會議者提供密室功能
正在開會的某些人可以建立秘密會談室,進入密室的與會者的談話內容只限與密室內的人可以聽見,也不會影響原來會議的正常進行;
9、參加會議方式不受限制
任一普通電話終端(固定電話或手機)均可參加會議,方便會議隨時隨地召開;
10、會議記錄功能
管理員統可實時監控各會議通道的使用情況,並記錄參加會議各方的日誌記錄;
11、參加會議人員資料管理
組織會議方者可以通過自己的會議客戶端系統快速查找到參加會議人員資料,並立刻建立會議(無需一一撥打電話);
12、可擴展性
系統最小配置為一台PC,4個語音會議通道,一個節點最多可擴至120語音會議通道;不同的節點通過TCP/IP聯網。用戶可根據實際情況,平滑升級。模塊性強,易於系統擴容;
13、後台管理功能
日誌記錄和話單查詢統計功能,系統對每一個會議都有日誌記錄,對參加該會議的每一方都有詳細記錄(包括主叫號碼、日期時間等信息,錄音信息等)。

3技術指標

1、系統特性
A、系統各部分模塊都是經過多年應用的成熟產品,充分保證了系統的穩定性和可靠性。
B、系統採用世界一流的設備供應商的高質量的語音電話會議資源卡,語音質量優異,不論多少人同時參加會議,語音均自然清晰。
C、內置回波抑制功能,在多人同時說話時消除迴音,使與會人員接聽自然清晰。
D、採用獨特的信號音消除功能,即使在模擬電話線上任意一方會議掛機,系統自動識別拆線而不影響會議其他方的進行。
E、採用獨特的雙音多頻信號消除功能,使參加會議任意一方的按鍵操作,不會被其它參加會議者聽到。
F、強大的會議能力,可同時進行多個會議,每個會議同時能有60個全功能坐席參加。
G、系統採用模塊化設計,超大的會議規模,會議之間可以進行級連,組成更大規模的會議。
H、系統可以單獨使用,直接連接外線(包括模擬線或數字線)。
I、系統支持多種通信線路信令:模擬線、一號信令,ISDN PRI,七號信令等。
J、系統可以與交換機系統配合使用,直接融入辦公自動化系統。
K、系統具有多方自由通話、使用非常簡便、功能強大,任一普通電話終端(固定電話或手機)均可參加會議,方便會議隨時隨地召開。
L、系統的所有軟體均為我公司自行研製開發,擁有全部的自主知識產權。我公司可以為用戶提供快速的工程實施,保證系統快速應用。
M、優質的售後服務:無論任何個人、團體、經銷商通過正常的銷售渠道售出的產品,都由產品國內的售後服務中心負責服務和技術支持。
2、系統技術指標
A、系統配置及環境
計算機:CPU P4 1.2 G,256M內存,40G 硬碟以上,VGA彩顯。
操作系統:Windows 2000中文版、Windows 2003中文版
電話介面:RJ45 埠的電話線
通信協議介面:LPS、中國一號信令、30B+D(PRI)信令、7號信令等介面
埠容量:最小容量為4路,最大容量為120路,超過120路只需增加語音節點即可B、系統提供的最大指標
會議最大人數: 64方(全雙工)
系統最大會議室數: 30
同一會議室同時發言人數: 10
用戶代碼: 1~12位數字(0,1,2……9)
用戶密碼: 1~8位數字(0,1,2……9)
錄音資料保存數: 無限制
撥號方式: DTMF

4成功案例

以下為使用電話會議系統的典型用戶:
北京市消防局 (60路數字會議)
中國保險監督管理委員會 (60路數字會議)
海信數碼產品有限公司 (12路模擬會議)
中國聯通 (60路數字會議)
建龍鋼鐵 (60路數字會議)
北京用友軟體股份有限公司 (60路數字會議+4路模擬)
中石化西氣東輸工程電話會議 (120路數字會議)

5供應商

目前為止一般需要考慮三個方面:
1、電話會議系統的通話質量。
--選擇(PSTN)網路技術的供應商。(但價格比網路的要高很多 有:Anychat、移動、聯通、因科美、全時、好會通、優聽(UMeeting)、Meetingtel、會訊通等)。
2、電話會議系統操作性的簡便程度。
--好的電話會議,主持人好操作,會議效率就高,比較好的有:優聽(UMeeting)、Anychat、全時、遠特(Meetingtel)電話會議等)。
3、系統的功能方面。
--你須要跟據自己的需求而定,會議要不要、錄音、通話帳單細、託管等
當然你參會人數少,如果只是想三到四個人蔘會,那就不用電話會系統了,只要一個多方通話的功能就可以了。(供應商有:Anychat、移動、聯通、因科美、全時、優聽(UMeeting)、遠特、好會通、會訊通等)
如果你的參會人數較多,就一定要用會電話會議系統了。(據說全時的電話會議系統最多可以達到3000方數,優聽(UMeeting)電話會議系統最多可以超過2000方數)
4、服務態度。
客戶在使用電話會議時遇到任何問題,是否能夠立即得到幫助? 對會議操作不熟悉進行現場協助 ; 即時在線解決會議質量問題(控制迴音、噪音、雜音等); 協助對掉線人員進行外呼,確保會議流暢進行;按需提供各種支持服務(反饋參會人情況,參與人靜音等);
在市面上大多流行的遠程會議包月產品都基於純Internet的,即聲音的傳輸也都是通過VoIP的技術,這對於服務提供商來說幾乎沒有任何變動成本,所以包月的費用可能完全囊括了用戶主要的使用功能。
但作為電話會議服務商來說,為了充分保障客戶的語音溝通質量(基於VoIP的語音傳輸,由於互聯網的不確定性,經常出現斷續和延時),採用電話線路(PSTN網路)傳輸聲音,這同我們一對一打電話一樣,除了服務費用外,其實無論我們通過什麼方式,都不可避免的向當地運營商繳納一定的市話或長話費用。換言之,電話會議服務的費用組成有兩個部分,一是服務費,二是電話通信費(隨著商家競爭,基本不收服務費了)。

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