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項目管理系統

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項目管理是基於現代管理學基礎之上的一種新興的管理學科,它把企業管理中的財務控制、人才資源管理、風險控制、質量管理、信息技術管理(溝通管理)、採購管理等有效的進行整合,以達到高效、高質、低成本的完成企業內部各項工作或項目的目的。

1 項目管理系統 -簡介

按照傳統的做法,當企業設定了一個項目后,參與這個項目的至少會有好幾個部門,包括財務部門、市場部門、行政部門等等,而不同部門在運作項目過程中不可避免地會產生摩擦,須進行協調,而這些無疑會增加項目的成本,影響項目實施的效率。
而項目管理的做法則不同。不同職能部門的成員因為某一個項目而組成團隊,項目經理則是項目團隊的領導者,他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優質地完成全部工作,在不超出預算的情況下實現項目目標。項目的管理者不僅僅是項目執行者,他參與項目的需求確定、項目選擇、計劃直至收尾的全過程,並在時間、成本、質量、風險、合同、採購、人力資源等各個方面對項目進行全方位的管理,因此項目管理可以幫助企業處理需要跨領域解決的複雜問題,並實現更高的運營效率。
項目管理系統的應用從80年代僅限於建築、國防、航天等行業迅速發展到今天的計算機、電子通訊、金融業甚至政府機關等眾多領域。目前在國內,對項目管理認識較深,並要求項目管理人員擁有相應資格認證的還主要為大的跨國公司、IT公司等與國際接軌的企業。
項目管理系統是基於現代管理學基礎之上的一種新興的管理學科,它把企業管理中的財務控制、人才資源管理、風險控制、質量管理、信息技術管理(溝通管理)、採購管理等有效的進行整合,以達到高效、高質、低成本的完成企業內部各項工作或項目的目的。
隨著IT行業的發展,IT行業內的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目管理水平,贏得市場競爭,特別是在加入WTO后在國內、國際市場上擁有與國際接軌的項目管理人才,越來越多的業界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓并力爭獲得世界上最權威的職業項目經理(PMP)資格認證。同時,大部分的IT行業項目管理人士正嘗試使用項目管理系統對自己的項目進行輔助管理,為了方便大家的使用,現對項目管理作一簡要介紹。

2 項目管理系統 -項目管理系統特徵

1. 預算及成本控制


大部分項目管理系統系統都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算,也可以具體明確到期支付日;對於原材料,可以確定一次性或持續成本;對各種材料,可以設立相應的會計和預算代碼。另外,還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數。大部分軟體程序都應用這一信息來幫助計算項目成本,在項目過程中跟蹤費用。項目過程中,隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預算成本進行對比分析,在計劃和彙報工作中都要用到這一信息。大多數軟體程序可以隨時顯示並列印出每項任務、每種資源(人員、機器等)或整個項目的費用情況。2. 日程表


日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間。可以用這些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統軟體都對基本工作時間設置一個默認值,比如星期一到星期五,早上8點到下午5點,中間有一小時的午餐時間。對於各個單項資源或一組資源,可以修改此日程表。例如:修改上、下班時間,按非工作時間輸入公司假期,輸入各種換班(白天、夜晚),包括節假日以及數量單位(小時、天、周)。彙報工作進程時要用到這些日程表,它通常可以根據每個單項資源按天、周或月列印出來,或者將整個項目的日程列印成一份全面的,可能有牆壁大的項目日程表。3. 電子郵件


一些項目管理系統程序的共同特徵是可以通過電子郵件發送項目信息。這一功能使得用戶不必通過印表機或屏幕顯示,直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件,項目團隊成員可以了解重大變化,比如最新的項目計劃或進度計劃,可以掌握當前的項目工作情況,也可以發出各種業務表格。4. 圖形


對於有大量活動事項的項目工程,人工制出一份甘特圖或網路圖,或人工進行修改製圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理系統的一個最突出的特點是能在最新數據資料的基礎上簡便、迅速地製作各種圖表,包括甘特圖及網路圖。有了基準計劃后,任何修改就可以輕易地輸入到系統中,圖表自動會反映出這些改變。項目管理系統可以將甘特圖中的任務連接起來,顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網路圖之間來迴轉換顯示。另外,圖形和表格通常有以下功能供用戶使用:
. 進行任務和關係的互動式操作處理。例如,通過圖表連接任務,改變優先關係或通過擴展活動持續顯示功能來改變活動持續時間。
. 定製格式,例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。
. 顯示任務或成本的基準對照表。
. 突出關鍵路徑,顯示出任何活動的延緩。
. 放大或縮小顯示圖像。 5. 轉入/轉出資料


