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eGroupWare是一個多用戶,在以PHP為基礎的API上的定製集為基礎開發的,以WEB為基礎的工作件套裝。目前可用的模板包括:電子郵件,通訊錄,日程表,記事簿(備註,任務,電話),內容管理,論壇,書籤,維客。

1 EGROUPWARE -簡介

egroupware簡稱EGW是sourceforge 2004年度3月份的推薦項目,用了一小段時間,感覺簡體中文的社群好像不是很興旺,估計根發家使用習慣的衝突和傳統力度有關吧。eGroupWare是一個多用戶,在以PHP為基礎的API上的定製集為基礎開發的,以WEB為基礎的工作件套裝。目前可用的模板包括:電子郵件,通訊錄,日程表,記事簿(備註,任務,電話),內容管理,論壇,書籤,維客。>查看資訊">[1]

2 EGROUPWARE -主要模塊介紹

電子郵件

一 個只支持 IMAP 協議(大部分是 POP3)的郵件閱讀程序,它支持 Sieve 郵件過濾規則語言(RFC 3028),也能夠在 eGroupWare 建立新帳號時,同步在Cyrus IMAP或是Postfix等郵件伺服器上建立對應的郵件帳號;只是目前對於歐美語系以外郵件的支持還不算完整。

行事曆

eGroupWare 的行事曆提供許多彈性,能夠在安排行程時檢視同樣群組的使用者行程,也能夠由系統協助查詢時間的空檔,避免在安排行程時產生衝突。除了一般常見到的重複行程、行程提醒與相關欄位外,它還能夠與eGroupWare的其它模塊產生連結,並且安排行程的與會人員、需要的資源(例如會議室、投影機等),考慮的相當周到。

行事曆、通訊簿與記事本等模塊能夠透過 SyncML 協議與計算機、手機和PDA等設備進行資料同步,行程的資料也可以透過 iCAL 或是 CSV 格式匯入,以及匯出 iCAL 格式資料。

時間表

時間表也可以稱之為工時記錄表,主要是配合項目管理模塊使用,用來讓使用者根據項目中的工作內容提報工時,方便會計部門進行項目成本的估算。 

線上說明

線上說明是基於 wiki 模塊延伸出來的功能,主要是希望在官方網站彙集來自世界各地使用者提供的操作說明,透過這個模塊就可以下載官方網站最新版本的資料,只是目前資料是以英語、德語為主。

資源管理

許多公司內部經常發生搶資源的情形,像是約了一個客戶來公司卻發現所有的會議室都在使用中,或是等半天就是借不到那個神奇的投影機。資源管理模塊就是為了避免類似情況而設計,可以讓使用者預約包括會議室、投影機、公務車或是各種公用資源,避免因為行程上的衝突造成損失。…當然,前提是沒有人有」插隊」的特權。

項目管理

projectmanager是新版的項目管理模塊,前一個版本為 projects ,前者與其它模塊有較佳的整合,而後者則是兼顧了許多細節;雖然兩個模塊各有擁護者,但是都來自同一個開發者,而這個開發者未來應該只會維護新版的項目管理模塊

 檔案管理

舊 版的檔案管理模塊 filemanager 只是單純提供檔案上傳與下載的管理功能,而 mydms 提供了許多進階功能,像是版本控制、關聯檔案、異動通知與許可權控管等;filemanager也能夠控制許可權,不過僅限於模塊本身的增、刪、改、查, mydms 進一步做到控制類別與個別檔案的許可權,適合對於資料安全訴求較高的組織。

Mydms是修改自一個獨立的程序[3],台灣PHP聯盟也能夠下載中文版本[4]。

討論區

FUDforum [5]本身就是國外的一個熱門討論區系統,除了大部分討論區系統可以看到的功能外,甚至能夠透過與新聞群組、通訊論壇等系統整合,讓部份從BBS起家的網站能夠移轉或是保留現有系統運作。eGroupWare所內建的 FUDforum 版本已經沒有再更新,不過功能已經能夠滿足大部分需求。

問題傳票系統

傳票給人的感覺很像會計在使用的,其實這個模塊有點類似內部聯繫單,像是計算機壞了需要人處理、客戶留言需要轉給業務、或是初一十五拜拜要請人去採買牲禮等都可以透過這個模塊」交辦」或是」求救」;因為這樣的需求可能像是A部門接到B部門的客戶電話,然後將資料轉給B部門的主管,再由B部門的主管轉給適當的業務處理,信息需要傳來傳去,所以稱之為傳票。

