1內容簡介

EDI是英文Electronic Data Interchange的縮寫,中文可譯為「電子數據交換」,港、澳及海外華人地區稱作「電子資料通」。EDI商務是指將商業或行政事務按一個公認的標準,形成結構化的事務處理或文檔數據格式,從計算機到計算機的電子傳輸方法。簡單地說,EDI就是按照商定的協議,將商業文件標準化和格式化,並通過計算機網路,在貿易夥伴的計算機網路系統之間進行數據交換和自動處理。
EDI的定義至今沒有一個統一的標準,但是有3個方面是相同的
1、資料用統一的標準
2、利用電信號傳遞信息
3、計算機系統之間的連接
聯合國標準化組織將描述成「將商業或行政事務處理按照一個公認的標準,形成結構化的事務處理或報文數據格式,從計算機到計算機的電子傳輸方法

2發展背景

當代世界,科學技術突飛猛進,社會經濟日新月異。特別是自20世紀80年代以來,在新技術革命浪潮的猛烈衝擊下,一場高技術競爭席捲世界,使人類社會的一切領域正在飛速地改變著面貌。國際貿易也空前活躍,市場競爭愈演愈烈。
在國際貿易中,由於買賣雙方地處不同的國家和地區,因此在大多數情況下,不是簡單地直接地面對面地買賣,而必須以銀行進行擔保,以各種紙面單證為憑證,方能達到商品與貨幣交換的目的。這時,紙面單證就代表了貨物所有權的轉移,因此從某種意義上講「紙面單證就是外匯」。
全球貿易額的上升帶來了各種貿易單證、文件數量的激增。雖然計算機及其它辦公自動化設備的出現可以在一定範圍內減輕人工處理紙面單證的勞動強度,但由於各種型號的計算機不能完全兼容,實際上又增加了對紙張的需求,美國森林及紙張協會曾經做過統計,得出了用紙量超速增長的規律:即年國民生產總值每增加10億美元,用紙量就會增加8萬噸。此處,在各類商業貿易單證中有相當大的一部分數據是重複出現的,需要反覆地鍵入。有人對此也做過統計,計算機的輸入平均70%來自另一台計算機的輸出,且重複輸入也使出差錯的機率增高,據美國一家大型分銷中心統計,有5%的單證中存在著錯誤。同時重複錄入浪費人力、浪費時間、降低效率。因此,紙面貿易文件成了阻礙貿易發展的一個比較突出的因素。
另外,市場競爭也出現了新的特徵。價格因素在競爭中所佔的比重逐漸減小,而服務性因素所佔比重增大。銷售商為了減少風險,要求小批量、多品種、供貨快,以適應瞬息萬變的市場行情。而在整個貿易鏈中,絕大多數的企業既是供貨商又是銷售商,因此提高商業文件傳遞速度和處理速度成了所有貿易鏈中成員的共同需求。同樣,現代計算機的大量普及和應用以及功能的不斷提高,已使計算機應用從單機應用走向系統應用;同時通信條件和技術的完善,網路的普及又為EDI的應用提供了堅實的基礎。
正是在這樣的背景下,以計算機應用、通信網路和數據標準化為基礎的EDI應運而生。EDI一經出現便顯示出了強大的生命力,迅速地在世界各主要工業發達國家和地區得到廣泛的應用。正如香港TRADELINK公司的宣傳資料所指出的那樣:「當EDI於20世紀60年代末期在美國首次被採用時,只屬於當時經商的途徑之一;時至今日,不但美國和歐洲大部分國家,以至越來越多的亞太地區國家,均已認定EDI是經商的唯一途徑」。
由於EDI具有高速、精確、遠程和巨量的技術性能,因此EDI的興起標誌著一場全新的、全球性的商業革命的開始。國外專家深刻地指出:「能否開發和推動EDI計劃,將決定對外貿易方面的興衰和存亡。如果跟隨世界貿易潮流,積極推行EDI就會成為巨龍而騰飛,否則就會成為恐龍而絕種」。
20世紀60年代末,歐洲和美國幾乎同時提出了EDI的概念。早期的EDI只是在兩個商業夥伴之間,依靠計算機與計算機直接通信完成。
20世紀70年代,數字通信技術的發展大大加快了EDI技術的成熟和應用範圍的擴大,也帶動了跨行業EDI系統的出現。80年代EDI標準的國際化又使EDI的應用躍入了一個新的里程。
時至今日,EDI歷經萌芽期、發展期已步入成熟期。英國的EDI專家明確指出:「以現有的信息技術水平,實現EDI已不是技術問題,而僅僅是一個商業問題」。