許多項目管理系統包允許用戶從其他應用程序,比如文字處理、電子表格以及資料庫程序中獲得信息。為項目管理系統輸入信息的過程叫做轉入。例如,你只需在需要時轉入某個電子表格的信息就可以了,而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理系統程序,而且這樣還可能會輸入相互衝突或錯誤的資料。同樣地,常常也要把你的項目管理系統的一些信息輸入到這些應用程序中去。發出信息的過程叫做轉出。例如,可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備註文件中。
絕大部分項目管理系統程序允許把標準ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統中。 6. 處理多個項目及子項目


有些項目規模很大,需要分成較小的任務集合或子項目。另一種情況是經驗豐富的項目經理同時管理好幾個項目,而且,團隊成員也同時為多個項目工作,在多個項目中分派工作時間。在這種情況下,大部分項目管理系統程序能提供幫助。它們通常可以將多個項目儲存在不同文件里,這些文件相互連接。項目管理系統也能在同一個文件中儲存多個項目,同時處理幾百個甚至幾千個項目,並繪製出甘特圖和網路圖。7. 製作報表


項目管理系統包在最初應用時,一般只有少數報表,通常是列表總結進度計劃、資源或預算。今天,決大多數項目管理系統包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可製作的報表內容:
. 項目全面彙報報表。
. 項目主要階段(里程碑)報表。
. 一定時期內的各種信息,例如這一時期內完成和正在進行的任務,以及準備開始的任務。
. 財務報表,顯示全面的信息,包括所有任務、整個項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。
. 成本/進度控制系統準則(c/scsc)報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。
. 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。
. 定製的標準報表、交叉報表、變數基準對比表。 8. 資源管理


目前的項目管理系統都有一份資源清單,列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束,比如它可被利用的時間數量。用戶可以按百分比分為任務配置資源,設定資源配置的優先標準,為同一任務分配各個資源,並保持對每項資源的備註和說明。系統能突出顯示並幫助修正不合理配置,調整和修勻資源配置。大部分軟體包可以為項目處理數以千計的資源。9. 計劃


在所有項目管理系統包中,用戶都能界定需要進行的活動。正如軟體通常能維護資源清單,它也能維護一個活動或任務清單。用戶對每項任務選取一個標題、起始與結束日期、總結評價,以及預計工期(包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀估計),明確與其他任務的先後順序關係以及負責人。通常,項目管理系統中的項目會有幾千個相關任務。另外,大部分程序可以創建工作分析結構,協助進行計劃工作。10.項目監督及跟蹤


項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理系統包允許用戶確定一個基準計劃,並就實際進程及成本與基準計劃里的相應部分進行比較。大部分系統能跟蹤許多活動,如進行中或已完成的任務、相關的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源,以及剩餘的工期、資源和費用。關於這些臨近和跟蹤特徵,管理軟體包有許多報告格式。11.進度安排


在實際工作中,項目規模往往比較大,人工進行進度安排活動就顯得極為複雜了。項目管理系統包能為進度安排工作提供廣泛的支持,而且一般是自動化的。大部分系統能根據任務和資源清單以及所有相關信息製作甘特圖及網路圖,對於這些清單的任何變化,進度安排會自動反映出來。此外,用戶還能調度重複任務,制定進度安排任務的優先順序,進行反向進度安排(從末期到日首期),確定工作輪班,調度佔用時間,調度任務,確定最晚開始或儘早開始時間,明確任務必須開始或必須結束日期,或者是最早、最晚日期。12.保密


項目管理系統一個相對新穎的特點是安全性。一些系統對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息(例如工資)均設有口令密碼。13.排序及篩選


利用排序,用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息,比如從高到低的工資率,按字母順序的資源名稱或任務名稱。大部分程序有各種排序方式(例如:按名、姓等)。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準則的一些資源。例如,某些任務要用到某種具體資源,用戶如果想了解這些任務的有關信息,只需命令軟體程序忽略未使用這種的任務,而只把用到這種資源的任務顯示出來就可以了。14.假設分析