 線上傳訊

這個模塊提供個人與個人之間的留言功能,不受限於時間與地理位置限制,像是A部門的某甲男心儀B部門的某乙女,就可以透過這個功能留言給某乙女,請她去吃個飯;公司是否允許這樣的行為不清楚、某乙女會不會把某甲男的簡訊傳給其它人看也不知道,線上傳訊就是這麼樣的一個工具。

 工作流程

工作流程是eGroupWare中較複雜的模塊之一,主要用來進行商業流程的自動化,像是文件、信息或任務在一個流程中的參與者中如何傳遞、處理與通知,可以定義相當多的自動處理規則;這個模塊的前身是 tikiwiki 的 GalaxiaWorkflow[6],一個以活動為基礎的工作流程系統,需要花些時間理解其中的概念才能夠應用。

協同編輯

資訊圈子中的朋友對於 wiki 這個新名詞應該不陌生,也有人將它翻譯作」快記」,大部分的人都將它拿來當作知識管理的工具之一;eGroupWare內建的 wiki 模塊與需要記憶大量特殊語法的wiki系統不同,使用了所見即所得編輯器處理大部分的內容,只要在內容中包含了wiki words(一種大小寫混用且首字大寫的英文字,像是 GroupWare )或是類似 [1] 這樣的卷標就可以與新文件或是其它相關內容產生連結。 

網站管理

JiNN 代表了 JiNN is Not Nuke 的遞歸縮寫,作者藉此傳達對於 Nuke 系統的熱門相當不以為意;這個模塊有點像是進階的資料庫管理工具,能夠同時讓多個人參與多個網站資料庫的管理工作,只是操作方式需要花些時間理解。

舉例來說,在JiNN中定義了一個網站后,JiNN會去擷取指定網站的資料庫信息,接著可以根據資料庫中的資料表定義對象;對象中除了資料表的欄位名稱與屬性外,還能夠進一步定義數據域位間的關聯以及數據域位輸入的方式、限制等。相關操作完成後就可以透過JiNN對該網站進行資料的增、刪、改、查,甚至是製作報表等進階功能,等於是只要將一個網站的前端處理完成就能夠用它來進行管理,功能還不會比自己設計的管理介面遜色。

phpbrain 知識管理

最簡單的知識管理方式就是搜集常見問答,接著將許多相關的文章串連在一起,必要時在以這些問答內容為基礎撰寫完整的教學,甚至延伸出其它格式的教學內容; eGroupWare中的知識管理就是基於這樣的概念設計,除了發問、回答、自問自答外,還能夠連結內部文章或是外部網站,並且附加檔案、評論等,所有的操作也會有詳實的紀錄保留。

chatty 聊天室

Chatty是一個實時的聊天室,也是修改自一個獨立的程序 [7],不過是原作者帶著它加入eGroupWare中;透過它可以檢視目前有哪些人上線,並且與上線的人實時傳遞訊息。比較特別的地方是這個模塊是以 AJAX 技術設計,因此並不會像部份網路聊天室一樣頻繁的更新畫面(這樣子對眼睛很不好…),對於伺服器也不會造成太大的負擔。

3 EGROUPWARE -效率使用

對於軟體供應商來說,需要做的是做好本地化工作(貢獻給整個中文社群),做好幫助文檔和人員培訓。降低客戶企業的成本和提高他們的效率和使用積極性。egroupware有大量的模塊,個人感覺推薦給客戶的時候應該是只要保留最簡單的,日程表,地址簿,郵件管理,項目管理等少數幾個模塊。等用戶上手了以後,可以增加像Jinn,siteManager這些有CMS特性的模塊進去。甚至於讓客戶接觸eTemplate這樣的模塊來用。 EGW的安裝部分相當簡單方便,升級也比較方便。中文化也不錯,主要是繁體中文社群貢獻了比較多的力量,因為中文文字的特性問題,所以需要你自己修改一下系統模版的CSS設定,一般字體設定到12px以上才能夠看清楚。所以font-size=9px或者10px這些對中文來說是沒辦 法閱讀的。11px的話,IE可以閱讀,但是mozila系列的瀏覽器,包括現在紅火的firefox也還是有問題。他的模版templates部分也比 較簡單,做一些自定義的模版應該也不是難事。因為EGW的整個模塊都是基於ACL的分權控制思想的,所以體系結構也比較龐大。