3特點

(1)EDI使用電子方法傳遞信息和處理數據的。EDI一方面用電子傳輸的方式取代了以往紙單證的郵寄和遞送,從而提高了傳輸效率,另一方面通過計算機處理數據取代人工處理數據,從而減少了差錯和延誤。
(2)EDI是採用統一標準編製數據信息的。這是EDI與電傳、傳真等其它傳遞方式的重要區別,電傳、傳真等並沒有統一格式標準,而EDI必須有統一的標準方能運作。
(3)EDI是計算機應用程序之間的連接
一般的電子通信手段是人與人之間的信息傳遞,傳輸的內容即使不完整、格式即使不規範,也能被人所理解。這些通信手段僅僅是人與人之間的信息傳遞工具,不能處理和返回信息。EDI實現的是計算機應用程序與計算機應用程序之間的信息傳遞與交換。由於計算機只能按照給定的程序識別和接受信息,所以電子單證必須符合標準格式並且內容完整準確。在電子單證符合標準且內容完整的情況下,EDI系統不但能識別、接受、存儲信息,還能對單證數據信息進行處理,自動製作新的電子單據並傳輸到有關部門。在有關部門就自己發出的電子單證進行查詢時,計算機還可以反饋有關信息的處理結果和進展狀況。在收到一些重要電子郵件時,計算機還可以按程序自動產生電子收據並傳回對方。
(4)EDI系統採用加密防偽手段
EDI系統有相應的保密措施,EDI傳輸信息的保密通常是採用密碼系統,各用戶掌握自己的密碼,可打開自己的「郵箱」取出信息,外人卻不能打開這個「郵箱」,有關部門和企業發給自己的電子信息均自動進入自己的「郵箱」。一些重要信息在傳遞時還要加密,即把信息轉換成他人無法識別的代碼,接收方計算機按特定程序解碼后還原成可識別信息。為防止有些信息在傳遞過程中被篡改,或防止有人傳遞假信息,還可以使用證實手段,即將普通信息與轉變成代碼的信息同時傳遞給接收方,接收方把代碼翻譯成普通信息進行比較,如二者完全一致,可知信息未被纂改,也不是偽造的信息。