項目管理系統一個非常實用的特點是進行假設分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節點上,用戶可以向系統詢問:"如果拖延一周,會有什麼結果?"系統會自動計算出延遲對整個項目的影響,並顯示出結果。例如,某個建築項目,要研究木材消耗率上升15%將發生什麼結果,承包商只要把這一變化輸入計算機,所有的相關費用成本就能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變數(人員、工資率、成本)進行測試,觀察發生具體情況的影響。這種分析能使項目經理更好地控制有關項目的各種風險。

3 項目管理系統 -工程項目管理的要素


一個成功的項目,通常有三個要素:時間的要素──完成的時間要「快」。成本的要素──完成的成本要「便宜」。效果的要素──完成後的表現要「好」。 
什麼是「好」?什麼是「快」?什麼是「便宜」? 
好的項目首先是功能上要滿足客戶的基本使用需求,同時質量可靠,安全性能得到保障。項目外觀美觀、獨特能讓人產生愉悅感,小區環境優美,適宜居住。項目的平面布局合理,最大限度利用有限的面積,營造儘可能大的可利用空間。各種水電、煤氣、電信、監控等配套設施齊全,性能穩定。
當然除了有用和好用之外,項目的功能還需要有一定得前瞻性,即為將來可能需要具備的功能預留空間。
接著,讓我們來談談什麼是「快」?在我們日常的生活中,「快」和「好」一樣,往往是主觀的而非客觀的。有時它又是憑感覺而非憑理性的。
要達到預期完工的要求,一定要懂得怎麼把一個規模大、時間長的項目,分成不同的階段來完成。在每個階段中,又要根據每階段不同的重點分別來作完工預測。工程分得越細,預測的準確性就越高。但實施起來卻很困難,因為需要每個環節都不是單獨,需要多部門的相互配合,協作。計劃和實施都需要根據具體情況具體分析。如果一切按照計劃,這就合乎快的原則,否則就是不快。該完工時完工就是快,否則就是慢。
至於什麼是「便宜」?一個項目該花多少錢,是應該可以準確地算出來。一般的情況來說,實際的投資和預期的投資基本上都可以控制在一定得範圍內。根據各分項工程的總價,項目的總價也可以得到有效的控制。但並不一定是用的錢越少,就越便宜,便宜是相當於項目的有效價值來說的。在項目實施中,同樣的投資中產生的工程項目的有效價值越高,即越便宜,同樣的投資產生的工程項目有效價值越低,越不便宜。
項目管理的目標是又快、又好、又便宜,但事實上,因為各種原因,項目很難同時達到三個目標的最大值,相當多的時候需要取捨。關鍵是要顧全大局,兩害相權取其輕,兩利相權取其重。工程項目在實施過程中,需要及時有效地處理很多項目實施過程中的具體情況,才能保證項目的成功實施。
總而言之,項目的目的,在於增加公司收入、節省公司支出和提升公司服務水準三點。項目的成功與否,則取決於項目完成是否又快又好又便宜。

4 項目管理系統 -項目管理系統的選擇標準

1.容量


這主要是考慮系統能否處理你預計進行的項目數量、預計需要的資源數以及預計同時管理的項目數量。2.文件編製和聯機幫助功能


各個項目管理軟體包的文件編製和聯機幫助功能質量各不相同,差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯機幫助的詳細程度,舉例說明的數量、質量、對高級性能的說明水平。3.操作簡易性


這一點通常不論選擇在哪種軟體包時都是主要的。主要應考慮系統的"觀看"和"感覺"效果、菜單結構、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數據輸入的簡易性、現在數據修改的簡易性、報表繪製的簡易性、列印輸出的質量、屏幕顯示的一致性,以及熟悉系統操作的難易程度。4.可利用的功能


一定要考慮系統是否具備項目組織所需要的各種功能。例如,程序是否包含工作分析結構以及甘特圖和網路圖,資源平衡或均衡演算法怎麼樣?系統能否排序和篩選信息、監控預算、生成定製的日程表,並協助進行跟蹤和控制?它能否檢查出資源配置不當並有助於解決?5.與其他系統的兼容能力