4 EGROUPWARE -協作軟體

易用性還是不錯,但是,中文 使用習慣方面還是有不少出入。另外還有phpGroupWare和http://www.axisgroupware.org/跟EGW都是類似的所謂項目協作軟體。發展的趨勢應該是大家的所謂OA系統和協同管理軟體的一個逐漸融合。也許還會帶上一些CRM的色彩。現在的很多Web Application已經很難界定說屬於哪一種類型,都有逐漸融合的跡象。也是,小型化靈活應用產生的必然結果吧。

5 EGROUPWARE -操作列表

 1. EGroupWare簡介 2. 登錄界面 3. 系統管理 1. 用戶帳戶 2. 用戶組 1. 組訪問控制列表 - ACL's 4. 通訊錄 1. 界面概覽 2. 添加聯繫人 3. 添加發件人 4. 編輯聯繫人信息 5. 導出聯繫人信息 6. 設定訪問許可權 7. 導入聯繫人信息 8. 列印聯繫人信息 9. 查找聯繫人 5. 日程表 1. 日程表視圖 2. 安排日程 3. 編輯日程安排 6. 電子郵件 1. 咕嘰-cannot put into english 1. 界面概覽 2. 添加發件人 3. 撰寫郵件 1. 添加收件人 4. 刪除郵件 5. 轉發郵件 6. 使用郵件夾管理郵件 7. 列印郵件 8. 查看郵件 9. 回復郵件 10. 郵件排序 2. 哆啦咪快郵 3. 界面概覽 4. 添加發件人 5. 撰寫郵件 1. 添加收件人 6. 刪除郵件 7. 轉發郵件 8. 使用郵件夾管理郵件 9. 列印郵件 10. 查看郵件 11. 回復郵件 12. 郵件排序 7. 常規菜單 1. 主頁面 2. 個性化配置 1. 用戶個性化配置 2. 嘰咕個性化配置 1. 嘰咕個性化配置?(想不重複都不行) 2. 嘰咕過濾腳本管理?(這個Manage的位置不對吧?) 3. 嘰咕郵件夾管理 3. 日程表個性化配置 1. 日程表個性化配置 2. 日程表訪問控制 3. 日程表類別管理(這個Edit位置和詞義好像都不對) 4. 通訊錄個性化配置 1. 通訊錄個性化配置(我可舒服了,拷貝粘貼省翻譯) 2. 通訊錄訪問控制(上面4.6不是有了嗎?) 3. 通訊錄類別管理 5. 記事簿個性化配置 1. 記事簿個性化配置 2. 記事簿訪問控制 3. 記事簿類別管理 6. 文件管理個性化配置 1. 文件管理個性化配置(個性化配置乾脆改成首選項吧,會不會太術語?) 3. 關於(妙哉,直接拿菜單項作章節標題,鬼才知道) 4. 註銷(這個也能寫一節?) 8. 記事簿 1. 界面概覽 2. 備註 3. 電話 4. 任務(又來了,拿菜單項作標題) 9. 項目管理(前頭幹麼不using infolog,using calender,using addressbook?) 10. 全局配置(和個性化配置?)

6 EGROUPWARE -使用功能

 1. 創建類別 2. 定義貨幣符號(下面沒了??) 使用功能篇使用功能篇登錄界面系統管理模塊 包含設置項 • 全局配置 設置包括:版本檢查,會話時限(瀏覽器在非活動時的停留時限?),應用程序程序會話時限,對每個應用程序模塊是否升級的顯示,語言文件的載入,是否出現語言選項,EGroupWare系統的站點名稱(主要是修改瀏覽器標題欄的站點名稱顯示),自定義網站logo(包括logo地址,鏈接網址和徽標名,但是對徽標名的設置似乎沒有作用),安全性問題(是否使用cookie,檢查所有會話的IP地址,禁用授權他人訪問自身數據,登錄失敗后對帳戶和IP的處理,登錄框的自動完成功能等)郵件設置查資料得知這裡的郵件設置是基於IMAP郵件服務協議的,所以在kdalgroup的pop3郵件伺服器上無法使用,所以我們將無法使用"電子郵件"模塊和"多拉米快郵"兩個模塊原文如下: FELAMIMAIL只支援IMAP模式的郵件服務,而EMAIL支援POP3與IMAP模式,因為一般都只有POP3方式,所以基本上FELAMIMAIL的用途不大,除非你刻意為它架設IMAP服務。