4EDI的優點

GS1英國的研究顯示,雜貨店行業每年因使用EDI而節省的成本多達六億五千萬英鎊。該項研究還指出,僅僅將「提前發貨通知」這項商業文件自動化,就可為雜貨店行業進一步節省二億英鎊。光是從財政角度而言,與業務夥伴實施EDI,有助於顯著節省成本,而且每添加一項文檔,都可以提升節省幅度。不過,在眾多EDI優點中,節省成本只是冰山一角。
  • 各項研究均顯示,EDI的成本只及紙張文件模式的三分之一
  • 一項報告更指出可將成本減低至1/70
  • 歐盟報告指出,若處理電子發票能節省10分鐘時間,則每年每項發票能節省120歐元
  • GS1英國發現,英國雜貨商每張電子訂單可節省14英鎊
提升營商效率也是主要考慮因素之一:
  • 將紙張文件工作自動化,可讓員工有更多時間處理更有價值的工作,並提升他們的生產力。研究顯示,使用EDI可節省多達50%人力資源
  • 快速、準確地處理商業文檔,可減少重做訂單、缺貨及訂單取消等問題的發生
  • 買家可享有更優惠的付款安排及折扣
  • 買家可增加現金流及縮短」訂貨-收回現金」周期
  • 縮短訂單處理及交付時間,有助於企業減少庫存量。研究數據顯示,庫存量可平均減少約10%。若庫存成本占產品成本的90%,那麼,所節省的成本的非常顯著
數據的加密和解密
有許多種專門的數據加密的方法,它們在EDI系統中起了不小的作用。數據加密是指將通常使用的信息整理為某種只有靠解碼還原才可辨認的特殊信息的處理過程。
《數據加密標準》(DES)就是由ANSI支持發展出的加密碼演算法標準,它已廣泛應用於EDI領域中。DES提出了10種可以使普通信息變為密碼信息的密鑰。只有使用相同的密鑰的人,才可能將已加密數據破譯。在系統中,關鍵是保持好對密鑰的控制。它的保密強度也十分可靠。如果破譯者採用密鑰窮舉的辦法來求出密鑰,那麼長為100比特的密鑰空間共有2^100個密鑰,即使用大型計算機,也要上千年才能完成。
同時,這些安全服務還要與數字簽名、訪問控制、鑒別交換、流量填充、路由控制、回執、安全恢復等基本安全功能結合起來,才能有效地解決EDI在開放式網路中通信的保密問題。
編碼的功能是建立在加密方法基礎上的。編碼的目的不在保密,而在於保證數據的可靠傳輸,如銀行帳戶餘額、訂單數量等在發送存儲過程中不發生變化。
保護及安全性
在貿易夥伴建立EDI,就相當於他們將十分重要並且機密的數據委託給了這個系統。因此,必須防止這些數據未經授權而被使用並泄露出去,以保證數據準確而未加任何改動。
(1)存儲控制
在一個計算機化的系統中,口令代替了簽名。因為在任何給定系統中,總有一些不許你看或者你可以看但不能改變的數據。有些是允許你增加或者可以修改的數據。這是任何計算機都具有的一種基礎安全措施,在EDI或其它需簽名的實用領域你可以使用辨別碼,就像發出口令一樣,它能提供多個要求的授權。如果一個授權的執行者在電子傳送中加入適當的密碼,那樣,就與執行者在紙張文件上的簽名一樣完好。
(2)保持信息追蹤
保障EDI安全最重要的組成部分之一是,一旦發出系統就跟蹤數據以確保被收到。實際上,EDI幾乎比任何其它通信方式都能提供更多種傳遞數據,這個系統不僅能查證信息是否收到,而且也能與發出的信息進行比較。
幾乎每一種形式的數據通信都包括一些錯誤檢查協議,其典型的方式是:
1.發送者通信軟體集合一堆數據並通過電話線將其傳輸過去;
2.接受者的軟體確認收到,並與原始數據對比;
3.接受者的系統發出收到確認(ACK)或未收到信號(NAK);
4.如果發送者系統不能檢測到ACK,它將再次發出數據;
5.如果系統檢測了太多的NAK,它將結束傳遞;
6.如果接收系統不能發回接收確認,它應送回一個報警號給發送者。而接受方應該將錯誤信號從系統中刪除,並等待重新發送;
一旦系統接收了全部的沒有錯誤的傳輸信息,接收方應檢查內容的完整性、精確性和正確性。
(3)密封信封
那些能發ACKs、NAKs和類似信息的密碼是建立在基本通訊協議中的,電子信封還有另外的保護措施。接收者可以通過以下兩種方法檢查。
相同的口令應該出現在頭部和尾部之間,接收者的軟體應當檢查這些口令,應檢查尾部的項目數同群組內的實際項目是否一致。
任何任何一方不符都表明沒有接受到完整的傳輸文件,則應當重複進行這一過程包括每一個內部交換單元、功能組和處理部分。
完善的EDI系統包括:
一個確信使用方便的系統,使網路中的數據可以較容易地為經過授權的使用人所調用。
一個控制使用的系統,使網路內一些受限制的數據只能為特殊的經過授權的個人使用。