在當今的數字化社會裡,大量的電子系統日趨統一。如果你的工作環境里,切合數據儲存在各個地方,比如資料庫、電子數據表裡,這時就要特別注意項目管理軟體的兼容統一能力。有些系統只能與少數幾種常見的軟體包進行最基本的統一,有些卻可以與分佈資料庫甚至對象向資料庫進行高級的綜合統一。另外,項目管理軟體通過電子信箱向文字處理及圖形軟體包轉入信息的能力也會影響到你的決策。6. 安裝要求


這裡主要考慮運行項目管理軟體對計算機硬體和軟體的要求:存儲器、硬碟空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、列印設置以及操作系統等。7. 報表功能


目前各種項目管理軟體系統的主要不同之處是它們提供的報表種類和數量。有些系統僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表,而有一些則有廣泛的設置,對各個任務、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內容提供報表。另外,有些系統更便於定製化。報表功能應給予高度的重視,因為大多數用戶非常注重軟體這種能生成內容廣泛、有說服力的報表的功能。8. 安全性能


有些項目管理軟體有相對更好的安全性。如果安全問題很重要,那麼就要特別注意對項目管理軟體、每個項目文件及每個文件數據資料的限制訪問方式。9. 經銷商的支持


要特別注意,經銷商或零售商是否提供技術支持、支持的費用,以及經銷商的信譽。

5 項目管理系統 -項目管理軟體的優勢

1. 精確性


應用項目管理軟體的一個主要益處是可以大大提高精確性。對於大型項目,人工繪製網路圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。項目管理軟體有精確的演算法來計算項目信息並設有大量內部例行程序檢查用戶的錯誤。2. 經濟性


基於個人電腦的項目管理軟體售價約400-700美元。這個價格對於個人來說顯得昂貴些,但對大多數業務而言,這樣的軟體確實物有所值。3. 使用簡便


近幾年來,項目管理軟體的操作使用變得極其簡便,稍加訓練就可以完全掌握。這一特點,加上價格能接受,便利項目管理軟體的用戶迅速增加。4. 處理複雜問題的能力


顯然,項目管理軟體在處理大型項目的某些方面(特別是數據方面)確實要比人工簡便得多。對於只有少數活動的短期項目,人工方法也許行得通,但如果項目有數以千計的活動、上千種資源、持續幾年時間,項目管理軟體對如此複雜工作的協助作用就顯得必不可少了。5. 可維護性和可更改性


對人工系統進行項目信息的維護和修改,通常是很麻煩的。例如,對某個項目的管理沒有應用計算機,那麼每次發生變化時,項目人員就不得不人工重新設計網路圖、重新核算成本。利用項目管理軟體數據資源的任何更改都會自動反應到網路圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。這個功能會經常用到,因為無論你的計劃做得多麼完善,在過程中都必定會發生一些變化(至少一點兒)。6. 保持記錄


項目管理軟體的一個主要優點是它能很好地保持記錄。例如,可以保護有關各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的數據資料。在準備優質的報表或將來做計劃時,會用到這些數據資料。但是,用戶必須不斷更新文件,使記錄保持不失去意義。7. 速度


收集好相關數據資料並且輸入后,軟體就能非常迅速地進行幾乎每一種能想出來的計算。人工創建、修改計劃、進度計劃和預算,要花費幾小時、幾天或幾個星期,但是,系統在分秒之內便可完成修改工作,省下的時間通常足夠來支付軟體的價格了。8. 假設分析


進行假設分析是項目管理軟體的一個超前進步的功能,也是它的一個顯著優點。正如前面討論的,假設分析使用戶可以了解項目中發生的各種情形的效果。用戶在軟體上運行不同的情景,然後做出評估。這樣,項目經理對某些偶發事件就可以做好計劃準備,並估計相應的結果。進行假設分析如果不使用軟體是難以想象,甚至是不可能的。
國內外常用項目管理系統品牌
國外項目管理軟體有: Oracle 公司的Primavera P6;Artemis 公司Artemis Viewer;NIKU 公司的Open WorkBench;Welcom 公司的OpenPlan等軟體。
國產項目管理軟體有:智邦國際項目管理軟體、禪道項目管理軟體、雲計算Appfarm、易建工程項目管理軟體等。基本上是在借鑒國外項目管理軟體的基礎上, 按照中國標準或習慣實現上述功能, 並增強了產品的易用性。
項目管理軟體價格的差異也較大,從幾萬元到幾十萬元不等。適於中小型項目的軟體價格一般僅為幾萬元,適於大型複雜項目的軟體價格則為十幾萬到幾百萬元。 

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