7 EGROUPWARE -操作方式

用戶帳戶以字母排序方式所顯示的已有帳戶信息,登錄名 姓 名 電子郵件 編輯 刪除 查看 Joseph.Kao Kao Joseph Joseph.Kao@kdalgroup.com 編輯 刪除 查看 pinson Chen Gongping 編輯 查看 在此模塊里可以添加用戶並賦予相應的許可權這裡包括對該用戶可訪問的應用程序模塊的設置和所屬組別(角色)的設置,這裡一個用戶可以屬於多個組,但有一個主要群組,在需要分組時,他屬於主要群組,但獲得群組的相應許可權。有幾個應用程序模塊對用戶還有更詳細的設置選項,稱為個性化設置,如"日程表"模塊,可以通過這裡的設置讓該用戶對所有組別或者個人的日程安排情況進行讀取,添加,編輯等操作,但是私有事項除外,但系統管理員對私有事項有權操作!有一個比較特殊的管理選項ACL許可權管理,(中文沒有翻譯完全在官方網站上也沒有找到全稱解釋),其功能在於禁止該用戶對全局配置等管理選項進行相應的操作,以"全局配置ACL"為例,有兩個選項,選擇"查看配置"或者"更改配置"就相應的禁止了該用戶的這項操作,如果操作被禁止,那麼"確定"按鈕將被"取消"按鈕取代。 • 用戶組 可以添加新的組別,可以將現有用戶定義到新的組別中去,還可以為新的組別設置能訪問的應用程序模塊,包括上面提到的"個性化設置"。組管理中可以指定由那個站點管理員來管理該組。(默認情況下任何管理員級別的用戶都可以管理) • 應用程序 對系統中的應用程序模塊進行添加,刪除,編輯等操作。其中編輯操作是對模塊的顯示位置,顯示狀態等做的設置。這裡可以對所有應用程序進行重置操作,還可以直接卸載某項應用程序模塊,同時管理語言包,和創建系統級管理員和演示帳戶的設置。注意:在進入此頁面之前,會提示輸入系統管理員用戶名和密碼。 • 全局類別 在官方網站上並沒有相關的資料,該選項應該是定義系統內某些應用程序可以共同調用的一個類別,對其進行分類和定義。在通訊錄中可以調用定義了的全局類別。 • 更改主頁面信息 對登陸頁面或者主頁面的信息文字進行自定義。即更改和定義登錄框上方的說明文字和進入后首頁的說明文字。 • 查看會話 對當前訪問系統的用戶進行監控,管理員有權終止某個用戶對某個頁面的訪問。 • 查看訪問日誌 對該系統的登陸情況進行記錄,記錄訪問者ip,登錄和註銷時間。 • 查看錯誤日誌 對使用者操作產生的系統錯誤進行記錄。 • 查找並註冊所有應用程序組件在特定文件夾下查找新的應用程序模塊,並對它在系統內進行註冊。 • 非同步定時服務 一直沒有調試成功過,所以並不清楚功能。 • 系統環境信息對系統環境信息的詳細列表顯示。電子郵件模塊和多拉米快郵模塊因為伺服器的原因,因此無法使用。日程表模塊日程表模塊左上角是查看模式,包括按日查看,按周查看,按月查看,按年查看和按組查看,同時管理員用戶可以查看任意類別,任意組別,任意時間下的日程安排,同時可以將日程表作為vcs文件導入或者導出。

8 EGROUPWARE -特殊選項

此處有兩點bug, 1、按組查看時顯示的全部都是亂碼; 2、無法正確導入日程表文件如何添加日程事項?先選擇需要添加事項的日期,然後點擊日曆中相應的時間即可進入日程添加頁面,這裡的日程安排可以同項目聯繫起來,將事項作為項目里的一個日程事項安排,同時可以設置優先順序,和是否私有。系統管理員可以查看個人私有事項,但任何具有管理員角色的用戶不能查看私有事項。在參與者中既可以選擇用戶,又可以選擇角色,按住ctrl鍵可實現多選。事項重複設置是指在一段時間內反覆出現的事項的安排。完成後即可在日期中查看到該事項,同時事項添加者和授權操作者有權對事項進行重新設置。通訊錄 界面概覽 添加聯繫人 添加發件人 編輯聯繫人信息 導出通訊錄 設定訪問許可權 導入通訊錄 列印聯繫人信息 查找聯繫人 注意:導出聯繫人信息的時候需要選擇"下載導出的文件",否則無法再導入,只會在瀏覽器中顯示。在導入的時候,有兩個特殊選項,"從vcard導入"和"從"csv文件導入" 其文件類型說明如下:在Netscape中,導出的文件將以LDIF格式存放. 在Outlook中,導出的文件將以CSV格式存放. 在Palm Desktop 4.0或更高版本中,導出的文件將以VCard格式存放. 經過實際測試,轉換后的文件都能被正確地導入或者導出。記事簿模塊該模塊主要顯示私人需要解決的事項。