一個確保數據完整的系統,使數據免於因意外或人為的修改而破壞。
數據通信網
數據通信網是實現EDI的技術基礎。為了傳遞文件,必須有一個覆蓋面廣、高效安全的數據通信網作為其技術支撐環境。由於EDI傳輸的是具有標準格式的商業或行政有價文件,因此除了要求通信網具有一般的數據傳輸和交換功能之外,還必須具有格式效驗、確認、跟蹤防纂改、防盜竊、電子簽名、文件歸檔等一系列安全保密功能,並且在用戶間出現法律糾紛時。能夠提供法律證據。
計算機應用是實現EDI的內部條件
EDI不是簡單地通過計算機網路傳送標準數據文件,它還要求對接受和發送的文件進行自動識別和處理。因此,EDI的用戶必須具有完善的計算機處理系統。
從EDI的角度看,一個用戶的計算機系統可以劃分為兩大部分:一部分是與EDI密切相關的EDI自系統,包括報文處理、通信介面等功能;另一部分則是企業內部的計算機信息處理系統,一般稱之為EDP(Electronic Data Processing)。
一、構成EDI系統的三個要素是:EDI軟體和硬體、通信網路、數據標準化。
一個部門或企業要實現EDI,首先必須有一套計算機數據處理系統;其次,為使本企業內部數據比較容易地轉換為EDI標準格式,須採用EDI標準;另外,通信環境的優劣也是關係到EDI成敗的重要因素之一。
EDI標準是整個EDI最關鍵的部分,由於EDI是以實現商定的報文格式形式進行數據傳輸和信息交換,一次制定統一的EDI標準至關重要。EDI標準主要分為以下幾個方面:基礎標準、代碼標準、報文標準、但正標準、管理標準、應用標準、通信標準、安全保密標準等。
二、EDI系統功能模型和工作原理
在EDI中,EDI參與者所交換的信息客體稱為郵包。在交換過程中,如果接收者從發送者所得到的全部信息包括在所交換的郵包中,則認為語義完整,並稱該郵包為完整語義單元(CSU)。CSU的生產者和消費者統稱為EDI的終端用戶。
在EDI工作過程中,所交換的報文都是結構化的數據,整個過程都是由EDI系統完成的。
1、用戶介面模塊
業務管理人員可用此模塊進行輸入、查詢、統計、中斷、列印等,及時地了解市場變化,調整策略。
2、內部介面模塊
這是EDI系統和本單位內部其它信息系統及資料庫的介面,一份來自外部的EDI報文,經過EDI系統處理之後,大部分相關內容都需要經內部介面模塊送往其它信息系統,或查詢其它信息系統才能給對方EDI報文以確認的答覆。
3、報文生成及處理模塊
該模塊有兩個功能:
a.接受來自用戶介面模塊和內部介面模塊的命令和信息,按照EDI標準生成訂單、發票等各種EDI報文和單證,經格式轉換模塊處理之後,由通信模塊經EDI網路發給其它EDI用戶。
b.自動處理由其它EDI系統發來的報文。在處理過程中要與本單位信息系統相聯,獲取必要信息並給其它EDI系統答覆,同時將有關信息送給本單位其它信息系統。
如因特殊情況不能滿足對方的要求,經雙方EDI系統多次交涉后不能妥善解決的,則把這一類事件提交用戶介面模塊,由人工干預決策。
4、格式轉換模塊
所有的EDI單證都必須轉換成標準的交換格式,轉換過程包括語法上的壓縮、嵌套、代碼的替換以及必要的EDI語法控制字元。在格式轉換過程中要進行語法檢查,對於語法出錯的EDI報文應拒收並通知對方重發。
5、通信模塊
該模塊是EDI系統與EDI通信網路的介面。包括執行呼叫、自動重發、合法性和完整性檢查、出錯報警、自動應答、通信記錄、報文拼裝和拆卸等功能。
除以上這些基本模塊外,EDI系統還必須具備一些基本功能。
a.命名和定址功能
EDI的終端用戶在共享的名字當中必須是唯一可標識的。命名和定址功能包括通信和鑒別兩個方面。
在通信方面,EDI是利用地址而不是名字進行通信的。因而要提供按名字定址的方法,這種方法應建立在開放系統目錄服務ISO9594(對應ITU-T X.500)基礎上。在鑒別方面,有若干級必要的鑒別,即通信實體鑒別,發送者與接收者之間的相互鑒別等。
b.安全功能
EDI的安全功能應包含在上述所有模塊中。它包括以下一些內容:
. 終端用戶以及所有EDI參與方之間的相互驗證;
.數據完整性;
. EDI參與方之間的電子(數字)簽名;
. 否定EDI操作活動的可能性;
.密鑰管理。
c.語義數據管理功能
完整語義單元(CSU)是由多個信息單元(IU)組成的。其CSU和IU的管理服務功能包括:
. IU應該是可標識和可區分的;
. IU必須支持可靠的全局參考;
. 應能夠存取指明IU屬性的內容,如語法、結構語義、字符集和編碼等;
. 應能夠跟蹤和對IU定位;
. 對終端用戶提供方便和始終如一的訪問方式。