9 EGROUPWARE -模塊事項

事項在該模塊中被分為三類:任務,函電,備註。三種事項分別對應三種不同的事項狀態:任務對應的狀態有已完成,正在進行,10%——100%;函電對應的狀態有已致電和未致電,備註對應的狀態是完成和未完成。以添加一個test事項為例具體介紹。選擇添加事項,進入編輯頁面。 首先選擇事項的類型,類別是指'全局類別"中所定義的一個類別。聯繫人填寫和事項有關的聯繫人(可以是任何聯繫人,不限於系統內的相關用戶等),電話或者email是對應聯繫人的聯繫方式。事項標題是必添項目,接下來的內容分為三類定義, 1、"內容"定義了事項的具體內容, 2、"關聯"是指將該事項同其他類似項目、通訊錄聯繫人、日程表事件等聯繫在一起的一個操作選項,如果將該事項和項目、通訊錄聯繫人、日程表事件等聯繫在一起,這樣在查看項目、通訊錄聯繫人、日程表事件等具體信息的時候,該事項會自動顯示在底端作為提醒。 3、"委派"是指給指定的人員來完成這個事項,如果指定了委派人員以後,該事項會同時被添加人員和委派人員同時看到,作為兩個人的事項存在,同時兩人都有改變事項狀態的權利。(委派只能是具體的用戶,不能指定角色組)注意:在使用時因為事項本身是作為個人事件和委派人事件出現的,因此要想讓具有相同角色的用戶都能看到該事件,這一角色組必須是admin,其他角色都無法做到。使用指南/顯示提示信息模塊使用指南/顯示提示信息模塊對各應用程序模塊進行簡要說明,大部分是英文,有少數的中文說明。

10 EGROUPWARE -配置應用

網上文件櫃模塊 配置時報錯: Base directory does not exist, Ask adminstrator to check the global configuration. 在windows環境下沒有配置成功。簡要說明一下配置過程:正確的設置過程應該在安裝過程中完成,但是因為在本地測試中開始已經安裝好了egroupware,而且並未正確配置網上文件櫃模塊,所以只能直接輸入配置頁面的地址完成配置。方法:在"系統管理"模塊中找到應用程序設置項,選擇"安裝新程序",在彈出的新頁面中在 Setup/Config Admin Login登錄框中填入安裝時系統管理員的用戶名和密碼,會進入setup/index.php這個頁面,然後直接在地址欄將index.php改為config.php,進入文件櫃配置頁面: 建立temp和file文件夾,將其完整路徑輸入檔案存放路徑和使用者或群組檔案存放路徑。

11 EGROUPWARE -關於工作流

 在eGroupWare眾多功能模塊當中,恐怕要數工作流模塊最難理解和應用了,GroupWaree使用的工作流模塊是原來的tikiwiki的 GalaxiaWorkflow,是一個基於活動的工作流,更確切地說,那個「活動」應該理解成「行為」或「步驟」,關於Galaxia,它有比較詳細的說明文檔,E文好的同學可以很容易看明白,其中有2個比較值得推薦,一個是Galaxia Introduction.pdf (http://prdownloads.sourceforge.net/tikiwiki/Galaxia_introduction.pdf?download),一個是Galaxia_manual.pdf (http://prdownloads.sourceforge.net/tikiwiki/Galaxia_manual.pdf?download), 引言只有8頁,介紹了galaxia當中的一些關鍵的概念和定義,手冊敘述了如何建立一個工作流並如何使用,簡單講述了過程,活動,遞交,實例,角色等之間的關係,但是進一步的情況,只有通過實際運用軟體之後才能更加深入地了解。

 

 

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