5通信服務

EDI的通信服務
EDI的通信環境(EDIME)由一個EDI通信系統(EDIMS)和多個EDI用戶(EDIMG)組成,見圖2.6。EDI的開發、應用就是通過計算機通信網路實現的,它主要有以下三種方式。
點對點(PTP)方式
點對點方式即EDI按照約定的格式,通過通信網路進行信息的傳遞和終端處理,完成相互的業務交往。早期的EDI通信一般都採用此方式,但它有許多缺點,如當EDI用戶的貿易夥伴不再是幾個而是幾十個甚至幾百個時,這種方式很費時間,需要許多重複發送。同時這種通信方式是同步的,不適於跨國家、跨行業之間的應用。
隨著技術進步,這種點對點的方式在某些領域中仍舊有用,但會有所改進。新方法採用的是遠程非集中化控制的對等結構,利用基於終端開放型網路系統的遠程信息業務終端,用特定的應用程序將數據轉換成EDI報文,實現國際間的EDI報文互通。
一、增值網(VAN)方式
它是那些增值數據業務(VADS)公司,利用已有的計算機與通信網路設備,除完成一般的通信任務外,增加EDI的服務功能。VADS公司提供給EDI用戶的服務主要是租用信箱及協議轉換,後者對用戶是透明的。信箱的引入,實現了EDI通信的非同步性,提高了效率,降低了通信費用。另外,EDI報文在VADS公司自己的系統(即VAN中)中傳遞也是非同步的,即存儲轉發的。
VAN方式儘管有許多優點,但因為各增值網的EDI服務功能不盡相同,VAN系統並不能互通,從而限制了跨地區、跨行業的全球性應用。同時,此方法還有一個致命的缺點,即VAN只實現了計算機網路的下層,相當於OSI參考模型的下三層。而EDI通信往往發生在各種計算機的應用進程之間,這就決定了EDI應用進程與VAN的聯繫相當鬆散,效率很低。
二、MHS方式
信息處理系統MHS是ISO和ITU-T聯合提出的有關國際間電子郵件服務系統的功能模型。它是建立OSI開放系統的網路平台上,適應多樣化的信息類型,並通過網路連接,具有快速、準確、安全、可靠等特點。它是以存儲轉發為基礎的、非實時的電子通信系統,非常適合作為EDI的傳輸系統。MHS為EDI創造一個完善的應用軟體平台,減少了EDI設計開發上的技術難度和工作量。ITU-T X.435/F.435規定了EDI信息處理系統和通信服務,把EDI和MHS作為OSI應用層的正式業務。EDI與MHS互連,可將EDI報文直接放入MHS的電子信箱中,利用MHS的地址功能和文電傳輸服務功能,實現EDI報文的完善傳送。
EDI信息處理系統由信息傳送代理(MTA)、EDI用戶代理(EDI-UA)、EDI信息存儲(EDI-MS)和訪問單元(AU)組成,見圖2.7。MTA完成建立接續、存儲/轉發,由多個MTA組成MTS系統。EDI在MHS中的傳遞過程見圖2.8。
EDI-MS存儲器位於EDI-UA和MTA之間,它如同一個資源共享器或郵箱,幫助EDI-UA發送、投遞、存儲和取出EDI信息。同時EDI-MS把EDI UA接收到的報文變成EDI報文資料庫,並提供對該資料庫的查詢、檢索等功能。為有利於檢索,EDI-MS將報文的信封、信首、信體映射到MS信息實體的不同特徵域,並提供自動轉發及自動回送等服務。
EDI-UA是電子單證系統與傳輸系統之間的介面。它的任務是利用MTS的功能來傳輸電子單證。EDI-UA將它處理的信息對象分作兩種:一種稱為EDI報文(EDIM),另一種稱為EDI回執(EDIN)。前者是傳輸電子單證的,后一種是報告接收結果的。EDI-UA和MTS共同構成了EDI信息系統(EDI-MS),EDI-MS和EDI用戶又一起構成了EDI通信環境(EDIME)。
EDI與MHS結合,大大促進了國際EDI業務的發展。為實現EDI的全球通信,EDI通信系統還使用了X.500系列的目錄系統(DS)。
DS可為全球EDI通信網的補充、用戶的增長等目錄提供增、刪、改功能,以獲得名址網路服務、通信能力列表、號碼查詢等一系列屬性的綜合信息。EDI、MHS和DS的結合,使信息通信有一了個新飛躍,為EDI的發展提供了廣闊的前景。

6工作過程

一,發送方將要發送的數據從信息系統資料庫提出,轉換成平面文件(亦稱中間文件)。
二,將平面文件翻譯為標準EDI報文,並組成EDI信件。接收方從EDI信箱收取信件。
三,將EDI信件拆開並翻譯成為平面文件。
四,將平面文件轉換並送到接收方信息系統中進行處理。
EDI平台的數據接入主要有以下幾種:
(1) 具有單一計算機應用系統的用戶接入方式:擁有單一計算機應用系統的企業規模一般不大,這類用戶可以利用電話交換網,通過數據機直接接入EDI中心。
(2) 具有多個計算機應用系統的用戶接入方式:對於規模較大的企業,多個應用系統都需要與EDI中心進行數據交換。為了減小企業的通信費用和方便網路管理,一般是採用連網方式將各個應用系統首先接入負責與EDI中心交換信息的伺服器中,再由該伺服器接入EDI交換平台。
(3)普通用戶接入方式: 該類用戶通常沒有自己的計算機系統,當必須使用EDI與其貿易夥伴進行業務數據傳遞時,他們通常採用通過網際網路或電話網以撥號的方式接入EDI網路交換平台。
構成EDI系統的三個要素是:EDI軟體和硬體、通信網路、數據標準化。
EDI標準主要分為以下幾個方面:基礎標準、代碼標準、報文標準、單證標準、管理標準、應用標準、通信標準、安全保密標準等。
2、EDI再生時不需要停機。
3、提供穩定的水質。
4、能耗低。
5、操作管理方便,勞動強度小。
6、運行費用低。
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